Nuevas funciones de HaloCRM: tercer trimestre de 2024

Este trimestre, nos complace presentaros nuevas y potentes funciones diseñadas para impulsar la productividad, mejorar la interacción con los clientes y optimizar la seguridad de los datos. Desde la orientación en tiempo real de Agent Co-Pilot hasta las campañas de correo electrónico mejoradas, pasando por la integración perfecta con SharePoint y la ocultación avanzada de datos, cada mejora está pensada para mejorar vuestra experiencia con el CRM.

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Descubre cómo estas actualizaciones pueden ayudar a tu equipo a trabajar de forma más eficiente y a interactuar con los clientes de manera más eficaz.

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1. Agente Co-Pilot

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La función «Agent Co-Pilot» proporciona asistencia en tiempo real a los agentes, ofreciéndoles sugerencias y guiándolos a lo largo de los procesos de resolución de incidencias. Al automatizar las tareas rutinarias, esta función aumenta la productividad y garantiza que los agentes se centren en actividades de mayor valor. Además, reduce los errores, lo que ayuda a los miembros más nuevos del equipo a adaptarse rápidamente y a los agentes con más experiencia a mantener su eficiencia. Con la función «Co-Pilot», los equipos pueden mejorar la prestación del servicio, lo que se traduce en una mayor satisfacción general de los clientes.

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2. Mejora de las campañas de correo electrónico de Halo

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Un nuevo y potente módulo diseñado para optimizar tu marketing por correo electrónico y ayudarte a interactuar de forma más eficaz con los clientes. Con este nuevo módulo, podrás programar fácilmente el envío de correos electrónicos basados en plantillas a listas de distribución específicas, maximizando así tu alcance y tu impacto.

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• Gestión de campañas sin complicaciones: diseña y lanza campañas con solo unos clics, y llega a tu público con precisión.

• Seguimiento detallado de la interacción: gracias a unas herramientas de seguimiento fáciles de añadir, podrás comprender cómo interactúa tu público con cada correo electrónico. Halo puede registrar las tasas de apertura y cualquier enlace añadido al correo electrónico realiza un seguimiento automático de los clics, llegando incluso a deducir las aperturas a partir de la actividad de clics para ofrecer una visión más completa.

• Opciones de baja sin complicaciones: Asegúrate de que tus campañas cumplan con la normativa y sean fáciles de usar para los clientes gracias a la función de baja. Los usuarios pueden darse de baja de campañas concretas o de todas las comunicaciones de marketing, lo que mejora el cumplimiento normativo y el control por parte del cliente.

• Campañas de fidelización automatizadas: Las futuras mejoras incluirán campañas basadas en reglas, ideales para configurar interacciones continuas y personalizadas con los clientes.

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Halo Mail Campaigns hace que la comunicación dirigida sea más sencilla, más eficaz y esté totalmente integrada en tu plataforma actual, lo que permite a tu equipo conectar con los clientes como nunca antes.

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3. Gestión avanzada de la documentación

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Este trimestre, nos complace presentar importantes actualizaciones en nuestro módulo de gestión de documentación de HaloCRM, que amplían sus capacidades en las secciones de Clientes, Ubicaciones y Contactos. Gracias a esta mejora, los usuarios ahora pueden organizar los documentos en estructuras de carpetas, beneficiarse del control de versiones e incluso permitir que los clientes suban archivos, lo que agiliza el acceso a los documentos y la colaboración. Un nuevo permiso, «Puede subir documentos», garantiza un acceso controlado, permitiendo que solo los miembros autorizados del equipo gestionen la subida de documentos directamente desde el portal de autoservicio.

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Además, los documentos asociados a las entidades «Cliente», «Sitio» y «Usuario» cuentan ahora con la opción «Mostrar al usuario», lo que facilita a los clientes el acceso a los archivos relevantes en su área de «Documentos» del portal de autoservicio. Esta nueva opción incluye la migración automática, por lo que los archivos adjuntos existentes se transfieren al nuevo sistema de forma fluida y sin interrupciones.

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4. Integración con SharePoint

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La nueva integración con SharePoint permite una sincronización fluida de documentos desde SharePoint a HaloCRM. Una vez activado el módulo de gestión de documentos, los usuarios pueden configurar una aplicación de Azure con los permisos necesarios e introducir la URL de SharePoint para la integración. Esta configuración permite asignar sitios, listas y carpetas de SharePoint directamente a carpetas de Halo, admitiendo tanto sincronizaciones manuales como actualizaciones mediante webhooks para garantizar una alineación continua. Gracias a las asignaciones flexibles de carpetas, los usuarios pueden organizar los documentos importados de forma eficiente y adjuntarlos a tickets o acciones dentro de Halo. Los webhooks mantienen los archivos constantemente sincronizados con SharePoint.

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5. Licencias simultáneas optimizadas y sesiones mejoradas de la aplicación del agente

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Hemos incorporado nuevas herramientas para agilizar la gestión de sesiones y optimizar las licencias simultáneas en HaloCRM. El nuevo botón «Forzar cierre de sesión» permite a los administradores cerrar de forma remota la sesión de otro agente cuando sea necesario, liberando así licencias simultáneas en tiempo real. Además, la opción «Tiempo de inactividad del agente», configurable en «Ajustes avanzados», cierra automáticamente la sesión de los agentes tras un periodo de inactividad especificado, lo que ayuda aún más a los equipos a gestionar las sesiones activas de forma eficiente.

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Para que los administradores puedan supervisar mejor el sistema, también hemos mejorado la información sobre el uso de las licencias y hemos introducido la posibilidad de establecer límites de licencias simultáneas por equipo o departamento, lo que garantiza que cada área disponga del acceso adecuado a las licencias. Una nueva función de registro del recuento de agentes simultáneos ofrece una visión general de las sesiones activas de los agentes cada hora, lo que permite conocer con mayor claridad los picos de uso y garantiza una asignación óptima de los recursos.

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6. Simplificación del proceso de firma de contratos con los clientes

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Este trimestre hemos incorporado una potente función de firma de contratos con los clientes, que simplifica el proceso de obtener las aprobaciones de los contratos directamente desde HaloCRM. Al añadir variables a la plantilla de correo electrónico del contrato, se genera un enlace seguro que permite a los clientes consultar y firmar los contratos con facilidad. Los usuarios también pueden personalizar los archivos PDF de los contratos incorporando variables como $-CONTRACTAPPROVERNAME, $-CONTRACTAPPROVEREMAIL y $-CONTRACTSIGNATURE para mostrar los datos del firmante.

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Además, ahora se puede activar la opción «Habilitar la firma segura de contratos» en Configuración > Contratos, lo que restringe los permisos de firma únicamente al contacto designado. De este modo, se garantiza que las aprobaciones de contratos sigan siendo seguras y ágiles, mejorando tanto la experiencia del usuario como la integridad de los datos.

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7. Ocultación de datos

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HaloCRM incluye ahora una nueva función de ocultación automática de los datos de las tarjetas, lo que mejora la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo. Esta configuración, que se encuentra en «Usuarios» > «Configuración general», dentro del grupo «Cumplimiento normativo», oculta automáticamente los datos de las tarjetas en los nuevos tickets y acciones, con tres opciones: «Desactivado», «Ocultar y mostrar los últimos 4 dígitos» u «Ocultar el número completo de la tarjeta». Esta función garantiza la protección de la información confidencial de las tarjetas sin afectar a los datos históricos.

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Mediante el algoritmo de verificación de Luhn, el sistema detecta posibles números de tarjeta (de 13 a 19 dígitos) y excluye números de teléfono y direcciones URL para garantizar una ocultación precisa. También se analizan los campos personalizados y del sistema de tipo cadena, lo que garantiza un cumplimiento coherente en todas las interacciones de los usuarios.

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8. Funciones mejoradas del chatbot y del chat en directo

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Se han introducido nuevas mejoras en los chatbots y el chat en vivo, diseñadas para mejorar la interacción con los usuarios y la atención prestada por los agentes. Una actualización clave permite a los agentes ver la página web concreta que está visitando un usuario final, lo que proporciona un contexto valioso para ofrecer una asistencia más eficiente y personalizada. Además, la configuración del tiempo de espera del chat en vivo permite ahora un tiempo de espera mínimo de 15 segundos, lo que mejora la flexibilidad en los tiempos de respuesta para satisfacer las necesidades dinámicas de atención al cliente.

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Otras mejoras incluyen una configuración de chat global con botones para cerrar y minimizar en el encabezado del chatbot, lo que ofrece a los usuarios la opción de minimizar el chat o finalizar la interacción directamente. Una nueva configuración de anulación del perfil de chat en los ajustes de cliente permite personalizar los portales de autoservicio vinculados a clientes específicos. Por último, los agentes ahora pueden utilizar un cuadro de búsqueda/filtro para los campos de selección única y múltiple al registrar tickets dentro del chatbot, lo que simplifica la creación de tickets para consultas complejas.

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