Nuove funzionalità di HaloPSA: secondo trimestre 2024

Nel corso del secondo trimestre del 2024, il nostro team ha continuato a potenziare HaloPSA con una serie di nuove e potenti funzionalità pensate per soddisfare le esigenze in continua evoluzione dei nostri clienti. Il vostro feedback è stato ancora una volta fondamentale per orientare questi sviluppi, a testimonianza del nostro impegno nel rendere HaloPSA lo strumento migliore per la vostra attività.

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Nel secondo trimestre abbiamo introdotto integrazioni fondamentali, come StreamOne® Ion e Adobe Acrobat Sign, oltre a importanti miglioramenti nella generazione dei preventivi, nella gestione dei documenti, nelle funzionalità di intelligenza artificiale e in molti altri ambiti. Scopri gli aggiornamenti innovativi del nostro aggiornamento stabile 2.152, pensato per ottimizzare le tue operazioni aziendali.

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1. Integrazione StreamOne® Ion

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L'integrazione con StreamOne Ion consente di importare e associare i clienti manualmente o tramite il pulsante "Genera associazioni". Inoltre, supporta l'importazione degli abbonamenti relativi ai clienti associati, garantendo una gestione semplificata dei clienti e degli abbonamenti direttamente all'interno di HaloPSA, con conseguenti ulteriori miglioramenti per la fatturazione automatizzata.

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2. Integrazione con Adobe Acrobat Sign

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La nuova integrazione di Adobe Acrobat Sign in HaloPSA consente agli agenti di inviare i PDF dei preventivi direttamente ad Adobe Acrobat Sign per l'approvazione e di aggiornare automaticamente il preventivo in Halo una volta approvato, aggiungendo così un nuovo meccanismo per la firma elettronica di preventivi e proposte da HaloPSA.

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3. Miglioramenti alle quotazioni

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Sono state apportate diverse modifiche alla funzionalità "Preventivi" all'interno di HaloPSA nell'ambito di un'iniziativa volta a migliorare l'usabilità e la facilità di accesso, ampliando al contempo la gamma di funzionalità disponibili. Tali modifiche includono:

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• I "Gruppi di prodotti" sono stati rinominati "Pacchetti di prodotti" per allinearli maggiormente alle funzionalità che i clienti si aspettano.

• Sono stati introdotti i prezzi delle righe calcolati nei preventivi. Ciò consente di ricavare il prezzo di una riga di un preventivo tramite una formula, che tiene conto degli attributi rispetto ad altri prodotti presenti in Halo.
• È stato aggiunto un pulsante per mostrare/nascondere le righe che fanno parte di un pacchetto. Ciò consente di ottenere una visualizzazione più concisa, particolarmente utile nel caso di preventivi più complessi. Il pulsante si trova nella sezione “Visualizzazione pacchetto” del preventivo.

• Sono state aggiunte categorie di pacchetti a tre livelli per facilitare l'amministrazione e la gestione dei pacchetti.

• Nella configurazione dei pacchetti è stata aggiunta una nuova impostazione che consente di contrassegnare più righe come opzionali, richiedendo tuttavia che ne venga selezionata almeno una; ciò garantisce una maggiore flessibilità nell'offrire opzioni nelle proposte, pur assicurando che venga effettuata una selezione.

• Se un preventivo è collegato a un'opportunità, il flusso di lavoro dell'opportunità può ora essere visualizzato nella schermata del preventivo. Ciò contribuisce a migliorare la visibilità per i team di vendita, consentendo l'accesso immediato allo stato di avanzamento dell'opportunità collegata (ove applicabile).

• Quando si selezionano i pacchetti da aggiungere ai preventivi, i prodotti che compongono il pacchetto saranno visibili nell'elenco. Ciò migliora la visibilità su ciò che verrà effettivamente aggiunto al preventivo, facilitando il processo di selezione dei pacchetti per i team di vendita.

• Sono state aggiunte nuove autorizzazioni alla sezione "Agenti/Ruoli" per definire i diritti di visualizzazione e modifica dei prezzi e dei costi dei prodotti, contribuendo così a garantire che il catalogo prodotti sia gestito dagli agenti competenti.

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4. Nuova impostazione "Pro Rata" da aggiungere alla voce "Pronto per la fatturazione"

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Abbiamo aggiunto una nuova opzione "Pro-Rata" per le righe di fattura ricorrenti con quantità calcolate. Una volta selezionata, le modifiche pro-rata verranno inserite in una nuova sezione denominata "Pro-Rata" all'interno della schermata "Pronto per la fatturazione", offrendoti un maggiore controllo sul processo di fatturazione.

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5. Liste di distribuzione

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Il nuovo modulo "Elenchi di distribuzione" di HaloPSA semplifica le comunicazioni via e-mail in massa, consentendo di aggiungere gli utenti a elenchi destinati all'invio di e-mail di massa. Le comunicazioni inviate a questi elenchi vengono tracciate e sono visualizzabili nella scheda "Cronologia" dell'elenco di distribuzione o nel feed delle attività dell'utente, se configurato. Gli utenti possono essere aggiunti agli elenchi tramite importazione da fogli di calcolo o in blocco da elenchi esistenti utilizzando le caselle di selezione. Inoltre, una nuova impostazione dei permessi controlla l'accesso degli agenti agli elenchi di distribuzione.

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6. Gestione dei documenti

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Il nuovo modulo di gestione dei documenti di HaloPSA offre uno spazio dedicato all'organizzazione e alla gestione dei documenti. Qui è possibile creare cartelle, caricare e gestire le versioni dei documenti, nonché gestire i permessi di accesso per gli agenti, consentendo l'impedimento dell'accesso, l'accesso in sola lettura o l'accesso in lettura e scrittura.  

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Il modulo offre sia una visualizzazione a tabella che a catalogo e consente di creare, modificare ed eliminare facilmente documenti e cartelle. È possibile aggiungere documenti caricandoli o trascinandoli come allegati; tutte le versioni di un documento sono accessibili per la consultazione e il download. Gli agenti con almeno un accesso in lettura possono allegare documenti ai ticket e alle azioni, utilizzando le funzionalità di ricerca e filtro per una gestione efficiente dei documenti.

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7. URL personalizzato dal menu di navigazione

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I profili di layout dello schermo per il menu di navigazione dell'applicazione Agent ora includono la possibilità di aggiungere pulsanti personalizzati con URL dedicati. L'introduzione di questa funzionalità consente di inserire facilmente collegamenti alle proprie applicazioni preferite, contribuendo al contempo a mantenere HaloPSA come applicazione centrale utilizzata quotidianamente.

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8. Soglia di bilancio del progetto

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HaloPSA introduce un trigger di evento denominato “Soglia di budget del ticket raggiunta”. La notifica verrà attivata per i progetti il cui budget soddisfa la “soglia %” (configurata all’interno della notifica) e solo per un’istanza di quel tipo di budget nella gerarchia figlio-genitore-nonno. Ciò rientra in un più ampio sforzo volto a migliorare la gestione dei progetti e ad aumentare la visibilità per i responsabili di progetto.

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9. Miglioramento di Ingram Micro

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L'integrazione di HaloPSA con Ingram Micro Reseller ora include la creazione automatica degli ordini quando si generano ordini di vendita a partire dai preventivi. È disponibile una nuova opzione per abilitare i webhook "Stato dell'ordine aggiornato", insieme alla possibilità di mappare gli stati degli ordini di Ingram Micro Reseller agli stati degli ordini di acquisto di Halo, ottimizzando così il processo di approvvigionamento all'interno di HaloPSA. La configurazione prevede l'aggiunta di una firma del webhook e l'impostazione dell'URL di Halo. Sono supportate anche le richieste API in entrata e in uscita.

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10. Creazione e aggiornamento immediati dei ticket tramite webhook

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Se utilizzi Azure/Office 365, ora puoi abilitare i webhook per le tue caselle di posta. Ciò consente di creare istantaneamente ticket/azioni ogni volta che un’e-mail arriva nella posta in arrivo di una casella collegata a Halo, garantendo un’attenzione immediata e l’eliminazione di ogni ritardo. Il team di Halo consiglia di passare al metodo “Webhook” se non lo stai già utilizzando.

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Per abilitare i webhook, è necessario selezionare “Credenziali client ” come metodo di autenticazione e “Webhook” come metodo, come illustrato di seguito.

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*Al momento disponibile solo per le caselle di posta Azure/Office 365.

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IA

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11. Suggerimenti dell'IA

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Sono stati apportati notevoli miglioramenti al concetto di suggerimenti AI all’interno di HaloPSA. A condizione che il metodo “AI Ticket Matching & AI Insights” sia impostato su “Funzionalità integrata”, sarà visibile un’opzione per configurare i “Suggerimenti AI”. Questi funzionano in modo simile alle regole dei ticket, con una sezione dedicata ai criteri e ai risultati. I criteri consentono di esaminare:

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• Punteggio minimo di corrispondenza: può essere utilizzato per escludere le corrispondenze meno significative dalle condizioni successive. Ad esempio, se si desidera visualizzare o eseguire il suggerimento solo in presenza di una corrispondenza molto forte, aumentare questo valore portandolo al di sopra di 0,9.

• Numero minimo di corrispondenze: assicurati che ci siano almeno X corrispondenze superiori al punteggio specificato. Ad esempio, potresti voler creare un problema solo se ci sono 5 o più corrispondenze significative.

• Numero richiesto di corrispondenze con lo stesso valore affinché questa corrispondenza venga applicata – Se impostato su 3, almeno 3 delle corrispondenze devono avere lo stesso valore affinché questo suggerimento venga applicato. Per l’assegnazione degli agenti, in questo scenario, se sono presenti 5 ticket corrispondenti, verrà consigliato l’agente che ne ha il maggior numero tra quei 5, ma solo se ne ha già più di 3.

• Percentuale richiesta di corrispondenze che devono avere lo stesso valore affinché questa corrispondenza sia valida – Funziona allo stesso modo di quanto descritto sopra, ma come percentuale del totale delle corrispondenze anziché come numero minimo.

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Tra i tipi di suggerimenti che è possibile aggiungere figurano:

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• Imposta "Stima" su "Stima dei ticket corrispondenti": ciò ti consentirà di impostare la stima del ticket in base alla stima media, massima o minima dei ticket corrispondenti.

• Imposta l'agente assegnato in base ai ticket corrispondenti: ciò ti consentirà di assegnare il ticket allo stesso agente dei ticket corrispondenti, in base al team predefinito dell'agente, nel caso in cui più ticket corrispondenti siano assegnati allo stesso agente.

• Imposta la categoria in base ai ticket corrispondenti: questa opzione ti consentirà di impostare la categoria (1, 2, 3 o 4) del ticket qualora le corrispondenze abbiano una categoria utilizzata di frequente.

• Imposta la priorità in base ai ticket corrispondenti: questa opzione ti consentirà di impostare la priorità del ticket qualora i ticket corrispondenti abbiano un livello di priorità simile.

• Imposta la priorità suggerita dall'IA: in questo modo potrai impostare la priorità in base a come viene interpretata dall'IA.

• Esegui un'automazione se l'IA suggerisce che il ticket sia un incidente: ciò ti consentirà di attivare un'automazione delle azioni qualora l'IA valuti il ticket come incidente, permettendoti di classificarlo come tale.

• Esegui un'automazione se l'IA suggerisce che il ticket sia una richiesta: ciò ti consentirà di attivare un'automazione di azione qualora l'IA valuti il ticket come una richiesta, permettendoti di classificarlo come tale.

• Crea un ticket di problema per gli incidenti corrispondenti: se i ticket corrispondenti sono incidenti non collegati a un problema, è possibile impostare una soglia per creare automaticamente un ticket di problema e collegarli ad esso.

• Collegamento a un ticket di problema esistente in base alle corrispondenze con il ticket di problema dell'incidente – analogamente alla creazione di un ticket di problema, se la maggior parte delle corrispondenze è già collegata allo stesso problema, il sistema rileverà che anche il ticket corrente deve essere collegato a quel ticket di problema.

• Esegui un'automazione in caso di corrispondenze dei ticket: se sono presenti corrispondenze dei ticket con un punteggio di corrispondenza superiore a una determinata soglia, esegui un'automazione di azione.

• Esegui un'automazione in caso di corrispondenze con gli articoli: se sono presenti corrispondenze con gli articoli che superano un determinato punteggio di corrispondenza, esegui un'automazione di azione. Collega questa automazione a un'azione in grado di redigere una risposta utilizzando i suggerimenti tratti dalla nuova funzionalità di corrispondenza "AI Knowledge", in modo da generare facilmente una risposta basata sugli articoli corrispondenti.

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Tutti i suggerimenti possono essere applicati automaticamente oppure puoi proporre al tuo team di applicare uno o tutti i suggerimenti con un solo clic, riducendo così i tempi di valutazione e consentendo al tuo team di dedicarsi a ciò che conta di più: risolvere i problemi!

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12. Ricerca delle conoscenze e agente virtuale

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Partendo dalle nostre precedenti funzionalità di ricerca delle conoscenze, abbiamo ora integrato Azure AI Search per migliorare l'esperienza utente. Questo miglioramento offre agli utenti finali funzionalità di ricerca delle conoscenze ancora più potenti, integrandosi perfettamente con la nostra funzionalità Virtual Agent già esistente. Lanciato inizialmente per migliorare le interazioni con gli utenti, il Virtual Agent beneficia ora di questa integrazione, fornendo istantaneamente risposte ancora più accurate e contestualizzate.

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Questo aggiornamento ottimizza ulteriormente l'esperienza utente, consentendo agli utenti di accedere alle informazioni e di registrare i ticket in modo autonomo, riducendo così in modo significativo il volume dei ticket.

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