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La Unidad de Investigación Forense de Accidentes de Tráfico de la Policía de Wiltshire transformó su proceso de investigación de alto riesgo gracias a Halo, sustituyendo los documentos estáticos y las cadenas de correos electrónicos por flujos de trabajo estructurados y preparados para auditorías.
La Unidad de Investigación Forense de Accidentes de Tráfico (FCIU) de la Policía de Wiltshire acude cada año a unos 60 accidentes de tráfico mortales. Dado que el cierre de las carreteras supone un coste de hasta 1 millón de libras por hora, estas investigaciones de gran importancia exigen rapidez y precisión.
«Los informes que elaboramos tienen una extensión que oscila entre las 10 y las 25 000 palabras, y probablemente estemos hablando de unos cinco segundos, con un nivel de detalle que, la verdad, nunca te imaginarías».
En aquel momento, el equipo dependía de herramientas inconexas: archivos PDF, cadenas de correo electrónico y hojas de cálculo. No existía un sistema centralizado para registrar pruebas, asignar tareas o realizar un seguimiento del avance de los casos. Cuando alguien se ausentaba del trabajo, le resultaba difícil retomar el hilo donde lo había dejado o ver qué había cambiado.
La falta de estructura dificultaba identificar en qué se perdía tiempo o qué nuevos equipos podrían ser de ayuda. El equipo no podía analizar los plazos ni justificar la inversión en herramientas que pudieran acelerar la recopilación de pruebas y reducir el tiempo de cierre de los casos.
«Para cumplir con cualquier norma ISO, hay que ser muy riguroso en la forma de llevar a cabo un proceso. Hacerlo intercambiando archivos PDF simplemente no era la solución».
FCIU colaboró con el equipo de desarrollo interno de la Policía de Wiltshire para crear un flujo de trabajo de investigación a medida en HaloITSM, desde el registro inicial de las pruebas hasta el traspaso de tareas, el seguimiento de activos y la elaboración de informes finales.
Ahora, cada caso sigue un proceso claro y estructurado, con total transparencia sobre quiénes participan, qué equipos se utilizan y cuánto tiempo lleva cada paso. Las investigaciones que antes se basaban en documentos estáticos son ahora totalmente trazables y auditables.
«En cinco segundos podemos tener un informe que indique qué recurso se ha utilizado en cada trabajo, con qué personas y quién lo ha utilizado. En comparación con cualquier otro equipo forense del país, es algo único».
La gestión del cambio también se ha transformado. En lugar de notificaciones generales o cadenas de aprobación inconexas, el equipo ahora puede garantizar que solo las personas pertinentes estén al corriente de los cambios, lo que agiliza las actualizaciones sin sacrificar el control.
El equipo también puede detectar patrones comunes en los distintos casos, identificando dónde se producen los retrasos, qué herramientas están marcando la diferencia y en qué se deberían centrar las inversiones futuras para reducir las interrupciones.
«Hemos trabajado mucho para que cada proceso sea tan bueno como el de Halo, y cuando el equipo se queja de perder cinco segundos en una tarea, sé que lo he conseguido».
HaloITSM ha ayudado a la FCIU a modernizar su proceso de investigación, pasando de ser reactivo y manual a uno estructurado, transparente y basado en datos:
Gracias a una supervisión completa de cada caso, el equipo puede ahora analizar los retrasos, justificar la adquisición de nuevos equipos y actuar en función de las tendencias, algo que a la mayoría de las FCIU todavía les cuesta hacer sin recurrir a procesos manuales o a ayuda externa.
«Halo nos ofrece esa capacidad de rendir cuentas. Si algo no sale bien, podemos hacer un seguimiento, investigarlo y solucionarlo adecuadamente. Necesitamos saber cómo se traduce eso en cifras concretas, y poder hacer un seguimiento de todo es realmente importante. Es algo que no creo que ninguna otra FCIU del país pueda hacer de forma autónoma».
El sistema desempeña ahora un papel fundamental en el enfoque que adopta la Policía de Wiltshire en materia de investigación forense, ya que ayuda al equipo a trabajar con mayor rapidez, mantener el control y responder de forma eficaz en las situaciones más exigentes.
Vídeo disponible previa solicitud
