Nuevas funciones de HaloPSA: segundo trimestre de 2024

A medida que avanzábamos en el segundo trimestre de 2024, nuestro equipo siguió mejorando HaloPSA con una serie de nuevas y potentes funciones diseñadas para satisfacer las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Vuestros comentarios han vuelto a ser fundamentales para orientar estos desarrollos, lo que refleja nuestro compromiso de convertir HaloPSA en la mejor herramienta para vuestro negocio.

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En el segundo trimestre, hemos incorporado integraciones clave, como StreamOne® Ion y Adobe Acrobat Sign, además de importantes mejoras en la elaboración de presupuestos, la gestión de documentos, las funciones de inteligencia artificial y mucho más. Descubre las innovadoras novedades de nuestra actualización estable 2.152, diseñada para optimizar tus operaciones empresariales.

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1. Integración de iones StreamOne®

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La integración de StreamOne Ion permite importar y asignar clientes de forma manual o mediante el botón «Generar asignaciones». Además, admite la importación de suscripciones para los clientes asignados, lo que garantiza una gestión optimizada de los clientes y las suscripciones directamente desde HaloPSA, lo que a su vez da lugar a nuevas mejoras en la facturación automatizada.

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2. Integración con Adobe Acrobat Sign

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La nueva integración de Adobe Acrobat Sign en HaloPSA permite a los agentes enviar archivos PDF de presupuestos directamente a Adobe Acrobat Sign para su aprobación y actualizar automáticamente el presupuesto en Halo una vez aprobado, lo que añade un nuevo mecanismo para la firma electrónica de presupuestos y propuestas desde HaloPSA.

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3. Mejoras en los presupuestos

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Se han introducido diversos cambios en la funcionalidad de «Presupuestos» de HaloPSA con el objetivo de mejorar la usabilidad y facilitar el acceso, al tiempo que se amplía el conjunto de funciones disponibles. Estos cambios incluyen:

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• Los «grupos de productos» han pasado a denominarse «paquetes de productos» para ajustarse mejor a las expectativas de los clientes en cuanto a funcionalidad.

• Se han introducido los precios por línea calculados en los presupuestos. Esto permite que el precio de una línea de un presupuesto se calcule a partir de una fórmula, comparando sus atributos con los de otros productos en Halo.
• Se ha añadido un botón para mostrar u ocultar las líneas que forman parte de un paquete. Esto permite obtener una vista más concisa, lo cual resulta especialmente útil en el caso de propuestas más complejas. El botón se encuentra en el formulario «Vista de paquete» de la cotización.

• Se han añadido categorías de paquetes de tres niveles para facilitar la administración y la gestión de los paquetes.

• Se ha añadido un nuevo parámetro a la configuración de Bundle que permite marcar varias líneas como opcionales, pero exigiendo que se seleccione al menos una de ellas, lo que aporta una mayor flexibilidad a la hora de ofrecer opciones en las propuestas, al tiempo que se garantiza que se realice una selección.

• Si un presupuesto está vinculado a una oportunidad, ahora es posible visualizar el flujo de trabajo de la oportunidad en la pantalla del presupuesto. Esto contribuye a mejorar la visibilidad de los equipos de ventas, ya que permite acceder al instante al estado actual de la oportunidad vinculada (cuando proceda).

• Al seleccionar paquetes para añadirlos a los presupuestos, los productos que componen el paquete aparecerán en la lista. Esto mejora la visibilidad de lo que se añadirá exactamente al presupuesto, lo que facilita el proceso de selección de paquetes a los equipos de ventas.

• Se han añadido nuevos permisos a la sección «Agentes/Roles» para determinar el acceso de visualización y modificación de los precios y costes de los productos, lo que contribuye a garantizar que el catálogo de productos sea gestionado por los agentes adecuados.

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4. Nueva configuración prorrateada que se añadirá a «Listo para facturar»

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Hemos añadido una nueva opción «Prorrateo» para las líneas de factura periódicas con cantidades calculadas. Cuando se seleccione esta opción, los cambios prorrateados se incluirán en una nueva sección denominada «Prorrateo» dentro de «Listo para facturar», lo que te permitirá tener un mayor control sobre tu proceso de facturación.

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5. Listas de distribución

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El nuevo módulo «Listas de distribución» de HaloPSA agiliza las comunicaciones masivas por correo electrónico al permitir añadir usuarios a listas para el envío masivo de mensajes. Las comunicaciones enviadas a estas listas se registran y pueden consultarse en la pestaña «Historial» de la lista de distribución o en el feed de actividad del usuario, si así se ha configurado. Los usuarios pueden añadirse a las listas mediante la importación de hojas de cálculo o de forma masiva a partir de listas existentes utilizando casillas de selección. Además, una nueva configuración de permisos controla el acceso de los agentes a las listas de distribución.

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6. Gestión de documentos

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El nuevo módulo de gestión de documentos de HaloPSA ofrece un espacio específico para organizar y gestionar documentos. Aquí puedes crear carpetas, subir y gestionar versiones de documentos, así como gestionar los permisos de acceso de los usuarios, lo que permite establecer permisos de «sin acceso», «solo lectura» o «lectura y escritura».  

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El módulo ofrece vistas tanto en forma de tabla como de catálogo y permite crear, editar y eliminar documentos y carpetas con facilidad. Los documentos se pueden añadir subiéndolos o arrastrando archivos adjuntos, y se puede acceder a todas las versiones de un documento para revisarlas y descargarlas. Los agentes con acceso de lectura, como mínimo, pueden adjuntar documentos a los tickets y a las acciones, utilizando las funciones de búsqueda y filtrado para una gestión eficiente de los documentos.

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7. URL personalizada desde el menú de navegación

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Los perfiles de diseño de pantalla para el menú de navegación de la aplicación del agente incluyen ahora la opción de añadir botones personalizados con direcciones URL específicas. La incorporación de esta función te permite añadir fácilmente enlaces a tus aplicaciones favoritas, al tiempo que te ayuda a mantener HaloPSA como tu aplicación central de uso diario.

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8. Umbral presupuestario del proyecto

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HaloPSA introduce un desencadenante de evento denominado «Se ha alcanzado el umbral del presupuesto de tickets». La notificación se activará para aquellos proyectos cuyos presupuestos alcancen el «porcentaje de umbral» (configurado en la propia notificación) y solo para una instancia de ese tipo de presupuesto en la relación padre-hijo-abuelo. Esto forma parte de una iniciativa más amplia destinada a mejorar la gestión de proyectos y aumentar la visibilidad para los gestores de proyectos.

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9. Mejoras en Ingram Micro

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La integración de HaloPSA con Ingram Micro Reseller incluye ahora la creación automática de pedidos al generar pedidos de venta a partir de presupuestos. Hay una nueva opción para habilitar los webhooks de «Estado del pedido actualizado», junto con la posibilidad de asignar los estados de los pedidos de Ingram Micro Reseller a los estados de los pedidos de compra de Halo, lo que agiliza el proceso de aprovisionamiento dentro de HaloPSA. La configuración consiste en añadir una firma de webhook y establecer la URL de Halo. También se admiten las solicitudes de API entrantes y salientes.

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10. Creación y actualización instantáneas de tickets mediante webhooks

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Si utilizas Azure/Office 365, ahora puedes activar los webhooks para tus buzones de correo. Esto permite que se creen tickets o acciones al instante cada vez que llega un correo electrónico a la bandeja de entrada de un buzón conectado a Halo, lo que garantiza una atención inmediata y evita retrasos. El equipo de Halo recomienda cambiar al método de «webhooks» si aún no lo estás utilizando.

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Para habilitar los webhooks, hay que seleccionar «Credenciales de cliente » como método de autenticación y «Webhooks» como método, tal y como se muestra a continuación.

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*Por el momento, solo está disponible para los buzones de correo de Azure/Office 365.

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IA

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11. Sugerencias de IA

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Se han introducido importantes mejoras en el concepto de «Sugerencias de IA» dentro de HaloPSA. Siempre que tu método «Emparejamiento de tickets por IA e información de IA» esté configurado en «Funcionalidad integrada», verás una opción para configurar las «Sugerencias de IA». Estas funcionan de forma similar a las reglas de tickets, con una sección de «Criterios» y otra de «Resultado». Los criterios te permiten consultar:

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• Puntuación mínima de coincidencia: se puede utilizar para descartar las coincidencias menos relevantes de las condiciones posteriores. Por ejemplo, si solo quieres mostrar o ejecutar la sugerencia cuando haya una coincidencia realmente fuerte, aumenta este valor por encima de 0,9.

• Número mínimo de coincidencias: asegúrate de que haya al menos X coincidencias por encima de la puntuación que hayas especificado. Por ejemplo, quizá solo quieras crear un problema si hay 5 o más coincidencias significativas.

• Número de coincidencias necesarias que deben tener el mismo valor para que se aplique esta sugerencia: si se establece en 3, al menos 3 de las coincidencias deben tener el mismo valor para que se aplique esta sugerencia. En el caso de la asignación de agentes, en este escenario, si hay 5 tickets coincidentes, se recomendará al agente que tenga más de esos 5 tickets, pero solo si ya tiene más de 3.

• Porcentaje requerido de coincidencias que deben tener el mismo valor para que se aplique esta coincidencia: funciona igual que lo anterior, pero como porcentaje del total de coincidencias en lugar de como número mínimo.

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Entre los tipos de sugerencias que se pueden añadir se incluyen:

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• Establece el presupuesto en «Presupuesto de los tickets coincidentes»: esto te permitirá fijar el presupuesto del ticket basándote en el presupuesto medio, máximo o mínimo de los tickets coincidentes.

• Establece el agente asignado en función de los tickets coincidentes: esto te permitirá asignar el ticket al mismo agente que los tickets coincidentes, según el equipo predeterminado del agente, en caso de que varios de los tickets coincidentes estén asignados al mismo agente.

• Establecer la categoría en función de los tickets coincidentes: esto te permitirá establecer la categoría (1, 2, 3 o 4) del ticket si los coincidentes tienen una categoría de uso frecuente.

• Establecer la prioridad en función de los tickets coincidentes: esto te permitirá establecer la prioridad del ticket si los tickets coincidentes comparten un nivel de prioridad similar.

• Establece la prioridad según la sugerida por la IA: esto te permitirá fijar la prioridad tal y como la interpreta la IA.

• Ejecuta una automatización si la IA sugiere que el ticket es un incidente; esto te permitirá activar una automatización de acciones si la IA evalúa el ticket como un incidente, lo que te permitirá clasificarlo como tal.

• Ejecuta una automatización si la IA sugiere que el ticket es una solicitud; esto te permitirá activar una automatización de acciones si la IA evalúa el ticket como una solicitud, lo que te permitirá clasificarlo como tal.

• Crear un ticket de problema para los incidentes coincidentes: si los tickets coincidentes son incidentes que no están vinculados a ningún problema, puedes establecer un umbral para crear automáticamente un ticket de problema y vincularlos a él.

• Enlace a un ticket de problema existente basado en las coincidencias del ticket de problema de la incidencia: de forma similar a la creación de un ticket de problema, si la mayoría de las coincidencias ya están vinculadas al mismo problema, el sistema determinará que el ticket actual también debe vincularse a dicho ticket de problema.

• Ejecuta una automatización si hay coincidencias entre tickets: si hay alguna coincidencia entre tickets que supere una puntuación determinada, ejecuta una automatización de acciones.

• Ejecuta una automatización si hay artículos coincidentes: si hay algún artículo coincidente que supere una puntuación de coincidencia determinada, ejecuta una automatización de acción. Vincula esto a una acción que pueda redactar una respuesta utilizando las sugerencias de artículos de la función de coincidencia de conocimientos de IA añadida recientemente, para generar fácilmente una respuesta basada en los artículos coincidentes.

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Todas las sugerencias se pueden aplicar automáticamente, o bien puedes ofrecer sugerencias a tu equipo para que aplique una o todas ellas con un solo clic, lo que permite reducir los tiempos de clasificación y deja a tu equipo libre para dedicarse a lo que más importa: ¡resolver problemas!

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12. Búsqueda de conocimientos y agente virtual

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Partiendo de nuestras capacidades anteriores de búsqueda de conocimientos, ahora hemos integrado Azure AI Search para mejorar la experiencia del usuario. Esta mejora ofrece a los usuarios finales unas capacidades de búsqueda de conocimientos aún más potentes, que se integran a la perfección con nuestra función de agente virtual ya existente. El agente virtual, que se lanzó inicialmente para mejorar las interacciones con los usuarios, se beneficia ahora de esta integración, ofreciendo al instante respuestas aún más precisas y adaptadas al contexto.

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Esta actualización optimiza aún más la experiencia del usuario, ya que permite a los usuarios acceder a la información y registrar incidencias de forma autónoma, lo que reduce considerablemente el volumen de incidencias.

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