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Con sede en Australia Occidental, Impact ICT pasó de una plataforma obsoleta a HaloPSA, rediseñó todos los flujos de trabajo fundamentales y ahora ahorra seis horas a la semana gracias a la clasificación mediante IA.
Fundada en 2020, Impact ICT es una empresa de servicios de gestión (MSP) con sede en Mandurah, en Australia Occidental, a aproximadamente una hora al sur de Perth. Tras constatar cómo los sistemas obsoletos pueden suponer un freno para las organizaciones sin ánimo de lucro, los fundadores crearon una empresa centrada en ayudar a los servicios comunitarios y profesionales de toda Australia a obtener mejores resultados gracias a la tecnología.
A medida que Impact ICT crecía, su plataforma anterior empezó a suponer un obstáculo. Los errores persistentes no se solucionaban y los ingenieros se veían obligados a buscar soluciones alternativas para llevar a cabo tareas sencillas. Al carecer de flujos de trabajo estructurados, cada técnico abordaba las incidencias de forma diferente, lo que ralentizaba los traspasos y hacía que estos fueran inconsistentes.
La documentación solía ser manual e incompleta, lo que impedía a los responsables tener una visión clara de lo que se había hecho o de dónde se estaban produciendo los cuellos de botella. Además, los ingenieros tenían que alternar entre varias herramientas para acceder a la información, lo que suponía una pérdida de tiempo y aumentaba la probabilidad de cometer errores.
La elaboración de informes era igualmente fragmentada. Los datos sobre rentabilidad, satisfacción de los clientes y rendimiento se encontraban dispersos en distintos sistemas, lo que dificultaba tener una visión global de la situación.
En Impact ICT sabían que habían llegado a un punto en el que necesitaban una única plataforma que lo integrara todo, garantizara el cumplimiento de las mejores prácticas y diera confianza al equipo en cada paso del proceso.
«En aquel momento, no sabíamos muy bien qué necesitábamos ni cómo debía ser un buen resultado. Cada técnico hacía las cosas a su manera, y dedicábamos demasiado tiempo simplemente a intentar estar al día de todo».
HaloPSA proporcionó a Impact ICT la flexibilidad de la que carecía su sistema anterior. Desde el principio, el equipo rediseñó todos los flujos de trabajo fundamentales dentro de Halo, estableciendo pasos claros para la incorporación, la baja y las tareas de servicio rutinarias.
La automatización eliminó las soluciones manuales, permitiendo gestionar los restablecimientos de contraseñas, los cambios en la autenticación multifactorial (MFA) y la gestión de licencias directamente a través de Halo. Las integraciones personalizadas unificaron su amplio conjunto de herramientas, conectando sistemas como Ninja, Microsoft 365, Xero, Stripe y Huntress en una única plataforma centralizada en la que los técnicos podían ver todo en su contexto.
La documentación y la visibilidad también han mejorado. Cada acción realizada mediante la automatización o dentro de un flujo de trabajo queda registrada en el ticket, lo que proporciona a los responsables una visibilidad total y libera a los ingenieros de las tareas administrativas repetitivas. Ahora que el triaje mediante IA clasifica y prioriza las solicitudes entrantes, el equipo puede centrarse en resolver los problemas más rápidamente y ofrecer una experiencia coherente en todo momento.
«Ahora Halo es el eje central de todas nuestras herramientas. Hemos rediseñado todo en su interior —desde la incorporación y la salida de empleados hasta los proyectos, la facturación y la elaboración de informes— y hemos automatizado lo que antes nos llevaba horas».
Desde que adoptó HaloPSA, Impact ICT ha transformado la forma de trabajar de su equipo, automatizando las tareas rutinarias, mejorando la coherencia y obteniendo una visibilidad completa de todos sus clientes.
Resultados clave:
«Solo la clasificación mediante IA nos ahorra unas seis horas a la semana, y ahora todo lo que hacemos es coherente y se puede hacer un seguimiento. Ha cambiado por completo nuestra forma de trabajar».
Halo ocupa ahora un lugar central en todas las actividades de Impact ICT, y el equipo ya tiene la mirada puesta en una mayor automatización, un análisis más profundo y formas de trabajar más inteligentes.
