Nuove funzionalità di HaloCRM: terzo trimestre 2024

In questo trimestre, siamo lieti di presentarvi nuove e potenti funzionalità pensate per aumentare la produttività, migliorare le interazioni con i clienti e ottimizzare la sicurezza dei dati. Dalla guida in tempo reale di Agent Co-Pilot alle campagne e-mail ottimizzate, passando per la perfetta integrazione con SharePoint e la redazione avanzata dei dati, ogni miglioramento è stato studiato per migliorare la vostra esperienza con il CRM.

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Scopri come questi aggiornamenti possono aiutare il tuo team a lavorare in modo più efficiente e a coinvolgere i clienti in modo più efficace.

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1. Agente Co-Pilot

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La funzione Co-Pilot fornisce assistenza in tempo reale agli operatori, offrendo suggerimenti e guidandoli attraverso le procedure di risoluzione dei ticket. Automatizzando le attività di routine, questa funzione aumenta la produttività e garantisce che gli operatori si concentrino su attività ad alto valore aggiunto. Riduce inoltre gli errori, aiutando i nuovi membri del team ad adattarsi rapidamente e gli operatori più esperti a mantenere la propria efficienza. Grazie alla funzione Co-Pilot, i team possono migliorare l’erogazione del servizio, aumentando la soddisfazione complessiva dei clienti.

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2. Miglioramento delle campagne e-mail di Halo

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Un nuovo potente modulo progettato per ottimizzare le tue attività di email marketing e aiutarti a interagire in modo più efficace con i clienti. Grazie a questo nuovo modulo, potrai facilmente mettere in coda email basate su modelli destinate a liste di distribuzione mirate, massimizzando la tua portata e il tuo impatto.

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• Gestione delle campagne senza sforzo: progetta e lancia campagne con pochi clic e raggiungi il tuo pubblico con precisione.

• Monitoraggio approfondito del coinvolgimento: grazie a strumenti di monitoraggio facili da integrare, potrai capire come il tuo pubblico interagisce con ogni e-mail. Halo registra i tassi di apertura e qualsiasi link aggiunto all’e-mail tiene traccia automaticamente dei clic, arrivando persino a dedurre le aperture dall’attività di clic per offrirti una visione più completa.

• Opzioni di cancellazione dell'iscrizione intuitive: garantisci la conformità delle tue campagne e un'esperienza positiva per i clienti grazie alla funzionalità di cancellazione dell'iscrizione. Gli utenti possono cancellarsi da campagne specifiche o da tutte le comunicazioni di marketing, migliorando così la conformità e il controllo da parte dei clienti.

• Campagne di fidelizzazione automatizzate: i futuri miglioramenti includeranno campagne basate su regole, ideali per impostare interazioni continue e personalizzate con i clienti.

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Halo Mail Campaigns rende la comunicazione mirata più semplice, più efficace e completamente integrata nella vostra piattaforma esistente, consentendo al vostro team di interagire con i clienti come mai prima d'ora.

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3. Gestione avanzata della documentazione

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In questo trimestre, siamo lieti di introdurre importanti aggiornamenti al nostro modulo di gestione della documentazione in HaloCRM, estendendone le funzionalità a clienti, sedi e contatti. Grazie a questo miglioramento, gli utenti possono ora organizzare i documenti in strutture a cartelle, usufruire della gestione delle versioni e persino consentire ai clienti di caricare documenti, semplificando così l’accesso ai documenti e la collaborazione. Una nuova autorizzazione, “Può caricare documenti”, garantisce un accesso controllato, consentendo solo ai membri autorizzati del team di gestire il caricamento dei documenti direttamente all’interno del portale self-service.

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Inoltre, i documenti associati alle entità Cliente, Sito e Utente dispongono ora dell’impostazione “Mostra all’utente”, che consente ai clienti di accedere più facilmente ai file pertinenti nell’area Documenti del Portale Self-Service. Questa nuova impostazione prevede la migrazione automatica, pertanto gli allegati esistenti vengono trasferiti senza soluzione di continuità nel nuovo sistema, senza alcuna interruzione.

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4. Integrazione con SharePoint

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La nuova integrazione con SharePoint consente una sincronizzazione senza soluzione di continuità dei documenti da SharePoint a HaloCRM. Una volta abilitato il modulo di gestione dei documenti, gli utenti possono configurare un’applicazione Azure con le autorizzazioni necessarie e inserire l’URL di SharePoint per l’integrazione. Questa configurazione consente di mappare siti, elenchi e cartelle di SharePoint direttamente alle cartelle in Halo, supportando sia le sincronizzazioni manuali che gli aggiornamenti tramite webhook per un allineamento continuo. Grazie alle mappature flessibili delle cartelle, gli utenti possono organizzare in modo efficiente i documenti importati e allegarli a ticket o azioni all’interno di Halo. I webhook mantengono i file costantemente sincronizzati con SharePoint.

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5. Licenze simultanee ottimizzate e sessioni dell'app Agent potenziate

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Abbiamo introdotto nuovi strumenti per semplificare la gestione delle sessioni e ottimizzare le licenze simultanee in HaloCRM. Il nuovo pulsante “Force Logout” consente agli amministratori di terminare da remoto la sessione di un altro agente quando necessario, liberando in tempo reale le licenze simultanee. Inoltre, l’impostazione “Agent Idle Timeout”, configurabile nelle Impostazioni avanzate, disconnette automaticamente gli agenti dopo un periodo di inattività specificato, aiutando ulteriormente i team a gestire in modo efficiente le sessioni attive.

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Per garantire agli amministratori una visione d’insieme più chiara, abbiamo inoltre migliorato le informazioni sull’utilizzo delle licenze e introdotto la possibilità di impostare limiti di licenze simultanee per team o reparto, assicurando che ogni area disponga di un accesso adeguato alle licenze. Una nuova funzione di registrazione del numero di agenti simultanei fornisce un’istantanea oraria delle sessioni attive degli agenti, offrendo una visione più chiara dei picchi di utilizzo e garantendo un’allocazione ottimale delle risorse.

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6. Semplificazione della procedura di sottoscrizione dei contratti con i clienti

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In questo trimestre abbiamo introdotto una potente funzionalità per la firma dei contratti da parte dei clienti, che semplifica il processo di ottenimento delle approvazioni sui contratti direttamente all’interno di HaloCRM. Aggiungendo delle variabili al modello di email del contratto, viene generato un link sicuro che consente ai clienti di visualizzare e firmare i contratti con facilità. Gli utenti possono inoltre personalizzare i PDF dei contratti incorporando variabili quali $-CONTRACTAPPROVERNAME, $-CONTRACTAPPROVEREMAIL e $-CONTRACTSIGNATURE per visualizzare i dettagli del firmatario.

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Inoltre, l'opzione "Abilita firma sicura dei contratti" può ora essere attivata in Configurazione > Contratti, limitando i permessi di firma esclusivamente al referente designato. Ciò garantisce che le approvazioni dei contratti rimangano sicure e snelle, migliorando sia l'esperienza utente che l'integrità dei dati.

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7. Ocultamento dei dati

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HaloCRM include ora una nuova funzione di oscuramento automatico dei dati della carta di credito, che migliora la sicurezza dei dati e la conformità alle normative. Accessibile dalla sezione Utenti > Impostazioni generali, all’interno del gruppo Conformità, questa impostazione oscura automaticamente i dati della carta di credito nei nuovi ticket e nelle azioni, offrendo tre opzioni: Disabilitato, Oscura e mostra le ultime 4 cifre oppure Oscura l’intero numero della carta. Questa funzione garantisce la protezione delle informazioni sensibili relative alla carta di credito senza influire sui dati storici.

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Utilizzando l'algoritmo di verifica di Luhn, il sistema individua i potenziali numeri di carta (da 13 a 19 cifre), escludendo al contempo numeri di telefono e URL per garantire un'occultamento accurato. Vengono inoltre analizzati i campi personalizzati e di sistema di tipo stringa, garantendo una conformità costante in tutte le interazioni con l'utente.

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8. Funzionalità avanzate di chatbot e chat in tempo reale

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Sono stati apportati ulteriori miglioramenti ai chatbot e alla live chat, con l’obiettivo di migliorare l’interazione con gli utenti e l’assistenza fornita dagli operatori. Un aggiornamento fondamentale consente agli operatori di visualizzare la pagina web specifica che l’utente finale sta consultando, fornendo un contesto prezioso per un’assistenza più efficiente e personalizzata. Inoltre, l’impostazione del timeout della live chat consente ora un timeout minimo di 15 secondi, aumentando la flessibilità nei tempi di risposta per soddisfare esigenze di assistenza dinamiche.

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Tra gli altri miglioramenti figura un'impostazione di chat globale con pulsanti di chiusura e riduzione a icona nell'intestazione del chatbot, che offre agli utenti la possibilità di ridurre a icona la chat o terminare direttamente l'interazione. Una nuova impostazione di sovrascrittura del profilo chat nelle impostazioni cliente consente la personalizzazione dei portali self-service collegati a clienti specifici. Infine, gli agenti possono ora utilizzare una casella di ricerca/filtro per i campi a selezione singola e multipla durante la registrazione dei ticket all'interno del chatbot, semplificando la creazione dei ticket per le richieste complesse.

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