AHDB unifica la gestione della conformità e l'erogazione dei servizi con HaloITSM
L'AHDB ha riunito otto dipartimenti in un'unica piattaforma grazie a HaloITSM, ottimizzando i processi e rafforzando la conformità.
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+350%
Utilizzo della Knowledge Base
8 dipartimenti
Un'unica piattaforma integrata
Registro completo delle operazioni
per la rendicontazione in materia di conformità
Settore industriale
Settore pubblico
Regione
Europa
Strumento precedente
Informazioni su
L'AHDB è un ente indipendente, basato su dati scientifici e finanziato tramite un prelievo obbligatorio da parte di circa 100.000 agricoltori e altre imprese della filiera alimentare. L'ente opera nei settori della carne bovina, ovina e suina in Inghilterra, nel settore lattiero-caseario in Gran Bretagna e in quello dei cereali e delle sementi oleose nel Regno Unito.
Il loro obiettivo è quello di favorire il successo dell’agricoltura britannica, contribuire a migliorare i risultati aziendali, consentire ai contribuenti di essere competitivi e condividere le buone pratiche. A tal fine, l’AHDB svolge attività di analisi dei dati, ricerca e sviluppo, che si traducono in prodotti, strumenti e servizi di facile utilizzo, volti a fornire ai contribuenti gli strumenti necessari per prendere decisioni informate.
L'AHDB diffonde le proprie conoscenze attraverso un team regionale di esperti. Questo lavoro fondamentale è sostenuto dalla missione dell'organizzazione di aggiungere valore ai prodotti britannici di eccellenza, sia attraverso attività di marketing per i settori della carne e dei latticini nel Regno Unito, sia individuando opportunità di esportazione per i contribuenti in tutto il mondo.
La sfida
Il precedente strumento dell’AHDB gestiva le richieste provenienti dal reparto IT e da altri dipartimenti, ma si è rivelato di portata limitata. Il sistema era troppo rigido per i team non IT, come quelli addetti alle strutture e agli eventi, e non offriva la flessibilità necessaria per gestire processi strutturati quali la gestione delle modifiche, le richieste relative alla libertà di informazione e la rendicontazione normativa.
Quando è giunto il momento di rivalutare la situazione, l’AHDB aveva bisogno di una piattaforma aziendale piuttosto che di un altro strumento informatico. Diversi dipartimenti necessitavano di un metodo di lavoro coerente, ma, dato che le norme in materia di appalti richiedevano una nuova analisi di mercato e lo sviluppo stava rallentando, la fiducia nel sistema precedente era già venuta meno.
«Il nostro strumento precedente non era abbastanza flessibile per le nostre esigenze… Non è solo il reparto IT ad aver bisogno di uno strumento del genere, ma diversi reparti.»
Jamie Blakeman, Responsabile del supporto IT e delle infrastrutture
La soluzione
Dopo aver analizzato il mercato, l’AHDB ha scelto Halo per la sua flessibilità e la capacità di espandersi oltre l’ambito IT. La piattaforma è stata configurata per supportare flussi di lavoro personalizzati in diversi reparti e per la transizione è stato concesso un lasso di tempo sufficiente a garantire un’implementazione senza intoppi.
Un risultato fondamentale è stato ottenuto dal team responsabile della protezione dei dati. Ora gestisce le richieste di accesso alle informazioni (FOI), le richieste di accesso ai dati personali (SAR) e le valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati tramite Halo. I timer degli SLA sono impostati in base alle scadenze previste dalla legge, garantendo al team la certezza che nessuna richiesta venga trascurata e creando una chiara traccia di audit per la rendicontazione di conformità. In precedenza, questi processi erano frammentati e difficili da monitorare. Ora sono centralizzati, tracciabili e trasparenti.
Anche gli incidenti di sicurezza vengono registrati in Halo e inoltrati al team di sicurezza per la revisione e la segnalazione, creando un flusso di lavoro chiaro e verificabile per i casi sensibili. I responsabili della salute e della sicurezza utilizzano la piattaforma per monitorare incidenti, quasi incidenti e valutazioni dei rischi, a supporto della rendicontazione formale alle autorità di regolamentazione. Parallelamente, l’AHDB ha investito massicciamente nella gestione delle conoscenze. Una base di conoscenze centralizzata offre al personale un unico punto di riferimento per trovare risposte e registrare richieste qualora necessitino ancora di assistenza.
“Il fatto stesso di avere un unico portale self-service per tutti offre un’esperienza utente davvero eccellente. Dal punto di vista dell’utente finale, la richiesta viene inviata in un unico posto e raggiunge automaticamente il team competente. È un processo senza intoppi.”
Jamie Blakeman, Responsabile del supporto IT e delle infrastrutture
I risultati
Halo ha fornito all'AHDB una piattaforma unificata al servizio sia dei team IT che di quelli non IT, semplificando i processi e migliorando l'esperienza utente.
- Adozione a livello aziendale – Halo è ora utilizzato da 8 dipartimenti dell’AHDB, estendendosi ben oltre il settore IT fino a comprendere i servizi di gestione delle strutture, eventi, salute e sicurezza, protezione dei dati, sicurezza e altro ancora. Il numero di licenze è inoltre più che triplicato dal momento della messa in funzione, a testimonianza sia della crescente domanda sia della fiducia riposta dall’organizzazione nella piattaforma.
- Conformità normativa – tutte le richieste di accesso alle informazioni (FOI) e di rettifica dei dati (SAR) vengono registrate e monitorate in base alle scadenze previste dalla legge, con piena visibilità e una traccia verificabile. Ciò garantisce che l’AHDB soddisfi i rigorosi requisiti legali e riduce il rischio di mancato rispetto delle scadenze o di sanzioni.
- Crescita delle conoscenze – la base di conoscenze si è ampliata fino a superare gli 800 articoli, con un aumento dell’utilizzo di oltre il 350% dal 2021. Incoraggiando l’auto-aiuto, l’organizzazione ha ridotto la pressione sui team di assistenza e ha consentito al personale di risolvere i problemi più rapidamente.
- Passaggio al self-service: l'adozione del portale è più che raddoppiata tra il 2021 e il 2024, con tutte le richieste che ora vengono gestite tramite un unico portale centralizzato. Ciò ha consentito di ridurre il traffico di e-mail e di migliorare l'esperienza complessiva degli utenti.
- Efficienza operativa: i ticket programmati, i modelli di evento e i passaggi di consegne senza intoppi tra i team hanno ridotto il carico di lavoro manuale e migliorato la rendicontazione alle autorità di regolamentazione, tra cui HSE e Defra. I team dedicano meno tempo alla ricerca di informazioni e più tempo alle attività di maggior valore.
"Mi lascia davvero a bocca aperta la quantità di funzionalità e novità che vengono introdotte in ogni nuova versione di Halo… Adoro dare un’occhiata ai dettagli del rilascio e scoprire cosa ci aspetta."
Jamie Blakeman, Responsabile del supporto IT e delle infrastrutture
In prospettiva, l’AHDB intende continuare a semplificare i processi, estendere l’utilizzo di Halo ad altre aree dell’organizzazione ed esplorare le opportunità di integrazione con strumenti specializzati di gestione dei progetti e DevOps.