Politica di responsabilità sociale d'impresa di Halo Service Solutions Ltd

Introduzione alla responsabilità sociale d'impresa (CSR)

La CSR si riferisce al modo in cui le imprese si autoregolano per garantire che tutte le loro attività abbiano un impatto positivo sulla società nel suo complesso. Le politiche di CSR mirano a garantire che le aziende operino in modo etico, tenendo conto dei diritti umani e degli impatti sociali, economici e ambientali delle loro attività commerciali. Le imprese dovrebbero rispettare, e puntare a superare, qualsiasi normativa pertinente e, qualora in un determinato ambito non esistesse una normativa specifica, dovrebbero comunque assicurarsi di adottare le migliori pratiche.

Halo Service Solutions si impegna a garantire che tutte le attività aziendali siano svolte nel modo più etico possibile, attenendosi alla politica riportata di seguito.

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Organizzazione e obiettivi

Halo Service Solutions è una delle aziende di software in più rapida crescita del Regno Unito, con sede a Stowmarket, nel Suffolk. Operiamo in oltre 40 paesi e disponiamo di due sedi distaccate in Australia e negli Stati Uniti. Il nostro obiettivo è fornire il miglior software di supporto del settore ai team di assistenza di ogni settore a livello globale. Siamo partner esperti di alcune delle principali organizzazioni mondiali, per le quali implementiamo il nostro software pronto all’uso in modo da soddisfare le loro specifiche esigenze aziendali. Halo Service Solutions offre ora tre prodotti distinti, basati sulle migliori pratiche di settore e supportati da uno staff competente, schietto e reattivo. Il nostro software unico e il nostro atteggiamento proattivo ci consentono di stare al passo con i giganti globali, permettendoci di costruire e mantenere relazioni che garantiscono il 100% sia per noi che per i nostri clienti.

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Cause e progetti di responsabilità sociale d'impresa (CSR)

Al fine di garantire l'efficacia dei progetti di Halo Service Solutions, l'organizzazione ha deciso di concentrarsi su iniziative e cause specifiche:

• Benessere e pari opportunità
• Responsabilità ambientale
• Affrontare la disuguaglianza economica
• Ripresa post-COVID-19

Tutte le attività di responsabilità sociale d'impresa dovrebbero rientrare in una delle cause sopra indicate.

Halo Service Solutions può collaborare con eventuali affiliate e/o controllate dell’organizzazione (previa approvazione del team CSR) per l’attuazione delle proprie attività di responsabilità sociale d’impresa (CSR). Può inoltre collaborare con qualsiasi altra società, fondazione o organizzazione non governativa (ONG) che risulti idonea e sia stata approvata dal Comitato CSR e dalla direzione.

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Giornate dedicate alla raccolta fondi e alla responsabilità sociale d'impresa

Halo Service Solutions si impegna a promuovere attività di responsabilità sociale d'impresa (CSR) sia all'interno che all'esterno dell'azienda. In questo contesto, il team CSR organizza nel corso dell'anno diversi eventi e campagne di raccolta fondi legati alle cause e ai progetti sopra citati. Questi sono strutturati come segue:

• Campagne di raccolta fondi:
  • Halo Service Solutions si propone di raccogliere ogni anno 10.000 sterline a favore di un progetto o di un’organizzazione benefica che rientri nell’ambito di una delle cause sopra menzionate.
  • Questa campagna si articola in una serie di eventi di raccolta fondi che si svolgono nel corso dell'anno, in collaborazione con l'organizzazione o il progetto prescelto.
• Giornate della RSI:
  • Le “giornate di responsabilità sociale d’impresa” consistono in diversi giorni lavorativi nel corso dell’anno dedicati a una causa benefica. Le cause benefiche scelte saranno quelle che non sono state selezionate per la campagna di raccolta fondi.
  • Queste iniziative vengono realizzate in collaborazione con altre organizzazioni (come enti di beneficenza, ONG o fondazioni) che operano nel campo in questione.
  • Le giornate dedicate alla responsabilità sociale d'impresa (CSR) sono aperte a tutti i dipendenti di Halo Service Solutions che desiderino partecipare.

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Responsabilità generali

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Assistenza ai clienti

Fondamentale per il successo di Halo Service Solution è il nostro approccio basato sulla collaborazione nei rapporti con i clienti e il nostro impegno a garantire che tutti i clienti abbiano un’impressione positiva e duratura della nostra organizzazione. A tal fine, adottiamo le seguenti misure:

• A tutti i clienti di Halo Service Solutions viene fornito un accordo SLA specifico al momento della sottoscrizione dei servizi offerti dall’azienda. Per garantire il rispetto di tale accordo, sono stati implementati meccanismi di feedback quali la possibilità di inviare un feedback con un solo clic su tutti i ticket, sondaggi CSAT e incontri mensili con i Customer Success Manager. Se desiderate ricevere una copia dell’accordo SLA o parlare con un nostro rappresentante in merito al nostro reparto Customer Success, vi invitiamo a utilizzare la pagina “Contattaci” del sito di Halo Service Solutions.
• Halo Service Solutions ha messo in atto una serie di meccanismi volti a garantire la sicurezza, l’efficacia e la qualità dei propri prodotti e servizi. Tra questi figurano misure interne quali la limitazione dell’accesso a sistemi e infrastrutture critici, nonché processi e politiche standardizzati a cui tutti i reparti e le sedi globali sono tenuti ad attenersi. Per garantire l’efficacia di tali misure, ci avvaliamo di soggetti terzi indipendenti incaricati di verificarne l’efficacia. Ad esempio, le nostre misure di sicurezza ottengono ogni anno la certificazione ISO 27001 e Cyber Essentials.
• Halo Service Solutions si impegna a garantire una comunicazione chiara e concisa con la propria clientela. Ciò comprende l’offerta di servizi gratuiti di assistenza e supporto a tutti i clienti, indipendentemente dalle loro dimensioni, nonché la messa a disposizione di diversi canali di comunicazione per richiedere assistenza, comprendere le politiche aziendali, verificare la disponibilità dei servizi o fornire un feedback sui servizi ricevuti.

Standard dei fornitori

Sebbene le attività a contatto con i clienti di Halo Service Solutions siano tutte gestite internamente, ci avvaliamo comunque di alcuni fornitori, come ad esempio il nostro provider di hosting cloud. Nella selezione dei fornitori ci atteniamo ai seguenti criteri:

• Tutti i fornitori devono rispettare il Modern Slavery Act del 2015.
• Tutti i fornitori devono operare nel rispetto del Bribery Act 2010.
• Tutti i fornitori devono disporre di una propria politica in materia di responsabilità sociale d'impresa (CSR) oppure fornire una motivazione valida per giustificarne l'assenza.
• Ove possibile, ci si avvale di fornitori locali per ridurre al minimo l'impatto ambientale non necessario; ne sono un esempio le forniture destinate a ciascun ufficio.

Halo Service Solutions garantisce inoltre che i rapporti con i fornitori siano gestiti in modo efficace e con reciproca soddisfazione. Ciò comprende:

• Meccanismi formali volti a garantire il pagamento corretto e tempestivo di tutti i fornitori.
• L'impegno a garantire una comunicazione chiara con i fornitori, compresa l'indicazione dei canali di comunicazione corretti e dei referenti designati all'interno dell'azienda.

Cause

Benessere e pari opportunità

Halo Service Solutions riconosce l’importanza di promuovere il benessere e garantire pari opportunità a tutti i dipendenti. L’azienda si impegna inoltre a integrare nelle iniziative esterne di raccolta fondi e di responsabilità sociale d’impresa (CSR) attività volte a promuovere un maggiore benessere sociale generale, tra cui l’inclusione, la diversità e l’uguaglianza. I punti seguenti illustrano alcune delle politiche chiave adottate dall’organizzazione, nonché le azioni intraprese per migliorare il benessere sia all’interno che all’esterno dell’azienda:

• Halo Service Solutions è un datore di lavoro che garantisce pari opportunità ai sensi della Legge sui diritti umani del 2010, e tutte le sue attività e procedure sono conformi alla Legge sulla schiavitù moderna del 2015.
• Halo Service Solutions adotta una solida politica in materia di salute e sicurezza volta a garantire il benessere dei dipendenti sia presso le nostre sedi in tutto il mondo, sia presso le sedi dei nostri clienti. Se desiderate riceverne una copia, vi invitiamo a consultare la pagina “Contattaci” del sito di Halo Service Solutions.
• Halo Service Solutions adotta una solida politica sulle pari opportunità volta a garantire diversità, inclusione e uguaglianza. Se desiderate riceverne una copia, vi invitiamo a utilizzare la pagina “Contattaci” del sito di Halo Service Solutions.
• Tutte le tecnologie utilizzate da Halo Service Solutions, comprese le soluzioni sviluppate internamente, vengono regolarmente testate per garantire l'accessibilità a tutti i dipendenti. Ad esempio, tutti i software di Halo Service Solutions sono conformi alle WCAG e vengono regolarmente testati sia dai dipendenti che dai clienti di Halo Service Solutions per verificarne la conformità. Anche tutti gli ambienti di lavoro di Halo Service Solutions sono stati progettati tenendo conto dell'accessibilità e in modo tale da contribuire alla produttività di tutti i dipendenti.
• La chiave del successo di Halo Service Solutions risiede nella formazione e nello sviluppo di tutto il personale. Per questo motivo, a ogni dipendente viene offerto un programma di sviluppo personalizzato fin dal primo giorno di lavoro e viene assegnato un mentore tra i colleghi per agevolarne l’inserimento nell’organizzazione. A tutti i dipendenti vengono poi offerte sessioni mensili individuali di formazione e sviluppo per garantire il raggiungimento dei propri obiettivi personali. È inoltre disponibile un programma per neolaureati rivolto a chi entra a far parte dell’organizzazione direttamente dall’università; ulteriori dettagli al riguardo sono disponibili sulla nostra pagina dedicata alle opportunità di carriera: https://haloservicesolutions.com/careers/.
• Tutti i dipendenti di Halo Service Solutions percepiscono un salario di sussistenza (con meccanismi formali in atto per garantire un pagamento tempestivo e corretto), dispongono di piani pensionistici e godono di una serie di benefici supplementari. Questi includono agevolazioni gratuite, parcheggio, telefoni e auto aziendali (ove pertinenti al proprio ruolo), eventi sociali aziendali gratuiti (tra cui eventi di raccolta fondi, gite di un giorno ed eventi sportivi) e molto altro ancora. Il team dirigenziale ha inoltre messo in atto diversi meccanismi per garantire che i dipendenti possano, se lo desiderano, fornire facilmente e in forma anonima un feedback sui benefici a loro riservati.
• Halo Service Solutions dispone di una procedura formale per la gestione di eventuali problemi o reclami in materia di risorse umane. Ciò garantisce che tutte le questioni possano essere risolte in modo rapido ed efficace, con soddisfazione di tutte le parti coinvolte. Ulteriori informazioni sono disponibili nel nostro manuale per i dipendenti. Se desiderate riceverne una copia, vi invitiamo a utilizzare la pagina “Contattaci” del sito di Halo Service Solutions.

Al fine di migliorare ulteriormente la promozione del benessere e delle pari opportunità al di fuori dell’organizzazione, Halo Service Solutions destina una parte del proprio obiettivo annuale di raccolta fondi e/o delle giornate di beneficenza dei dipendenti a questa causa.

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Responsabilità ambientale

Halo Service Solutions si impegna ad agire nel modo più rispettoso possibile dell'ambiente e si dedica alla lotta contro il cambiamento climatico. In questo spirito, all'interno dell'organizzazione sono state implementate le seguenti misure:

• In tutte le sedi globali sono state adottate misure per la riduzione dei rifiuti, quali contenitori per la raccolta differenziata, elettrodomestici a basso consumo energetico (rubinetti con erogatore di acqua bollente, asciugamani elettrici a basso consumo e lampadine a risparmio energetico) e ulteriori politiche interne volte a garantire la riduzione dei rifiuti. Tra queste figura la politica “Switch Off”, che non solo garantisce la sicurezza di tutti i laptop e dispositivi dei dipendenti, ma riduce anche il consumo superfluo di energia elettrica. Per contribuire alla riduzione dello spreco idrico, sono stati installati dispositivi in tutti i bagni (come gli aeratori sui rubinetti) ed è stata adottata una politica interna volta a garantire il minimo spreco d’acqua nelle aree cucina riservate al personale (come l’uso controllato della lavastoviglie).
• Ove possibile, l’organizzazione garantisce che i materiali utilizzati negli uffici di Halo Service Solutions siano riciclabili o derivino da materiali riciclati. In caso contrario, si ricorre, per quanto possibile, a fornitori locali per ridurre al minimo i tempi di trasporto e, di conseguenza, le emissioni di carbonio.
• I servizi di Halo Service Solutions sono forniti, ove possibile, da fonti di energia rinnovabile.
• I dipendenti di Halo Service Solutions sono incoraggiati a utilizzare mezzi di trasporto più ecologici adottando una delle seguenti misure:
  • Se possibile, recatevi al lavoro a piedi, in bicicletta, con il car sharing o con i mezzi pubblici.
  • Se possibile, utilizzino carburanti più ecologici nei propri veicoli personali.
  • Tutti i veicoli aziendali (ad esempio, le auto aziendali) dovrebbero essere il più possibile efficienti dal punto di vista energetico.

Per migliorare ulteriormente l'impegno ambientale di Halo Service Solutions, l'organizzazione destina a questa causa una parte del proprio obiettivo annuale di raccolta fondi e/o delle giornate di beneficenza dei dipendenti.

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Affrontare la disuguaglianza economica

Halo Service Solutions riconosce la propria responsabilità economica, dalla creazione e crescita dell'azienda all'occupazione e all'istruzione. Sono state adottate le seguenti politiche e prassi al fine di ridurre la disparità nella distribuzione del reddito e delle opportunità tra i diversi gruppi sociali.

• Halo Service Solutions offre opportunità di tirocinio alle scuole e agli istituti superiori situati nelle vicinanze delle proprie sedi aziendali. Ciò consente agli studenti di acquisire nuove competenze, entrare in contatto con professionisti del settore, partecipare a sessioni di formazione e prendere parte ad altre iniziative che l’azienda propone ai propri dipendenti. L’obiettivo di questi tirocini è aiutare gli studenti a muovere i primi passi nel mondo del lavoro, consentendo loro di approfondire la conoscenza di qualsiasi ambito aziendale che susciti il loro interesse. Ciò fornisce loro inoltre un’esperienza preziosa in vista di future candidature lavorative.
• Halo Service Solutions collabora inoltre con le università locali per contribuire ad adattare i contenuti dei corsi al fine di migliorare l'occupabilità degli studenti. Ciò garantisce che gli studenti iscritti a corsi di laurea attinenti all'attività di Halo Service Solutions (come matematica o informatica) escano dall'università con le competenze adeguate per essere occupabili e competitivi nel mondo del lavoro.
• Halo Service Solutions offre inoltre un programma globale per neolaureati, che consente ai laureati di tutto il mondo di ricevere una formazione completa in tutti i settori dell’azienda nell’arco di un anno. Ciò permette ai neolaureati di lavorare in un ambiente che offre loro tutto il supporto necessario, mentre definiscono il ruolo che intendono ricoprire all’interno dell’azienda. Il programma è incentrato sulla formazione: ogni candidato riceve un programma di sviluppo personalizzato fin dal primo giorno e un mentore dedicato in ogni reparto in cui viene inserito. Maggiori dettagli sono disponibili sulla nostra pagina dedicata alle opportunità di carriera: https://haloservicesolutions.com/careers/.
• Halo Service Solutions offre inoltre tariffe agevolate per i propri servizi a enti di beneficenza, istituti scolastici e organizzazioni senza scopo di lucro. Halo Service Solutions collabora inoltre con queste organizzazioni per individuare le aree dei processi aziendali in cui è possibile risparmiare tempo e denaro, al fine di ridurre ulteriormente gli sprechi di risorse in queste importanti organizzazioni.

Per contribuire ulteriormente a combattere le disparità economiche nella società, Halo Service Solutions destina inoltre una parte del proprio obiettivo annuale di raccolta fondi e/o delle giornate di beneficenza dei dipendenti a questa causa.

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Ripresa post-COVID-19

La pandemia globale di COVID-19 ha lasciato un segno indelebile nella società, con conseguenze di vasta portata che si fanno sentire ancora oggi. Halo Service Solutions riconosce la propria responsabilità nel mitigare tale impatto sui propri clienti e dipendenti. A tal fine, ha messo in atto le seguenti misure:

• Tutti i consulenti di Halo Service Solutions sono stati formati per aiutare i clienti a integrare la resilienza nei processi che mappano nel software Halo Service Solutions. Ciò include l’assistenza nella creazione di procedure che non richiedono la presenza fisica in ufficio, come l’abbandono delle metodologie di lavoro cartacee a favore di soluzioni basate sul web accessibili da qualsiasi località geografica.
• Halo Service Solutions ha adottato una nuova politica per garantire che i clienti ricevano un supporto efficace qualora dovesse verificarsi un’altra pandemia o una crisi simile.
  • Durante la pandemia di COVID-19, l’organizzazione ha offerto periodi di prova gratuiti prolungati a chiunque avesse difficoltà ad adattarsi al passaggio al lavoro da casa, consentendo l’implementazione gratuita di una soluzione altamente avanzata per la gestione remota dei processi interni. Tale procedura verrebbe immediatamente riattivata qualora si verificasse una crisi di natura simile.
  • Inoltre, durante la pandemia di COVID-19 sono state offerte misure speciali ai clienti che avevano difficoltà a pagare i canoni di licenza o i costi dei servizi professionali come conseguenza diretta della pandemia. Tra queste figuravano piani di pagamento speciali o periodi di esenzione dal pagamento, al fine di garantire che il servizio essenziale fornito dal software all’interno delle loro organizzazioni fosse sempre disponibile. Tale procedura verrebbe immediatamente riattivata qualora dovesse verificarsi una crisi di natura simile.
• Durante la pandemia di COVID-19, Halo Service Solutions non ha messo in cassa integrazione alcun dipendente, ha aumentato il proprio organico di oltre il 20% e ha ottenuto una valutazione a 5 stelle su Glassdoor. In questo modo, l’azienda ha contribuito all’economia alleggerendo la pressione sui programmi di cassa integrazione e aumentando i tassi di occupazione in un ambiente di lavoro valutato a 5 stelle.

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Misurare il successo

Per garantire il successo costante delle iniziative di responsabilità sociale d'impresa (CSR) di Halo Service Solutions, è stato costituito un team CSR. Questo team svolge i seguenti compiti:

• Elaborazione della politica in materia di responsabilità sociale d'impresa.
• Promozione di progetti e iniziative di responsabilità sociale d'impresa (CSR) presso l'intera azienda.
• Raccomandazione relativa alle spese in materia di responsabilità sociale d'impresa (CSR) e al monitoraggio di tali spese.
• Rivedere annualmente la politica di responsabilità sociale d'impresa (CSR) e le cause selezionate.
• Presentare alla dirigenza rapporti su tutte le attività relative alla responsabilità sociale d'impresa (CSR), compresi eventuali casi di non conformità.
• Affidare le responsabilità ad altri dipendenti che desiderino partecipare alle iniziative di responsabilità sociale d'impresa.

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Pubblicazione

Il contenuto della politica di responsabilità sociale d'impresa (CSR) dovrà essere pubblicato su tutti i siti web di Halo Service Solution e inviato a qualsiasi parte interessata a discrezione del team CSR e/o della direzione.

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Domande

Per qualsiasi domanda relativa alla presente Informativa sulla privacy, inviate un’e-mail all’indirizzo communications@haloitsm.com e vi risponderemo in conformità con il nostro accordo standard sui livelli di servizio.

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In vigore dal 1° agosto 2022

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