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Envision Radiology è passata da cinque reparti di supporto isolati a dodici team su un’unica piattaforma, entrando in funzione con un trimestre di anticipo e automatizzando i controlli di conformità che un tempo richiedevano fino a 60 ore alla settimana.
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Quest'anno Envision Radiology festeggia il suo 25° anniversario. Con sede a Colorado Springs, l'azienda è passata da un unico centro a oltre 100 sedi distribuite tra il Colorado, il Texas e una decina di altri stati. L'azienda è specializzata nella diagnostica per immagini e collabora con le strutture sanitarie per fornire servizi di radiografia, risonanza magnetica e TAC.
Il sistema precedente di Envision era frammentato. Lo utilizzavano cinque reparti, ma solo circa la metà di essi lo faceva attivamente; ciascuno operava in modo isolato, senza alcuna possibilità di condividere informazioni all’interno di un ticket. Questa mancanza di visibilità comportava un costo operativo concreto. Poiché le Risorse Umane non potevano vedere di cosa disponessero gli altri team, le risorse non venivano sempre tracciate quando il personale e le attrezzature passavano da un team all’altro.
Il modo in cui arrivavano i ticket aumentava il carico di lavoro. Il portale di assistenza era poco utilizzato, con meno del 10% dei ticket generati attraverso di esso, quindi la maggior parte arrivava per telefono o e-mail e doveva essere smistata e indirizzata manualmente. Ciò generava chiamate a ogni team e manteneva in essere un livello di lavoro manuale che il sistema avrebbe dovuto eliminare. In un’azienda che si occupa di diagnostica per immagini, questo si ripercuote immediatamente sulla reception: un dipendente che non riesce ad accedere al sistema o uno scanner che non legge il documento di identità di un paziente costringe qualcuno ad aspettare.
Anche in altri ambiti il lavoro manuale colmava le lacune. Per garantire la conformità alle normative, il personale dedicava dalle 40 alle 60 ore alla settimana a verificare manualmente l'accuratezza dei dati dei pazienti associati alle immagini mediche. Tra l'isolamento e il carico di lavoro manuale, le ragioni per sostituire il sistema erano evidenti.
Era tutto compartimentato. Cinque reparti distinti, e nessuno di essi riusciva a capire cosa stessero facendo gli altri.
Halo è entrata in sede entro due o tre settimane dalla firma del contratto e l’ambiente principale è stato reso operativo in una settimana. Anziché passare subito alla fase operativa, Envision si è presa un mese per coinvolgere l’intera azienda, documentando l’utilizzo effettivo del sistema e organizzando sessioni informative per far sì che le persone sapessero a chi rivolgersi prima che avvenisse qualsiasi transizione. Il sistema è poi entrato in funzione alla fine del secondo trimestre, in anticipo rispetto alla data prevista per il terzo trimestre, e l’implementazione è avvenuta in fasi: prima l’IT, poi le Risorse Umane e infine i restanti reparti all’inizio dell’anno successivo, in modo che ogni team potesse ambientarsi prima che entrasse in gioco quello successivo. Laddove alcune funzionalità non erano disponibili fin da subito, come le notifiche di reperibilità fuori orario, sono state integrate direttamente sul posto, anziché lasciare che Envision dovesse aggirare la lacuna.
Il portale ha cambiato il modo in cui l’intera azienda richiede assistenza. Mentre quello precedente rimaneva in gran parte inutilizzato, ora le persone lo scelgono come prima opzione, perché i moduli raccolgono subito i dettagli giusti e inviano ogni ticket direttamente al team che deve gestirlo, senza bisogno di una selezione manuale intermedia. I moduli garantiscono inoltre il rispetto delle priorità: se si contrassegna qualcosa come critico, viene chiesto il motivo, così le vere emergenze vengono gestite per prime, anziché dare la precedenza a chi ha chiesto per primo. L’effetto si è manifestato più rapidamente nell’help desk. Laddove il personale non riusciva ad allontanarsi dai telefoni perché le chiamate non si fermavano mai, ora può lasciare la coda per dedicare il tempo necessario a chi ha un problema davvero complesso; e per un’azienda in cui quel problema potrebbe essere una reception bloccata con un paziente in attesa, quanto più velocemente si riceve l’aiuto giusto, tanto meglio è.
Anche il controllo delle modifiche ha seguito lo stesso percorso. Un tempo costituito da una serie di e-mail non tracciabili, è stato trasferito su Halo sotto forma di processi IT documentati e aziendali, così quando qualcosa sembra strano il lunedì mattina, il personale in prima linea può vedere cosa è cambiato il giorno prima invece di dover tirare a indovinare. E lo stesso vale per il lavoro di conformità, che prima richiedeva dalle 40 alle 60 ore settimanali. Grazie all’accordo BAA in vigore e alla conformità HIPAA su tutta la piattaforma, l’integrazione tra Halo e il sistema di imaging di Envision ora verifica i dati dei pazienti allegati a ciascuna immagine e segnala solo ciò che richiede l’intervento umano, riducendo il carico di lavoro manuale a una manciata di casi che necessitano effettivamente di un controllo manuale.
All’inizio del 2026, Envision ha acquisito un’azienda che ne ha quasi raddoppiato le dimensioni, e Halo è stato il punto di incontro tra le due realtà. Il supporto multi-tenant di Halo ha permesso alla nuova società di mantenere il proprio ambiente Microsoft pur operando all’interno di Halo, per cui il cambiamento è stato quasi impercettibile sul campo, e Halo è stato il primo sistema su cui Envision ha trasferito i propri dipendenti.
Ho chiamato il loro reparto IT per discutere su quale piattaforma mantenere. Non c'era nemmeno da discuterne.
Da quando è passata a Halo, Envision Radiology ha centralizzato le proprie attività su un’unica piattaforma ed eliminato il lavoro manuale.
A quasi quattro anni dall’avvio, Envision gestisce l’intera azienda su Halo e la domanda continua a crescere: sempre più team chiedono di unirsi al progetto e la dirigenza sostiene ulteriori investimenti per gli anni a venire.
La crescita e la realizzazione di ciò che Halo ha portato avanti hanno dato alla mia dirigenza la fiducia necessaria per continuare a investire in Halo per molti anni a venire.
