La polizia del Wiltshire collabora con altri dipartimenti per creare una forza di polizia più coesa

La Polizia del Wiltshire ha riportato la gestione dei servizi all’interno dell’organizzazione grazie a Halo, unificando i settori IT, strutture, parco veicoli e scienze forensi in un’unica piattaforma.

8,000+
Biglietti relativi alle strutture registrati ogni anno
500+
veicoli e oltre 60.000 beni gestiti
4 ore
salvato per ogni indagine forense
Settore industriale
Settore pubblico
Regione
Europa
Strumento precedente

La sfida

La Polizia del Wiltshire doveva fare i conti con sistemi frammentati e flussi di lavoro disgiunti tra i reparti chiave, con ripercussioni su ogni aspetto, dal monitoraggio dei beni alle indagini forensi. Dopo aver recentemente riportato in casa il reparto IT, precedentemente esternalizzato, il team aveva bisogno di una piattaforma che potesse essere configurata internamente e scalabile a livello dell’intera organizzazione.

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Ciò ha avuto ripercussioni su diversi dipartimenti in vari modi, tra cui:

  • Flussi di lavoro duplicati e disgiunti
    : i reparti IT e Facilities cercavano entrambi di rintracciare i dipendenti che avevano lasciato l’azienda per recuperare le stesse attrezzature, senza un processo condiviso né alcuna visibilità. I dati relativi alle risorse erano frammentati tra i vari reparti, con i reparti IT e Fleet che gestivano ciascuno le stesse attrezzature in sistemi separati.
  • Mancanza di visibilità nel reparto Facilities
    Il team Facilities non aveva alcun modo per registrare le richieste in arrivo né per documentare l’utilizzo delle risorse. Senza dati affidabili, era impossibile gestire i carichi di lavoro o giustificare la necessità di ulteriore supporto.
  • Gestione obsoleta della flotta
    Fleet utilizzava Tramman, un sistema legacy che non era più supportato. Con circa 500 veicoli e oltre 60.000 articoli in magazzino, il team aveva bisogno di una visione unificata delle risorse e di un migliore controllo delle verifiche programmate, come le ispezioni VIK, che in precedenza venivano monitorate manualmente su piattaforme non interconnesse.
  • Lacune procedurali nel settore forense
    L’Unità forense di indagine sugli incidenti stradali (FCIU) interviene ogni anno in circa 60 incidenti stradali mortali. Considerando che la chiusura delle strade comporta costi fino a 1 milione di sterline all’ora, era necessario trovare un modo per coordinare le indagini, assegnare i compiti e mantenere una traccia di audit completa. Il raggiungimento della conformità agli standard ISO richiedeva processi chiari e documentati, cosa impossibile da ottenere con documenti statici e passaggi di consegne tramite e-mail.

La soluzione

La Polizia del Wiltshire ha implementato HaloITSM per centralizzare la gestione dei servizi e riportare il controllo all’interno dell’organizzazione. La piattaforma è stata inizialmente implementata dal reparto IT, per poi essere estesa ai reparti Facilities, Fleet e Forensics; ciascun team ha adattato il sistema alle proprie esigenze operative.

  • Il reparto IT ha introdotto tipi di ticket personalizzati e una knowledge base per ottimizzare la risoluzione dei problemi e ridurre il numero di richieste in entrata.
  • Le strutture hanno automatizzato il processo di dimissione, collaborando con il reparto IT per evitare duplicazioni e migliorare i passaggi di consegne.
  • Ha integrato in Halo i programmi di manutenzione consolidati della flotta, la gestione delle scorte e il monitoraggio dei kit dei veicoli, eliminando la dipendenza da sistemi non supportati e consentendo la creazione di report dettagliati a sostegno del miglioramento continuo.
  • Il settore forense ha sostituito i flussi di lavoro manuali basati su PDF con processi digitali strutturati e pronti per la revisione.

Ciò che ha determinato il grande successo dell’implementazione è stata la facilità d’uso di Halo e il suo design moderno e flessibile. I team sono stati in grado di creare e adattare i propri flussi di lavoro senza bisogno di una formazione complessa né di ostacoli tecnici. Il team di sviluppo interno ha supportato ogni reparto nella creazione, nel collaudo e nell’evoluzione delle proprie configurazioni in tutta sicurezza.

"Non ho mai avuto tanta libertà nel decidere l'aspetto e il funzionamento di qualcosa secondo i miei desideri. Rispetto a tutte le altre applicazioni che ho utilizzato nella mia carriera professionale, questa non ha davvero eguali."
Analista applicativo senior

Durante l'intera fase di implementazione, il team di assistenza di Halo si è dimostrato sempre disponibile, reattivo e altamente coinvolto, aiutando i vari reparti ad agire rapidamente e a trarre il massimo vantaggio dalla piattaforma.

"Ho sempre detto che Halo è di gran lunga il miglior fornitore con cui abbia mai lavorato. Non ho mai trovato nessuno con cui non mi sia piaciuto lavorare."
Analista applicativo senior

I risultati

Da quando ha adottato HaloITSM, la Polizia del Wiltshire ha trasformato le proprie operazioni interne grazie a processi più chiari, un servizio più rapido e risultati misurabili:

  • Oltre 8.000 segnalazioni registrate ogni anno dal solo reparto Strutture, ora completamente visibili e riportabili nei report
  • Oltre 500 veicoli e oltre 60.000 articoli in magazzino per la gestione della flotta su un'unica piattaforma
  • Risparmio di quattro ore per ogni indagine forense
  • Ogni anno, oltre 60 indagini su incidenti gravi seguono ora flussi di lavoro strutturati e conformi alle norme ISO
  • Reportistica in tempo reale sull'utilizzo delle risorse, sull'attività del team e sulla cronologia delle modifiche
  • Risoluzione più rapida dei problemi informatici grazie a flussi di lavoro personalizzati e all’auto-assistenza
  • I processi automatizzati e interdipartimentali riducono le duplicazioni e migliorano la comunicazione

Quella che era iniziata come una trasformazione informatica si è trasformata in una piattaforma a livello di forza di polizia volta all’eccellenza operativa, che consente ai team di assumere la responsabilità dei propri processi, ridurre i rischi e reagire più rapidamente in contesti caratterizzati da forte pressione. Con l’adesione continua di nuovi dipartimenti, HaloITSM sta aiutando la Polizia del Wiltshire a costruire un’organizzazione più interconnessa, responsabile e pronta per il futuro.

"Abbiamo lavorato sodo per rendere ogni processo all’altezza di Halo, e quando il team si lamenta di aver perso cinque secondi su un’operazione, so di aver raggiunto il mio obiettivo."
Investigatore forense specializzato in incidenti stradali

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