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El zoológico de Chester implantó Halo para introducir una gestión estructurada del cambio, mejorar la visibilidad de más de 6.500 activos y unificar la gobernanza y el cumplimiento normativo. El tiempo necesario para preparar las auditorías se redujo de varios días a unos 30 minutos.
El zoológico de Chester es la atracción más visitada del Reino Unido fuera de Londres y una organización benéfica dedicada a la conservación reconocida a nivel mundial. Con dos millones de visitantes al año, cuida de más de 30 000 animales de 500 especies diferentes, muchas de ellas en peligro de extinción. Impulsado por su misión de evitar la extinción, el zoológico es líder mundial en conservación, sostenibilidad y educación, y apoya más de 100 proyectos sobre el terreno en 20 países. Cuenta con más de 1 000 empleados y colabora estrechamente con las comunidades y los colegios para recuperar la biodiversidad del Reino Unido.
El zoológico de Chester lleva a cabo una actividad compleja, y los sistemas que la sustentan son fundamentales. La tecnología facilita la comunicación, la seguridad y el funcionamiento diario del recinto, lo que repercute directamente en la seguridad del personal, el bienestar de los animales y la experiencia de los visitantes.
Su anterior plataforma de asistencia técnica ya no resultaba suficiente. En un entorno como el del zoológico de Chester, donde los sistemas están estrechamente interconectados, un cambio en un área puede tener repercusiones en otras. La gestión de los cambios seguía realizándose mediante un proceso manual, lo que dificultaba mantener una supervisión adecuada.
La gestión de activos era otro de los retos. El equipo necesitaba una forma más clara de comprender cómo se gestionaba el soporte técnico de los sistemas en todo el zoológico. Los activos, como el sistema de videovigilancia, son fundamentales para la seguridad, el bienestar del personal y de los visitantes, así como para el bienestar de los animales, por lo que era importante conocer cómo se relacionaban esos sistemas con los contratos, los acuerdos de soporte técnico, los periodos de garantía, las licencias de software y los usuarios.
Al mismo tiempo, existía una presión adicional en torno a la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento normativo. El proveedor de servicios de GRC con el que contaba el zoológico había aumentado los costes en un 700 %, lo que llevó al equipo a buscar opciones más sostenibles.
Ante unas necesidades complejas y cambiantes, el zoológico de Chester necesitaba una plataforma que pudiera conectar sus sistemas y adaptarse a los cambios de la organización.
«El zoológico es una organización muy compleja. Es comparable a una pequeña ciudad. Si cambias una cosa aquí, eso tiene repercusiones en todo el sistema».
El zoológico de Chester eligió a Halo porque su equipo se tomó el tiempo necesario para comprender sus necesidades, colaboró estrechamente con la organización para dar forma a la solución adecuada y ofreció un modelo de precios inclusivo que se ajustaba mejor al sector benéfico.
Halo también permitió al zoológico de Chester implantar un enfoque mucho más estructurado para el control de cambios. Un proceso que antes se gestionaba mediante documentos de Word y hojas de cálculo de Excel se rediseñó en Halo utilizando flujos de trabajo, fases de aprobación y documentación de apoyo. Ahora, los cambios siguen un proceso definido, en el que las aprobaciones y la información sobre riesgos se registran junto con la solicitud, lo que proporciona al equipo una visión más clara de qué se está modificando y por qué.
Halo proporcionó al equipo una visibilidad mucho mayor de todo su parque de activos. En lugar de mantener registros aislados, los activos podían vincularse a contratos, acuerdos de asistencia, períodos de garantía, licencias de software y usuarios. En un entorno como el del zoológico de Chester, donde sistemas como el circuito cerrado de televisión (CCTV) contribuyen a la seguridad y al bienestar de los animales, esto proporcionó al equipo una visión más clara de qué equipos había instalados y cómo se gestionaba su mantenimiento. Ahora, los técnicos pueden acceder a la información de los activos in situ a través de la aplicación móvil, escanear códigos de barras y crear incidencias directamente desde el propio activo.
Halo también se adoptó para las áreas de gobernanza, riesgo y cumplimiento normativo una vez que quedó claro que podía dar respuesta a esos requisitos. Esto permitió que el equipo de cumplimiento normativo comenzara a utilizar la misma plataforma, en lugar de depender de un sistema independiente, y le dio la confianza necesaria para seguir ampliando el uso de Halo en toda la organización.
«Para mí, lo más importante de Halo es todo ese proceso de atención al cliente, ese contacto con el cliente, comprender nuestros requisitos, entender nuestras necesidades y ayudarnos a encontrar una solución».
Con Halo en funcionamiento, el equipo logró:
«Para nosotros es algo a largo plazo. El zoo cambia constantemente, así que es fundamental contar con algo que se adapte a nosotros».
De cara al futuro, el zoológico de Chester considera que Halo es una plataforma sobre la que puede seguir construyendo a medida que la organización evoluciona.
