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Gestione dei progetti
Lo zoo di Chester ha implementato Halo per introdurre una gestione strutturata del cambiamento, migliorare la visibilità di oltre 6.500 risorse e unificare la governance e la conformità. Il tempo necessario per la preparazione all'audit è stato ridotto da diversi giorni a circa 30 minuti.
Lo zoo di Chester è l’attrazione più visitata del Regno Unito al di fuori di Londra e un’organizzazione benefica per la conservazione della natura acclamata a livello mondiale. Con due milioni di visitatori all’anno, si prende cura di oltre 30.000 animali appartenenti a 500 specie diverse, molte delle quali in via di estinzione. Spinto dalla sua missione di prevenire l’estinzione, lo zoo è leader mondiale nella conservazione, nella sostenibilità e nell’educazione, e sostiene oltre 100 progetti sul campo in 20 paesi. Impiega più di 1.000 persone e lavora a stretto contatto con le comunità e le scuole per ripristinare la biodiversità del Regno Unito.
Lo zoo di Chester gestisce un’attività complessa, e i sistemi che ne sono alla base sono fondamentali. La tecnologia supporta la comunicazione, la sicurezza e la gestione quotidiana della struttura, con un impatto diretto sulla sicurezza del personale, sul benessere degli animali e sull’esperienza dei visitatori.
La precedente piattaforma di assistenza tecnica non era più sufficiente. In un contesto come quello dello zoo di Chester, dove i sistemi sono strettamente interconnessi, un cambiamento in un’area può avere ripercussioni anche altrove. Il controllo delle modifiche veniva ancora gestito tramite un processo manuale, rendendo difficile mantenere un adeguato livello di supervisione.
La gestione delle risorse rappresentava un’altra sfida. Il team aveva bisogno di un modo più chiaro per comprendere come venissero gestiti i sistemi all’interno dello zoo. Risorse come i sistemi di videosorveglianza sono fondamentali per la sicurezza, il benessere del personale e dei visitatori, nonché per il benessere degli animali; era quindi importante capire in che modo tali sistemi fossero collegati a contratti, accordi di assistenza, periodi di garanzia, licenze software e utenti.
Allo stesso tempo, si registrava una pressione separata in materia di governance, rischio e conformità. Il fornitore di servizi GRC con cui lo zoo collaborava aveva aumentato i costi del 700%, spingendo il team a valutare opzioni più sostenibili.
A fronte di esigenze complesse e in continua evoluzione, lo zoo di Chester aveva bisogno di una piattaforma in grado di integrare i propri sistemi e di adattarsi ai cambiamenti dell'organizzazione.
"Lo zoo è un'organizzazione molto complessa. È paragonabile a una piccola città. Se si cambia una cosa qui, l'effetto si ripercuote a catena."
Lo zoo di Chester ha scelto Halo perché il team si è preso il tempo necessario per comprendere le sue esigenze, ha collaborato a stretto contatto con l'organizzazione per definire la soluzione più adatta e ha offerto un modello di prezzi inclusivo, più in linea con il settore delle organizzazioni benefiche.
Halo ha inoltre consentito allo zoo di Chester di adottare un approccio molto più strutturato alla gestione delle modifiche. Un processo che in precedenza veniva gestito tramite documenti Word e fogli di calcolo Excel è stato riorganizzato all’interno di Halo utilizzando flussi di lavoro, fasi di approvazione e documentazione di supporto. Le modifiche seguono ora un iter definito, con le approvazioni e le informazioni sui rischi registrate insieme alla richiesta, offrendo al team una visione più chiara di ciò che viene modificato e del motivo per cui lo si fa.
Halo ha offerto al team una visibilità molto migliore sul proprio parco beni. Anziché gestire registri isolati, è stato possibile collegare i beni a contratti, accordi di assistenza, periodi di garanzia, licenze software e utenti. In un ambiente come lo zoo di Chester, dove sistemi quali le telecamere a circuito chiuso garantiscono la sicurezza e il benessere degli animali, ciò ha fornito al team un quadro più chiaro delle attrezzature presenti e delle relative modalità di assistenza. I tecnici possono ora accedere alle informazioni sui beni direttamente in loco tramite l’app mobile, scansionare i codici a barre e aprire ticket direttamente dal bene stesso.
Halo è stato adottato anche per la governance, la gestione dei rischi e la conformità, una volta appurato che fosse in grado di soddisfare anche tali requisiti. Ciò ha consentito al team addetto alla conformità di iniziare a utilizzare la stessa piattaforma, anziché affidarsi a un sistema separato, e ha rafforzato la convinzione del team che Halo potesse essere esteso a livello dell’intera organizzazione.
"La cosa più importante per me di Halo è l'intero percorso del cliente, il contatto con lui, la comprensione delle nostre esigenze, la comprensione dei nostri bisogni e l'aiuto nel trovare una soluzione."
Grazie all'implementazione di Halo, il team ha ottenuto:
"Per noi è una questione a lungo termine. Lo zoo è in continua evoluzione, quindi è fondamentale poter contare su qualcosa che si adatti alle nostre esigenze."
Guardando al futuro, lo zoo di Chester considera Halo una piattaforma su cui potrà continuare a costruire man mano che l’organizzazione evolve.
