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L’Unità di investigazione forense sugli incidenti stradali della Polizia del Wiltshire ha rivoluzionato il proprio processo investigativo ad alto rischio grazie a Halo, sostituendo documenti statici e catene di e-mail con flussi di lavoro strutturati e pronti per la revisione contabile.
L'Unità di indagine forense sugli incidenti stradali (FCIU) della Polizia del Wiltshire interviene ogni anno in circa 60 incidenti stradali mortali. Considerando che la chiusura delle strade comporta costi fino a 1 milione di sterline all'ora, queste indagini di grande importanza richiedono rapidità e precisione.
«I rapporti che redigiamo vanno da 10 a 25.000 parole, e probabilmente si tratta di circa cinque secondi di tempo, con un livello di dettaglio che va ben oltre ogni immaginazione, davvero.»
All’epoca, il team si affidava a strumenti non integrati tra loro: file PDF, catene di e-mail e fogli di calcolo. Non esisteva un sistema centralizzato per registrare le prove, assegnare i compiti o monitorare lo stato di avanzamento dei casi. Quando qualcuno era assente dal lavoro, era difficile per lui riprendere da dove aveva interrotto o capire cosa fosse cambiato.
La mancanza di una struttura rendeva difficile individuare dove si verificavano le perdite di tempo o quali nuove attrezzature potessero essere d'aiuto. Il team non era in grado di analizzare le tempistiche né di giustificare gli investimenti in strumenti che potessero accelerare la raccolta delle prove e ridurre i tempi di chiusura dei casi.
«Per ottenere qualsiasi tipo di conformità alle norme ISO, bisogna essere davvero rigorosi nel modo in cui si gestisce un processo. Lo scambio di file PDF semplicemente non era la soluzione giusta»
FCIU ha collaborato con il team di sviluppo interno della Polizia del Wiltshire per creare un flusso di lavoro investigativo su misura in HaloITSM – dalla registrazione iniziale delle prove al passaggio di consegne delle attività, al monitoraggio delle risorse e alla reportistica finale.
Ogni caso segue ora un percorso chiaro e strutturato, con piena visibilità su chi è coinvolto, quali strumenti vengono utilizzati e quanto tempo richiede ogni fase. Le indagini che un tempo si basavano su documenti statici sono ora completamente tracciabili e verificabili.
"In cinque secondi siamo in grado di produrre un rapporto che indica quale risorsa è stata utilizzata in quali interventi, con quali persone e chi l'ha utilizzata. Rispetto a qualsiasi altra squadra di analisi forense del Paese, è una cosa unica."
Anche la gestione del cambiamento ha subito una trasformazione. Anziché ricorrere a notifiche generiche o a catene di approvazione disorganizzate, il team può ora garantire che solo le persone interessate vengano coinvolte nelle modifiche, ottimizzando gli aggiornamenti senza rinunciare al controllo.
Il team è inoltre in grado di individuare modelli ricorrenti tra i vari casi, individuando dove si verificano i ritardi, quali strumenti stanno facendo la differenza e dove dovrebbero essere indirizzati gli investimenti futuri per ridurre le interruzioni.
"Abbiamo lavorato sodo per rendere ogni processo all’altezza di Halo, e quando il team si lamenta di aver perso cinque secondi su un’operazione, so di aver raggiunto il mio obiettivo."
HaloITSM ha aiutato la FCIU a modernizzare il proprio processo investigativo, trasformandolo da un approccio reattivo e manuale a uno strutturato, trasparente e basato sui dati:
Grazie al controllo completo su ogni singolo caso, il team è ora in grado di analizzare i ritardi, giustificare l’acquisto di nuove attrezzature e intervenire in base alle tendenze – cosa che la maggior parte delle FCIU fatica ancora a fare senza ricorrere a processi manuali o a un supporto esterno.
"Halo ci garantisce questa responsabilità. Se qualcosa non va per il verso giusto, possiamo monitorarla, analizzarla e risolverla in modo adeguato. Dobbiamo sapere come si traduce tutto ciò in dati concreti e oggettivi, ed è davvero importante poter monitorare ogni aspetto. È qualcosa che, a mio avviso, nessun altro FCIU nel Paese è in grado di fare in modo autonomo."
Il sistema svolge ora un ruolo centrale nell'approccio della Polizia del Wiltshire alle indagini forensi, consentendo alla squadra di lavorare più rapidamente, mantenere il controllo e reagire in modo efficace nelle situazioni più impegnative.
Video disponibile su richiesta
