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Envision Radiology pasó de contar con cinco departamentos de soporte aislados a doce equipos en una única plataforma, entrando en funcionamiento un trimestre antes de lo previsto y automatizando los controles de cumplimiento normativo que antes suponían hasta 60 horas a la semana.
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Envision Radiology celebra este año su 25.º aniversario. Con sede en Colorado Springs, ha pasado de contar con un único centro a disponer de más de 100 centros repartidos por Colorado, Texas y otros diez estados aproximadamente. La empresa está especializada en diagnóstico por imagen y colabora con sistemas sanitarios para ofrecer servicios de radiografías, resonancias magnéticas y tomografías computarizadas.
El sistema anterior de Envision estaba fragmentado. Lo utilizaban cinco departamentos, aunque solo aproximadamente la mitad de ellos lo hacía de forma activa, y cada uno trabajaba de forma aislada, sin posibilidad de compartir información sobre un mismo ticket. Esa falta de visibilidad conllevaba un coste operativo real. Dado que RR. HH. no podía ver qué recursos tenían los demás equipos, no siempre se realizaba un seguimiento de los activos a medida que el personal y el material se desplazaban de un equipo a otro.
La forma en que llegaban las solicitudes aumentaba la carga de trabajo. El portal de ayuda apenas se utilizaba —menos del 10 % de las solicitudes se presentaban a través de él—, por lo que la mayoría llegaba por teléfono o correo electrónico y había que clasificarlas y derivarlas manualmente. Esto generaba llamadas a todos los equipos y mantenía una capa de trabajo manual que el sistema estaba destinado a eliminar. En un negocio de diagnóstico por imagen, esto repercute rápidamente en la recepción: un empleado que no puede iniciar sesión o un escáner que no lee la identificación de un paciente hace que alguien tenga que esperar.
El trabajo manual también servía para cubrir las carencias en otros ámbitos. Para cumplir con la normativa, el personal dedicaba entre 40 y 60 horas a la semana a comprobar manualmente la exactitud de los datos de los pacientes asociados a las imágenes médicas. Entre el aislamiento y la carga de trabajo manual, las razones para sustituir el sistema eran evidentes.
Todo estaba compartimentado. Había cinco departamentos distintos y ninguno de ellos podía ver lo que hacían los demás.
Halo se instaló en las oficinas entre dos y tres semanas después de la firma, y el entorno principal entró en funcionamiento en una semana. En lugar de ponerlo en marcha de inmediato, Envision se tomó un mes para incorporar al resto de la empresa, registrando el uso real del sistema y organizando reuniones informativas para que el personal supiera a dónde acudir antes de que se produjera cualquier cambio. Posteriormente, el sistema entró en funcionamiento a finales del segundo trimestre, antes de la fecha prevista para el tercer trimestre, y se implantó por fases: primero el departamento de TI, luego el de RR. HH. y, a principios del año siguiente, el resto de departamentos, de modo que cada equipo pudiera adaptarse antes de que se incorporara el siguiente. Cuando algo no estaba disponible de serie, como las notificaciones de guardia fuera del horario laboral, el equipo in situ se encargó de implementarlo en lugar de dejar que Envision tuviera que buscar una solución alternativa.
El portal ha cambiado la forma en que toda la empresa solicita ayuda. Mientras que el anterior apenas se utilizaba, ahora la gente lo elige como primera opción, porque los formularios recogen los datos necesarios desde el principio y envían cada incidencia directamente al equipo que debe gestionarla, sin necesidad de una clasificación manual intermedia. Los formularios también garantizan el cumplimiento de las prioridades: si se marca algo como «crítico», se pide una explicación, de modo que las verdaderas emergencias se atienden primero, en lugar de dar prioridad a quien haya enviado la solicitud antes. El efecto se notó más rápidamente en el servicio de asistencia técnica. Mientras que antes el personal no podía alejarse de los teléfonos porque las llamadas no cesaban, ahora puede dejar la cola para dedicar el tiempo necesario a alguien con un problema realmente grave; y para una empresa en la que ese problema podría ser una recepción bloqueada con un paciente esperando, cuanto antes se consiga la ayuda adecuada, mejor.
El control de cambios siguió el mismo camino. Lo que antes era una cadena de correos electrónicos sin seguimiento pasó a integrarse en Halo como procesos documentados de TI y de toda la empresa, de modo que, cuando algo parece fuera de lugar un lunes por la mañana, el personal de primera línea puede ver qué cambió el día anterior en lugar de tener que adivinarlo. Y el trabajo de cumplimiento normativo, que antes absorbía entre 40 y 60 horas a la semana, siguió el mismo camino. Con un acuerdo de negocio (BAA) en vigor y el cumplimiento de la HIPAA en toda la plataforma, una integración entre Halo y el sistema de imágenes de Envision comprueba ahora los datos del paciente adjuntos a cada imagen y señala únicamente aquellos casos que requieren intervención humana, reduciendo así la carga de trabajo manual habitual a un puñado de casos que realmente necesitan revisión humana.
A principios de 2026, Envision adquirió una empresa que casi duplicó su tamaño, y Halo fue el punto de unión entre ambas empresas. Su compatibilidad con múltiples inquilinos permitió a la nueva empresa mantener su propio entorno de Microsoft mientras trabajaba en Halo, por lo que el cambio apenas se notó en la planta, y Halo fue el primer sistema al que Envision les migró.
Llamé a su departamento de informática para comentar qué plataforma debíamos mantener. Ni siquiera hubo que planteárselo.
Desde que se pasó a Halo, Envision Radiology ha centralizado sus operaciones en una única plataforma y ha eliminado el trabajo manual.
Tras casi cuatro años en funcionamiento, Envision gestiona toda su empresa a través de Halo, y la demanda no deja de crecer: cada vez son más los equipos que solicitan incorporarse y la dirección respalda nuevas inversiones para los próximos años.
El crecimiento y la puesta en práctica de todo lo que Halo ha venido haciendo han dado a mi equipo directivo la confianza necesaria para seguir invirtiendo en Halo durante muchos años más.
