Política de responsabilidad social corporativa de Halo Service Solutions Ltd

Introducción a la responsabilidad social corporativa (RSC)

La RSE se refiere a la forma en que las empresas se autorregulan para garantizar que todas sus actividades tengan un impacto positivo en la sociedad en su conjunto. Las políticas de RSE tienen como objetivo garantizar que las empresas actúen de forma ética, teniendo en cuenta los derechos humanos, así como las repercusiones sociales, económicas y medioambientales de sus actividades empresariales. Las empresas deben cumplir —y aspirar a superar— toda la legislación pertinente y, si no existe legislación en un ámbito concreto, deben asegurarse de aplicar, en cualquier caso, las mejores prácticas.

Halo Service Solutions se compromete a garantizar que todas sus actividades empresariales se lleven a cabo de la forma más ética posible, siguiendo la política que se detalla a continuación.

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Organización y objetivos

Halo Service Solutions es una de las empresas de software de más rápido crecimiento del Reino Unido, con sede en Stowmarket, Suffolk. Operamos en más de 40 países y contamos con dos oficinas satélite en Australia y EE. UU. Nuestro objetivo es proporcionar el mejor software de asistencia a los equipos de servicio de todos los sectores a nivel mundial. Somos socios expertos de algunas de las organizaciones líderes a nivel mundial, a las que implementamos nuestro software listo para usar de forma que se adapte a sus necesidades empresariales específicas. Halo Service Solutions ofrece actualmente tres productos independientes basados en las mejores prácticas del sector, con el respaldo de un equipo de profesionales expertos, directos y receptivos. Nuestro software exclusivo y nuestra actitud proactiva están a la altura de los gigantes mundiales, lo que nos permite establecer y mantener relaciones que ofrecen un rendimiento del 100 % tanto para nosotros como para nuestros clientes.

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Causas y proyectos de RSE

Con el fin de garantizar la eficacia de los proyectos de Halo Service Solutions, la organización ha decidido centrarse en iniciativas y causas concretas:

• Bienestar e igualdad de oportunidades
• Responsabilidad medioambiental
• Lucha contra la desigualdad económica
• Recuperación tras la COVID-19

Todas las actividades de RSE deben encuadrarse en una de las causas mencionadas anteriormente.

Halo Service Solutions podrá colaborar con cualquier empresa asociada y/o filial de la organización (previa aprobación del equipo de RSE) para llevar a cabo sus actividades de RSE. Asimismo, podrá colaborar con cualquier otra empresa, fundación u organización no gubernamental (ONG) que cumpla los requisitos y cuente con la aprobación del Comité de RSE y de la dirección.

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Jornadas de recaudación de fondos y de responsabilidad social corporativa

Halo Service Solutions se compromete a llevar a cabo actividades de responsabilidad social corporativa (RSC) tanto a nivel interno como externo a la empresa. Como parte de este compromiso, el equipo de RSC organiza a lo largo del año varios eventos y campañas de recaudación de fondos relacionados con las causas y los proyectos mencionados anteriormente. Estos se estructuran de la siguiente manera:

• Campañas de recaudación de fondos:
  • Halo Service Solutions tiene como objetivo recaudar 10 000 libras esterlinas cada año para un proyecto o grupo benéfico enmarcado en alguna de las causas mencionadas anteriormente.
  • Esta campaña se compone de varios actos de recaudación de fondos que se celebran a lo largo de ese año, en colaboración con la organización o el proyecto elegido.
• Jornadas de RSE:
  • Las jornadas de RSE consisten en varios días laborables del año natural dedicados a una causa benéfica. Las causas benéficas elegidas serán aquellas que no se hayan seleccionado para la campaña de recaudación de fondos.
  • Estas jornadas se llevan a cabo en colaboración con otras organizaciones (como entidades benéficas, ONG o fundaciones) relacionadas con la causa en cuestión.
  • Las jornadas de RSE están abiertas a todos los empleados de Halo Service Solutions que deseen participar.

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Responsabilidades generales

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Atención al cliente

Un factor fundamental para el éxito de Halo Service Solution es nuestro enfoque de colaboración en las relaciones con los clientes y nuestro compromiso de garantizar que todos ellos tengan una impresión positiva y duradera de nuestra organización. Para ello, llevamos a cabo las siguientes medidas:

• Todos los clientes de Halo Service Solutions reciben un acuerdo de nivel de servicio (SLA) específico al contratar los servicios que ofrece la empresa. Para garantizar el cumplimiento de dicho acuerdo, se han implementado mecanismos de retroalimentación, como la opción de enviar comentarios con un solo clic en todas las incidencias, encuestas de satisfacción del cliente (CSAT) y reuniones mensuales con los gestores de éxito del cliente. Utiliza la página «Contacto» de Halo Service Solutions si deseas obtener una copia del acuerdo SLA o hablar con un representante sobre nuestro departamento de Éxito del Cliente.
• Halo Service Solutions cuenta con una serie de mecanismos para garantizar la seguridad, la eficacia y la calidad de nuestros productos y servicios. Entre ellos se incluyen medidas internas, como la restricción del acceso a sistemas e infraestructuras críticos, así como procesos y políticas estandarizados que deben cumplir todos los departamentos y oficinas en todo el mundo. Para garantizar la eficacia de estas medidas, recurrimos a terceros independientes para que las sometan a prueba. Por ejemplo, nuestras medidas de seguridad cuentan con la certificación anual ISO 27001 y Cyber Essentials.
• Halo Service Solutions se compromete a mantener una comunicación clara y concisa con su base de clientes. Esto incluye ofrecer servicios gratuitos de éxito del cliente y de asistencia a todos los clientes, independientemente de su tamaño, así como proporcionar múltiples canales de comunicación para solicitar ayuda, conocer la política de la empresa, informarse sobre la disponibilidad de los servicios o enviar comentarios sobre los servicios prestados.

Normas para proveedores

Aunque todas las operaciones de atención al cliente de Halo Service Solutions se llevan a cabo internamente, se recurre a algunos proveedores, como por ejemplo nuestro proveedor de alojamiento en la nube. A la hora de seleccionar proveedores, se respetan los siguientes criterios:

• Todos los proveedores deben cumplir con la Ley contra la Esclavitud Moderna de 2015.
• Todos los proveedores deben actuar de conformidad con la Ley contra el soborno de 2010.
• Todos los proveedores deben contar con su propia política de RSE o aportar una razón de peso que justifique la ausencia de la misma.
• Siempre que es posible, se recurre a proveedores locales para reducir el impacto medioambiental innecesario; por ejemplo, en el caso de los productos suministrados a cada oficina.

Halo Service Solutions también se asegura de que las relaciones con los proveedores se mantengan de forma eficaz y satisfactoria para ambas partes. Esto incluye:

• Mecanismos formales para garantizar el pago correcto y puntual a todos los proveedores.
• El compromiso de mantener una comunicación clara con los proveedores, lo que incluye indicarles los canales de comunicación adecuados y las personas de contacto designadas dentro de la empresa.

Causas

Bienestar e igualdad de oportunidades

Halo Service Solutions reconoce la importancia de fomentar el bienestar y garantizar la igualdad de oportunidades para todos los empleados. Además, se esfuerza por integrar en sus actividades de recaudación de fondos externas y en sus eventos de responsabilidad social corporativa (RSC) iniciativas que promuevan un mayor bienestar social general, incluyendo el fomento de la inclusión, la diversidad y la igualdad. Los siguientes puntos recogen algunas de las políticas clave que la organización ha puesto en marcha, así como las medidas que se han adoptado para mejorar el bienestar tanto dentro como fuera de la empresa:

• Halo Service Solutions es una empresa que promueve la igualdad de oportunidades en el empleo, de conformidad con la Ley de Derechos Humanos de 2010, y todas sus operaciones y procesos se ajustan a la Ley contra la Esclavitud Moderna de 2015.
• Halo Service Solutions cuenta con una sólida política de salud y seguridad para garantizar el bienestar de los empleados tanto en cualquiera de nuestras oficinas en todo el mundo como en las instalaciones de nuestros clientes. Si desea obtener una copia de la misma, utilice la página «Contacto» de Halo Service Solutions.
• Halo Service Solutions cuenta con una sólida política de igualdad de oportunidades para garantizar la diversidad, la inclusión y la igualdad. Si deseas obtener una copia de la misma, utiliza la página «Contacto» de Halo Service Solutions.
• Todas las tecnologías que se utilizan en Halo Service Solutions, incluidas nuestras soluciones desarrolladas internamente, se someten a pruebas periódicas para garantizar su accesibilidad a todos los empleados. Por ejemplo, todo el software de Halo Service Solutions cumple con las Pautas de Accesibilidad Web (WCAG) y se somete a pruebas periódicas para garantizarlo, tanto por parte de los empleados de Halo Service Solutions como de los clientes. Asimismo, todos los entornos de trabajo de Halo Service Solutions se han diseñado teniendo en cuenta la accesibilidad y de tal forma que contribuyan a la productividad de todos los empleados.
• La clave del éxito de Halo Service Solutions es la formación y el desarrollo de todos los miembros del personal. Por ello, cada empleado recibe un programa de desarrollo personalizado desde su primer día de trabajo y se le asigna un compañero mentor para facilitar su incorporación a la organización. Posteriormente, todos los empleados reciben sesiones mensuales individuales de formación y desarrollo para garantizar que alcancen sus objetivos personales. También se ofrece un programa para titulados universitarios a quienes se incorporan a la organización directamente tras finalizar sus estudios; puedes encontrar más información al respecto en nuestra página de empleo: https://haloservicesolutions.com/careers/.
• Todos los empleados de Halo Service Solutions perciben un salario digno (con mecanismos formales establecidos para garantizar un pago puntual y correcto), cuentan con planes de pensiones y disfrutan de una serie de prestaciones complementarias. Entre ellas se incluyen descuentos gratuitos, aparcamiento, teléfonos y coches de empresa (cuando sea pertinente para su puesto), eventos sociales gratuitos organizados por la empresa (como actos benéficos, excursiones de un día y eventos deportivos), y mucho más. El equipo directivo también ha puesto en marcha múltiples mecanismos para garantizar que los empleados puedan expresar, de forma fácil y anónima, su opinión sobre las prestaciones laborales si así lo desean.
• Halo Service Solutions cuenta con un proceso formal para gestionar cualquier problema o reclamación relacionada con los recursos humanos. Esto garantiza que todas las cuestiones se resuelvan de forma rápida y eficaz, a satisfacción de todas las partes. Encontrarás más información al respecto en nuestro manual del empleado. Si deseas recibir una copia del mismo, utiliza la página «Contacto» de Halo Service Solutions.

Con el fin de mejorar aún más la promoción del bienestar y la igualdad de oportunidades fuera de la organización, Halo Service Solutions destina una parte de su objetivo anual de recaudación de fondos y/o de las jornadas benéficas de sus empleados a esta causa.

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Responsabilidad medioambiental

Halo Service Solutions se esfuerza por ser lo más respetuosa posible con el medio ambiente y está comprometida con la lucha contra el cambio climático. Con este espíritu, se han puesto en marcha los siguientes mecanismos dentro de la organización:

• Se han implantado medidas de reducción de residuos en todas las oficinas a nivel mundial, como contenedores de reciclaje, electrodomésticos de bajo consumo (grifos con agua hirviendo, secadores de manos y bombillas de bajo consumo), así como otras políticas internas para garantizar la reducción de residuos. Esto incluye una política de «apagado» que no solo garantiza la seguridad de todos los ordenadores portátiles y dispositivos de los empleados, sino que también reduce el consumo innecesario de energía eléctrica. Para contribuir a la reducción del desperdicio de agua, se han instalado dispositivos en todos los aseos (como aireadores en los grifos) y se ha establecido una política interna para garantizar un desperdicio mínimo de agua en las cocinas del personal (como el uso controlado del lavavajillas).
• Siempre que es posible, la organización se asegura de que los materiales utilizados en las oficinas de Halo Service Solutions sean reciclables o procedan de materiales reciclados. En caso contrario, se recurre a proveedores locales siempre que sea posible para reducir al mínimo el tiempo de transporte y, por lo tanto, las emisiones de carbono.
• Los servicios de Halo Service Solutions se prestan, siempre que sea posible, a partir de fuentes de energía renovables.
• Se anima a los empleados de Halo Service Solutions a utilizar medios de transporte más ecológicos mediante cualquiera de las siguientes medidas:
  • Si es posible, ve al trabajo a pie, en bicicleta, compartiendo coche o en transporte público.
  • Si es posible, que utilicen combustibles más ecológicos en sus vehículos particulares.
  • Todos los vehículos de la empresa (por ejemplo, los coches de empresa) deben ser lo más eficientes posible desde el punto de vista energético.

Con el fin de mejorar aún más la responsabilidad medioambiental de Halo Service Solutions, la organización destina una parte de su objetivo anual de recaudación de fondos y/o de las jornadas benéficas de sus empleados a esta causa.

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Lucha contra la desigualdad económica

En Halo Service Solutions somos conscientes de nuestra responsabilidad económica, desde la creación y el crecimiento de la empresa hasta el empleo y la educación. Se han puesto en marcha las siguientes políticas y prácticas con el fin de reducir la distribución desigual de los ingresos y las oportunidades entre los distintos grupos de la sociedad.

• Halo Service Solutions ofrece oportunidades de prácticas a colegios e institutos situados en las proximidades de sus oficinas centrales. Esto brinda a los estudiantes la oportunidad de adquirir nuevas habilidades, establecer contactos con profesionales, participar en sesiones de formación y involucrarse en otros eventos que la empresa ofrece a sus empleados. El objetivo de estas prácticas es ayudar a los estudiantes a dar sus primeros pasos en el mundo profesional, permitiéndoles conocer de cerca cualquier área de la empresa que despierte su interés. Además, esto les proporciona una valiosa experiencia a la hora de solicitar un empleo en el futuro.
• Halo Service Solutions también colabora con universidades locales para ayudar a adaptar los contenidos de los cursos con el fin de mejorar la empleabilidad de los estudiantes. De este modo, se garantiza que los estudiantes de titulaciones relacionadas con la actividad de Halo Service Solutions (como matemáticas o informática) salgan de la universidad con las competencias adecuadas para ser contratados y competitivos en el mundo laboral.
• Halo Service Solutions también ofrece un programa global para titulados universitarios, que brinda a los titulados de todo el mundo la oportunidad de recibir una formación integral en todas las áreas de la empresa a lo largo de un año. Esto permite a los titulados trabajar en un entorno en el que reciben apoyo mientras definen el puesto que desean ocupar dentro de la empresa. El programa está centrado en la formación: cada candidato recibe un programa de desarrollo personalizado desde su primer día y cuenta con un mentor específico en cada departamento en el que trabaje. Puedes encontrar más información en nuestra página de empleo: https://haloservicesolutions.com/careers/.
• Halo Service Solutions también ofrece tarifas reducidas por sus servicios a organizaciones benéficas, instituciones educativas y organizaciones sin ánimo de lucro. Además, Halo Service Solutions colabora con estas organizaciones para identificar áreas de los procesos empresariales en las que se podría ahorrar tiempo y dinero, con el fin de reducir aún más el gasto innecesario de recursos en estas importantes organizaciones.

Para seguir luchando contra la desigualdad económica en la sociedad, Halo Service Solutions también destina una parte de su objetivo anual de recaudación de fondos y/o de las jornadas benéficas de sus empleados a esta causa.

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Recuperación tras la COVID-19

La pandemia mundial de COVID-19 ha dejado una huella imborrable en la sociedad, con consecuencias de gran alcance que aún hoy se siguen sintiendo. Halo Service Solutions es consciente de su responsabilidad a la hora de mitigar este impacto en sus clientes y empleados. Para ello, ha puesto en marcha las siguientes medidas:

• Todos los consultores de Halo Service Solutions han recibido formación para ayudar a los clientes a incorporar la resiliencia en los procesos que configuran en el software de Halo Service Solutions. Esto incluye ayudar en la creación de procedimientos que no requieran la presencia física en la oficina, como el abandono de las metodologías de trabajo en papel y la adopción de soluciones basadas en la web a las que se pueda acceder desde cualquier ubicación geográfica.
• Halo Service Solutions ha puesto en marcha una nueva política para garantizar que los clientes reciban una asistencia eficaz en caso de que se produzca otra pandemia o una crisis similar.
  • Durante la pandemia de COVID-19, la organización ofreció periodos de prueba gratuitos ampliados a cualquier persona que tuviera dificultades para adaptarse al teletrabajo, lo que permitió implementar sin coste alguno una solución muy avanzada para gestionar los procesos internos de forma remota. Este proceso se pondría en marcha de nuevo de inmediato en caso de que se produjera una crisis de naturaleza similar.
  • Además, durante la pandemia de COVID-19 se ofrecieron medidas especiales a los clientes que tenían dificultades para pagar las cuotas de licencia o los servicios profesionales como consecuencia directa de la pandemia. Entre ellas se incluían planes de pago especiales o períodos sin cargo para garantizar que el servicio esencial que el software proporciona dentro de su organización estuviera siempre disponible. Este proceso se pondría en marcha de nuevo de forma inmediata en caso de que se produjera una crisis de naturaleza similar.
• Durante la pandemia de COVID-19, Halo Service Solutions no despidió a ningún empleado, aumentó su plantilla en más de un 20 % y obtuvo una valoración de 5 estrellas en Glassdoor. De este modo, la empresa contribuyó a la economía al aliviar la presión sobre los programas de regulación de empleo y aumentar las tasas de empleo en un entorno laboral de 5 estrellas.

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Cómo medir el éxito

Para garantizar el éxito continuado de las iniciativas de responsabilidad social corporativa de Halo Service Solutions, se ha creado un equipo de RSC. Este equipo desempeña las siguientes funciones:

• Elaboración de la política de RSE.
• Recomendación de proyectos e iniciativas de RSE al conjunto de la empresa.
• Recomendación sobre los gastos en materia de RSE y el seguimiento de dichos gastos.
• Revisar anualmente la política de RSE y las causas seleccionadas.
• Presentar informes a la alta dirección sobre todas las actividades relacionadas con la responsabilidad social corporativa, incluidos los posibles incumplimientos.
• Delegar responsabilidades en otros empleados que deseen participar en iniciativas de RSE.

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Publicación

El contenido de la política de RSE se publicará en todos los sitios web de Halo Service Solution y se enviará a cualquier parte interesada, a discreción del equipo de RSE y/o de la dirección.

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Preguntas

Si tiene alguna pregunta sobre esta Política de privacidad, envíe un correo electrónico a communications@haloitsm.com y le responderemos de acuerdo con nuestro acuerdo de nivel de servicio habitual.

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Vigencia: 1 de agosto de 2022

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