Gli studi legali operano in un contesto in cui precisione, riservatezza e affidabilità sono requisiti imprescindibili. I malfunzionamenti tecnologici compromettono l’attività redditizia e il servizio offerto ai clienti. I processi devono essere verificabili e conformi ai requisiti normativi. I dati sensibili relativi ai clienti e alle pratiche devono essere protetti in ogni fase. E poiché gli avvocati e i professionisti del settore legale generano ricavi significativi mentre i team di supporto rendono tutto ciò possibile, ogni ora persa a causa dell’inefficienza nella gestione dei servizi comporta un costo commerciale diretto. Halo offre agli studi legali un’unica piattaforma sicura per la gestione dei servizi che garantisce il funzionamento regolare, affidabile e conforme dei reparti IT, Risorse Umane, Strutture e Finanza, consentendo a ogni professionista di concentrarsi sul lavoro che conta di più.
Un'unica piattaforma per tutte le funzioni di supporto
Dai servizi IT e aziendali alle risorse umane, alle strutture, alla finanza e alla gestione dei rischi, ogni funzione di supporto all’interno di uno studio legale ha esigenze specifiche in materia di gestione dei servizi. Halo le riunisce tutte in un’unica piattaforma, ciascuna con il proprio catalogo dei servizi, i propri flussi di lavoro e i propri SLA, eliminando l’inefficienza derivante dall’uso di strumenti scollegati tra loro e fornendo a ogni team di supporto la struttura necessaria per offrire un servizio coerente e affidabile.
Intelligenza artificiale con la discrezionalità richiesta dalla pratica legale
Halo integra di serie l'intelligenza artificiale su tutta la piattaforma, con i controlli di governance richiesti dagli studi legali. Ogni azione dell'IA viene registrata ed è verificabile, a sostegno dei vostri obblighi in materia di protezione dei dati e riservatezza dei clienti. Il triage basato sull'IA riduce i tempi di risposta, la classificazione automatica garantisce che ogni richiesta raggiunga immediatamente il team giusto e i suggerimenti basati sull'IA aiutano i team di assistenza a risolvere più rapidamente le richieste più comuni.
Ridurre al minimo i disagi
Ogni ora che un professionista dedica alla risoluzione di un problema tecnico, all’attesa di una risposta dalle Risorse Umane o al follow-up di una richiesta relativa alle strutture è un’ora che non viene fatturata al cliente. Halo riduce al minimo tali interruzioni grazie alla risoluzione rapida degli incidenti, al self-service per le richieste più comuni, ai suggerimenti basati sull’intelligenza artificiale che aiutano gli utenti a trovare le risposte senza dover aprire un ticket e alla gestione proattiva dei problemi che previene il ripetersi delle criticità.
Risoluzione rapida degli incidenti per salvaguardare il tempo dedicato alle attività remunerative
Quando i sistemi di gestione dello studio, le piattaforme di gestione dei documenti, la posta elettronica o le videoconferenze smettono di funzionare, l’attività redditizia si interrompe e gli impegni nei confronti dei clienti vengono messi a rischio. Il modulo Halo Incident Management offre ai team dei servizi aziendali e tecnologici un processo strutturato e rapido per risolvere i problemi che interessano i professionisti, con un instradamento prioritario per gli incidenti ad alto impatto e flussi di lavoro dedicati agli incidenti gravi che mantengono informati i soci e l’alta dirigenza.
Gestione dei cambiamenti relativi a Matter e al sistema del cliente
Le modifiche ai sistemi di gestione dello studio, alle piattaforme di gestione dei documenti e alle tecnologie rivolte ai clienti richiedono un'attenta pianificazione e una documentazione approfondita. Il modulo Halo Change Management offre un processo strutturato e conforme al modello CAB, che comprende la valutazione dei rischi, l'analisi dell'impatto aziendale, la pianificazione delle modifiche in base alle date dei procedimenti giudiziari e alle scadenze dei clienti, nonché tracciati di audit completi che soddisfano sia i requisiti di governance interna che quelli esterni.
Gestione degli asset nel settore della tecnologia legale
Gli studi legali gestiscono una vasta gamma di risorse tecnologiche, che vanno dalle infrastrutture standard per computer fissi e dispositivi mobili alle tecnologie specialistiche per il settore legale, ai sistemi di dettatura e alle attrezzature specifiche per le aule di tribunale. Il modulo Halo Asset Management e CMDB offre ai team dei servizi aziendali un registro unico e accurato di ogni risorsa lungo l’intero ciclo di vita, con tracciamento della posizione, cronologia della manutenzione e gestione della conformità delle licenze software.
Self-service per i professionisti e i team dei servizi aziendali
Il portale self-service di Halo offre a ogni professionista e membro del team di supporto un modo veloce e intuitivo per inviare richieste, segnalare problemi e trovare risposte da qualsiasi dispositivo, sia che si trovino in ufficio, durante una riunione con un cliente o che lavorino da remoto. I suggerimenti basati sull'intelligenza artificiale aiutano gli utenti a risolvere autonomamente le domande più comuni prima di aprire un ticket.
Inserimento di avvocati, tirocinanti e personale dei servizi aziendali
Gli studi legali assumono figure professionali molto diverse tra loro, dagli avvocati neolaureati e dai tirocinanti che necessitano della registrazione presso la SRA e delle procedure di conformità professionale, fino ai professionisti dei servizi aziendali e al personale di supporto. Halo automatizza il percorso di inserimento per ogni tipo di ruolo, attivando le attività appropriate nei reparti Risorse Umane, IT, Servizi generali e nella gestione diretta sin dall’accettazione dell’offerta, con tracciati di audit completi che garantiscono il rispetto dei requisiti di conformità.
Self-service delle risorse umane per un ambiente professionale esigente
Gli avvocati e i professionisti del settore legale lavorano per molte ore e sono sottoposti a una forte pressione, e le richieste relative alle risorse umane possono sorgere in qualsiasi momento. Il portale self-service Halo offre a ogni membro dello studio un unico punto di accesso per inoltrare richieste relative alle risorse umane, consultare le politiche aziendali e gestire le questioni amministrative da qualsiasi dispositivo.
Gestione delle questioni delicate relative alle risorse umane e alla condotta professionale
La gestione dei casi relativi alle risorse umane in un contesto di servizi professionali, che spazia dalle questioni relative alle prestazioni e alle misure disciplinari alle controversie tra soci e alle indagini normative, richiede un processo strutturato e riservato, dotato di una tracciabilità completa. Halo offre un quadro di riferimento dedicato alla gestione dei casi relativi alle risorse umane e alla condotta, caratterizzato da visibilità limitata e flussi di lavoro dettagliati.
Gestione degli utenti che lasciano l'azienda e controllo dell'accesso ai file
Quando un avvocato lascia uno studio legale, la revoca immediata dell’accesso ai fascicoli dei clienti, ai sistemi di gestione delle pratiche e alle comunicazioni riservate costituisce un obbligo fondamentale ai fini della riservatezza dei clienti e della conformità alle norme SRA. I flussi di lavoro di Halo relativi alle dimissioni attivano automaticamente le azioni appropriate nei reparti IT, Risorse Umane, Strutture e Gestione dei rischi nel momento stesso in cui viene confermata la dimissione.
Garantire un ambiente professionale a contatto con i clienti
I locali di uno studio legale sono il riflesso diretto della reputazione professionale dello studio stesso; pertanto, le aree dedicate agli incontri con i clienti, gli spazi di accoglienza e gli ambienti di lavoro devono essere mantenuti secondo i più elevati standard. Halo offre ai team addetti alla gestione delle strutture un processo strutturato per individuare, classificare in ordine di priorità e risolvere i problemi di manutenzione in ogni area dei locali dello studio; la gestione degli appaltatori e il monitoraggio degli SLA garantiscono che gli spazi a contatto con i clienti soddisfino sempre gli standard previsti.
Gestione delle sale riunioni e delle suite per i clienti
Gli studi legali gestiscono un volume considerevole di prenotazioni di sale riunioni e suite per i clienti, spesso con breve preavviso e con requisiti complessi in termini di tecnologia e ristorazione. Le funzionalità di prenotazione delle risorse di Halo offrono ai team dei servizi aziendali un modo semplice e strutturato per gestire le prenotazioni, con flussi di lavoro associati per la configurazione delle attrezzature tecnologiche, la ristorazione, l’accesso di sicurezza e qualsiasi altra esigenza di supporto.
Gestione degli appaltatori e dei fornitori
Gli studi legali si avvalgono di una serie di appaltatori e fornitori per la manutenzione delle strutture, ciascuno dei quali richiede un’adeguata supervisione in considerazione degli obblighi di riservatezza nei confronti dei clienti. Halo semplifica la gestione degli accessi degli appaltatori, l’assegnazione degli incarichi, il monitoraggio dello stato di avanzamento rispetto agli SLA e la tenuta dei registri relativi a ogni incarico affidato agli appaltatori, con documentazione e tracciabilità che soddisfano sia i requisiti di governance interna sia quelli di riservatezza nei confronti dei clienti.
Testimonianza di un cliente
Come l'American Bar Association ha migliorato la propria visibilità grazie a HaloITSM
Scopri come HaloITSM ha permesso all’American Bar Association di risparmiare tempo nella risoluzione dei ticket, migliorare la visibilità delle operazioni e ottimizzare l’esperienza del servizio clienti.
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Salvato
risoluzione dei ticket in base al tempo
Gestione degli incidenti
Una procedura strutturata di risoluzione degli incidenti, in linea con gli standard ITIL, che indirizza immediatamente ogni problema al team competente e tiene informati tutti i soggetti coinvolti durante l'intero processo.
Gestione delle risorse e CMDB
Un unico registro accurato di tutte le risorse della vostra organizzazione, con tracciabilità completa del ciclo di vita, mappatura delle relazioni e individuazione automatica.
Portale self-service
Un portale personalizzato e intuitivo che permette a chiunque di ottenere facilmente l'aiuto di cui ha bisogno, da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento.
Automazione dei flussi di lavoro
Automatizza i processi complessi e articolati in più fasi in tutti i reparti, in modo che i tuoi team dedichino meno tempo alla gestione delle richieste e più tempo al raggiungimento dei risultati.
Gestione SLA
Definisci, monitora e garantisci il rispetto degli accordi sul livello di servizio (SLA) per ogni team e ogni tipo di richiesta, con un sistema di escalation automatico quando gli obiettivi sono a rischio.
Reportistica e dashboard
Informazioni in tempo reale su ogni funzione di servizio, dalle prestazioni dei singoli team alle tendenze a livello aziendale, con dashboard basate sul drag-and-drop e report programmati.
Gestione del cambiamento
Un processo di cambiamento strutturato e verificabile che tutela la vostra organizzazione durante gli aggiornamenti di sistema, le modifiche all'infrastruttura e le attività di manutenzione programmata.
Gestione delle conoscenze
Raccogli, organizza e condividi le conoscenze tra tutti i team, in modo che le domande più frequenti trovino risposta più rapidamente e le competenze rimangano all'interno dell'organizzazione.
Triage e smistamento
Autoresoluzione
Agente virtuale
Selezione e smistamento intelligenti dei ticket
L'intelligenza artificiale di Halo classifica automaticamente ogni richiesta in arrivo, ne identifica la priorità e la inoltra al team giusto senza alcun intervento manuale. Per gli studi legali e le organizzazioni che gestiscono grandi volumi di richieste, il triage basato sull'intelligenza artificiale fa sì che la risoluzione del problema inizi nel momento stesso in cui viene aperto un ticket.
Conoscenza assistita dall'intelligenza artificiale e risoluzione autonoma dei problemi
L'intelligenza artificiale di Halo propone articoli informativi pertinenti nel momento del bisogno, suggerendo soluzioni prima ancora che venga inviato un ticket e raccomandando soluzioni basate su casi simili verificatisi in passato. Il risultato è una risoluzione più rapida dei problemi, un minor numero di ticket superflui e una qualità del servizio costantemente più elevata.
Agenti virtuali
L'agente virtuale di Halo offre a tutti i membri della vostra organizzazione un primo punto di contatto rapido e intelligente, disponibile 24 ore su 24 senza richiedere alcun intervento umano. Gli utenti finali possono inviare richieste, segnalare problemi, verificare lo stato dei ticket esistenti e trovare risposte alle domande più frequenti attraverso un'interfaccia conversazionale che risulta naturale e immediata.
Domanda 1 delle FAQ
Domande frequenti - Risposta 1
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