Cómo Evolve redujo los costes de mantenimiento de la plataforma en un 80 % gracias a Halo

Acerca de

Con sede en el Gran Mánchester, Evolve es una empresa tecnológica de rápido crecimiento que proporciona conectividad de red a algunas de las marcas con más establecimientos del Reino Unido. La empresa gestiona la conectividad en más de 10 000 establecimientos repartidos por 10 países, centrándose en los sectores del comercio minorista, la restauración rápida, la hostelería y las estaciones de servicio.

El reto

Para respaldar su rápido crecimiento hace cinco años, Evolve necesitaba una plataforma de nivel empresarial. Sin embargo, tras colaborar con varios socios de implementación en múltiples plataformas y proyectos, quedó claro que Evolve necesitaba una plataforma más personalizada debido a su naturaleza y requisitos específicos.

El punto de inflexión se produjo con el lanzamiento de un nuevo módulo de gestión de casos. Su implantación habría supuesto que Evolve tuviera que adaptar sus procesos al software, en lugar de que fuera el sistema el que se ajustara al modelo operativo de Evolve.

Para una empresa que ha crecido rápidamente siguiendo su propio estilo, esto supuso un replanteamiento del mercado.

Para entonces, ya resultaba difícil pasar por alto el coste diario de la plataforma. Su configuración requería una gama tan amplia de conocimientos especializados que casi todo se subcontrataba, y hasta los cambios más sencillos podían tardar 12 semanas en implementarse.

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«No somos un MSP al uso: nuestra forma de trabajar es bastante singular. Lo que necesitábamos era una plataforma que pudiéramos adaptar a nuestro negocio, en lugar de una que nos obligara a adaptarnos a ella». 

Ryan Stephenson-Brown, director de sistemas de información de Evolve

La solución

Los equipos de toda la empresa se preparaban para una migración larga y difícil a HaloPSA. Sin embargo, la fase inicial solo duró 8 semanas y, en la actualidad, alrededor del 80 % de la empresa ya opera con Halo, mientras que los últimos equipos están realizando la transición junto con el equipo de implementación de Halo.

El cambio más importante ha sido la facilidad con la que la plataforma se adapta a las necesidades de la empresa. Antes, teníamos que trabajar con especialistas externos y los plazos de entrega podían llegar a ser de hasta 12 semanas; ahora, el propio equipo de Evolve es capaz de realizar cambios en tiempo real, tanto por su cuenta como en colaboración con el equipo de implementación de Halo.

Dado que Halo funciona con SQL, los expertos internos del equipo extraen exactamente los datos que necesitan directamente de la base de datos y, gracias a la API de Halo, los informes y los paneles de control que antes tardaban días en elaborarse ahora se generan en cuestión de minutos.

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La consolidación ha ido mucho más allá del simple cambio de plataforma. Se han integrado en la plataforma otros 15 sistemas aproximadamente, entre los que se encuentran Zendesk, Smartsheet y Harvest.

Evolve gestiona incluso sus propias solicitudes de cambio internas en Halo, utilizando el portal de usuarios finales y el proceso de lanzamiento de versiones de software para registrar y realizar un seguimiento de su propia lista de tareas pendientes de configuración.

Más recientemente, Evolve se ha convertido en socio de Halo y ha comenzado a migrar a sus propios clientes a HaloITSM. Desde que sus primeros clientes entraron en funcionamiento, la buena acogida ha dado lugar a conversaciones con más clientes sobre la posibilidad de que estos también den el salto.

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«Como es lógico, algunos de nuestros equipos estaban nerviosos ante la perspectiva de otra migración. En cuestión de semanas, esa situación había cambiado por completo: ahora lo que me dicen es que deberíamos haberlo hecho hace cinco años. Es una de las mejores decisiones que hemos tomado como empresa». 

Ryan Stephenson-Brown, director de sistemas de información de Evolve

Los resultados

Tras doce meses, la inversión ya se está amortizando.

• Reducción del 50 % en los costes de licencia.
• Un 80 % menos de costes de implementación y de mantenimiento de la plataforma, ya que ahora la configuración se gestiona internamente en lugar de recurrir a especialistas externos
• 15 sistemas integrados en una única plataforma, entre los que se incluyen Zendesk, Smartsheet y Harvest.
• Ahorro de horas cada semana, gracias a un resumen semanal generado por IA sobre los clientes que sustituye a la revisión manual de miles de tickets al mes.
• Informes y paneles de control creados en cuestión de minutos, en lugar de días.
• Las integraciones con los clientes, que antes requerían un mantenimiento constante, ahora funcionan de forma fiable, lo que permite mantener sincronizadas las instancias de PSA de Evolve y las de ITSM de los clientes.
• Los primeros clientes se han migrado a HaloITSM; Evolve es ahora socio de Halo y se están manteniendo conversaciones con el resto de su cartera de clientes.

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«Halo nos ofrece todo lo que necesitamos hoy en día, y el ritmo de desarrollo es extraordinario: cada nueva versión aporta nuevas funcionalidades que podemos poner en práctica de inmediato. Eso nos da mucha confianza en el rumbo que está tomando la plataforma».

Ryan Stephenson-Brown, director de sistemas de información de Evolve

Ahora que los últimos equipos se están incorporando, cada vez hay más clientes que se pasan a Halo y el equipo apenas ha empezado a explorar las posibilidades de la IA de Halo, Evolve confía en que no volverá a salir al mercado.

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