Integrazione del cambiamento culturale in Videndum con Halo

Videndum ha sostituito i sistemi frammentati con la piattaforma unificata di Halo, migliorando la conformità e promuovendo un cambiamento culturale. Dagli stabilimenti produttivi agli uffici internazionali, Halo ha aiutato Videndum ad adottare processi strutturati.

Unificato
piattaforma condivisa dai team a livello globale
Migliorato
conformità e preparazione alla revisione contabile
Cambiamento culturale
verso una rendicontazione proattiva
Settore industriale
Produzione
Regione
Europa
Strumento precedente
Jira

Informazioni su Videndum

Videndum progetta, produce e fornisce prodotti ad alte prestazioni in tre settori chiave: cinema, trasmissione televisiva e fotografia. Con sede a Bury St Edmunds, nel Suffolk, e team in Italia, negli Stati Uniti, in Costa Rica e in Cina, l’azienda coniuga una presenza su scala globale con una forte attenzione all’innovazione, all’efficienza operativa e alla conformità normativa.

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Introdotto inizialmente come strumento di assistenza tecnica per il reparto IT, Halo è poi diventato una piattaforma a livello aziendale, che riunisce i vari reparti per snellire i processi, promuovere un cambiamento culturale e migliorare la visibilità.

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La sfida

Videndum utilizzava una versione on-premise di Jira Service Desk, ma con l'avvicinarsi della fine del ciclo di vita del prodotto, il team aveva bisogno di un nuovo sistema. Anziché optare per una soluzione equivalente, desiderava trovare qualcosa di più moderno, basato sul cloud e intuitivo.

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Allo stesso tempo, altri settori dell’azienda risentivano della mancanza di integrazione tra gli strumenti utilizzati. La rendicontazione in materia di salute e sicurezza, ad esempio, veniva gestita tramite SharePoint, rendendo difficile raccogliere metriche significative o monitorare le azioni intraprese. Ciò rappresentava una sfida particolare per una società quotata in borsa, dove una rendicontazione accurata dei KPI è essenziale per la governance interna e gli audit esterni.

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Ma gli ostacoli non erano solo di natura tecnica, bensì anche culturale. Processi strutturati come il controllo delle modifiche e la gestione dei problemi venivano spesso considerati dispendiosi in termini di tempo o punitivi. I team erano riluttanti a registrare le modifiche o a segnalare i problemi, e alcuni evitavano del tutto di seguire tali processi. Di conseguenza, si perdevano insegnamenti fondamentali e le opportunità di miglioramento sfuggivano.

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La soluzione

Videndum ha scelto Halo sulla base dei riscontri molto positivi ricevuti sia dal team IT che dagli utenti finali. Sebbene l’implementazione iniziale fosse incentrata sul reparto IT, la facilità d’uso della piattaforma ne ha rapidamente messo in luce il potenziale in tutto l’azienda.

  • Il reparto IT è stato il primo a implementare Halo, introducendo flussi di lavoro strutturati per gli incidenti, le richieste di servizio, il controllo delle modifiche e i ticket relativi ai problemi, con chiari ruoli di responsabilità e rendicontazione in ogni fase del processo.
  • Il reparto Salute e Sicurezza ha fatto seguito al successo dell'implementazione informatica, sostituendo SharePoint con un sistema che ha semplificato la registrazione di incidenti, quasi incidenti e osservazioni, supportato da notifiche automatiche e report chiari.
  • I team di manutenzione hanno iniziato a utilizzare Halo per inviare e monitorare le richieste di riparazione in tutte le sedi, conferendo trasparenza e organizzazione a processi che in precedenza erano informali.
  • Il reparto Risorse Umane ha adottato la piattaforma per gestire le assunzioni, le dimissioni e i trasferimenti interni, consolidando tali attività nell'ambito dello stesso sistema utilizzato dagli altri reparti.

Il modello di licenze simultanee di Halo ha inoltre contribuito a rendere l'adozione fattibile su larga scala, consentendo al personale di fabbrica e agli utenti occasionali di accedere alla piattaforma senza costi superflui.

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I risultati

Halo ha aiutato Videndum a passare da sistemi frammentati e processi non uniformi a una piattaforma unificata, supportando le operazioni quotidiane, migliorando la conformità e trasformando la cultura del team.

  • La segnalazione dei quasi incidenti è aumentata in tutti gli stabilimenti, aiutando l’azienda a individuare i rischi in anticipo e ad adottare misure proattive.
  • Gli operatori dello stabilimento ora segnalano direttamente gli incidenti relativi alla salute e alla sicurezza, migliorando il coinvolgimento e fornendo al team preposto alla salute e alla sicurezza dati più precisi su cui basare le proprie azioni.
  • La gestione dei cambiamenti e dei problemi è ormai parte integrante dell'IT, e i team non la considerano più una formalità burocratica, ma uno strumento per migliorare il servizio e prevenire il ripetersi dei problemi.
  • La preparazione all'audit risulta notevolmente più semplice, poiché tutti i dati chiave – dalle modifiche alle attività di conformità – sono raccolti in un unico sistema tracciabile.
  • L'azienda ha evitato costi di licenza superflui, grazie al modello di accesso simultaneo di Halo, garantendo al contempo un accesso su larga scala a tutti i reparti.

Halo non si è limitato a supportare nuovi processi, ma ha contribuito a cambiare il modo di lavorare delle persone. Il suo design intuitivo ha permesso ai team, in particolare a quelli non appartenenti al settore IT, di iniziare per la prima volta a registrare i problemi, seguire i flussi di lavoro e adottare processi strutturati. Grazie al supporto linguistico integrato e a un’esperienza utente coerente in tutte le regioni, questo cambiamento ha preso piede a livello globale: dal Regno Unito all’Italia, dagli Stati Uniti al Costa Rica e alla Cina.

"Quello che siamo riusciti a fare all’interno di Halo è stato davvero promuovere una cultura del miglioramento, sia attraverso una migliore rendicontazione in materia di salute e sicurezza, sia considerando il cambiamento e i ticket relativi ai problemi come un aspetto positivo."
- Ben Skinner, Direttore IT e Sicurezza

Halo continua ad evolversi di pari passo con le esigenze di Videndum, espandendosi in nuovi settori, integrando nuove funzionalità e sostenendo la transizione dell’azienda verso modalità di lavoro più intelligenti e interconnesse.

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