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Gestione dei progetti
Nel 2021 Sightsavers ha sostituito Ivanti con Halo per sostenere la propria missione globale e le operazioni critiche. Oggi, oltre 34 team utilizzano un’unica piattaforma per gestire flussi di lavoro complessi.
Sightsavers è un’organizzazione globale per lo sviluppo che opera per eliminare la cecità evitabile e promuovere le pari opportunità per le persone con disabilità. Con attività in diverse regioni e un’ampia gamma di team interni, l’organizzazione aveva bisogno di una soluzione flessibile per la gestione dei servizi in grado di supportare flussi di lavoro complessi, favorire la collaborazione e soddisfare le esigenze organizzative più ampie.
Il sistema precedente era diventato sempre più difficile da gestire. La configurazione era complessa e richiedeva molto tempo, tanto da rendere spesso necessaria la consulenza di esperti esterni. Le funzionalità aggiuntive comportavano costi elevati, rendendo difficile adattare il sistema all’evolversi delle esigenze.
«C’erano molte cose che avremmo voluto fare, ma sembrava che comportassero sempre dei costi aggiuntivi.»
Sebbene alcuni reparti, come quello finanziario e quello delle risorse umane, avessero iniziato a utilizzare la piattaforma, non era possibile ampliarne ulteriormente l’uso. Molti team continuavano a fare affidamento su processi manuali, limitando così la visibilità e l’uniformità all’interno dell’organizzazione.
Uno dei flussi di lavoro più complessi e cruciali per l’attività aziendale era quello relativo alla prenotazione dei viaggi internazionali e alla valutazione dei rischi. Il personale di Sightsavers si reca regolarmente sul campo per sostenere i progetti e supervisionare i programmi in aree ad alto rischio. Il processo di approvazione doveva adattarsi in base al rischio specifico della destinazione, indirizzando automaticamente le richieste attraverso i controlli appropriati, dai responsabili di linea ai team di sicurezza regionali.
Esistono inoltre processi, come l’inserimento dei nuovi dipendenti, in cui diversi team devono avere accesso alle stesse informazioni. Anziché aprire ticket separati per ciascun reparto, l’organizzazione aveva bisogno di un modo per semplificare la comunicazione e gestire le richieste correlate in modo più efficiente. Era necessario un sistema in grado di gestire in modo chiaro ed efficiente la relazione tra ticket principali e secondari.
Sightsavers aveva bisogno di una piattaforma in grado di supportare in modo sicuro i processi critici, consentire ai team di adattare i flussi di lavoro internamente e andare ben oltre la tradizionale gestione dei servizi IT.
Sightsavers ha iniziato a implementare Halo nel 2021, con l'obiettivo di creare una piattaforma in grado di adattarsi al proprio modo di lavorare, anziché costringere i team a scendere a compromessi in termini di processi o funzionalità.
Una delle prime priorità è stata la riorganizzazione del flusso di lavoro relativo alle prenotazioni di viaggio e alla valutazione dei rischi. Grazie alle tabelle personalizzate di Halo, alla visibilità dinamica dei campi e ai controlli di accesso basati sui ruoli, hanno creato un sistema che si adatta automaticamente in base al livello di rischio della destinazione. I paesi a rischio più elevato attivano domande aggiuntive, approvazioni e controlli di sicurezza. Il personale può verificare i rischi delle destinazioni tramite una dashboard collegata, e solo gli utenti autorizzati possono accedere o aggiornare i dati sensibili.
Oltre al settore dei viaggi, Sightsavers ha utilizzato Halo per semplificare altri flussi di lavoro complessi e che coinvolgono più team. Un esempio lampante è quello dell’inserimento dei nuovi assunti: grazie al sistema di ticketing “genitore-figlio”, un unico modulo collega ora le richieste rivolte alle risorse umane, alla contabilità e all’IT, snellendo quello che un tempo era un processo frammentato e ripetitivo.
Un team IT interno all’organizzazione è ora in grado di configurare e perfezionare in modo autonomo i flussi di lavoro e i processi di molti dei team che utilizzano la soluzione. Niente consulenti esterni, niente attese per il supporto amministrativo: solo cambiamenti rapidi e flessibili quando e dove servono.
Halo è diventato il pilastro delle operazioni interne di Sightsavers, fornendo supporto in ogni ambito, dal coordinamento del lavoro del team dei Servizi Creativi alle approvazioni relative alle risorse umane e alla contabilità, compresi tutti i processi informatici.
Il nuovo processo di gestione dei viaggi opera ora su scala globale, coprendo 223 paesi con una logica di valutazione dinamica dei rischi integrata direttamente nel flusso di lavoro. Tutte le informazioni sono archiviate in modo sicuro e gestite con rigorosi controlli di accesso, garantendo che i team autorizzati possano accedere rapidamente a ciò di cui hanno bisogno in caso di incidente critico, a tutela della sicurezza del personale e della continuità operativa nelle regioni ad alto rischio.
I team addetti alla sicurezza ora gestiscono e aggiornano autonomamente i livelli di rischio per paese, eliminando la dipendenza dal reparto IT e migliorando i tempi di risposta. Il personale può visualizzare in anticipo i livelli di rischio delle destinazioni, il che lo aiuta a prendere decisioni più sicure e consapevoli.
In altri ambiti, Halo ha ridotto in modo significativo il carico di lavoro manuale. Solo per quanto riguarda l’inserimento dei nuovi assunti:
Questo cambiamento ha migliorato la visibilità, ridotto gli scambi inutili e definito con maggiore chiarezza le responsabilità tra i vari reparti.
Oggi, oltre 140 agenti distribuiti in 34 team utilizzano Halo per gestire più di 280 tipi di ticket, 250 servizi e oltre 50 flussi di lavoro automatizzati. Grazie al pieno controllo sulla configurazione, Sightsavers continua ad ampliare la portata e l’impatto della piattaforma, senza bisogno di ricorrere a consulenze esterne.
"A tutti quelli con cui parlo piace usarlo… Avere un sistema che la gente apprezza è un fattore fondamentale per garantirne il successo."
Quello che era iniziato come un passaggio inevitabile da uno strumento restrittivo si è trasformato in una piattaforma che supporta operazioni fondamentali, assiste il personale nelle regioni ad alto rischio e protegge le persone che stanno dietro alla missione.
