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Videndum sustituyó los sistemas fragmentados por la plataforma unificada de Halo, lo que mejoró el cumplimiento normativo e impulsó un cambio cultural. Desde las plantas de producción hasta las oficinas internacionales, Halo ha ayudado a Videndum a adoptar procesos estructurados.
Videndum diseña, fabrica y suministra productos de alto rendimiento en tres sectores principales: cine, radiodifusión y fotografía. Con sede en Bury St Edmunds, Suffolk, y equipos en Italia, Estados Unidos, Costa Rica y China, la empresa combina su alcance global con un firme compromiso con la innovación, la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo.
Halo, que en un principio se implantó como herramienta de atención al usuario para el departamento de TI, se ha convertido desde entonces en una plataforma para toda la empresa que aúna a los distintos departamentos con el fin de optimizar los procesos, impulsar el cambio cultural y mejorar la visibilidad.
Videndum había estado utilizando una versión local de Jira Service Desk, pero, al acercarse el fin de su ciclo de vida, el equipo necesitaba un nuevo sistema. En lugar de optar por una solución idéntica, querían encontrar algo más moderno, basado en la nube e intuitivo.
Al mismo tiempo, otras áreas de la empresa sufrían las consecuencias de la falta de integración entre las herramientas. La elaboración de informes sobre salud y seguridad, por ejemplo, se gestionaba a través de SharePoint, lo que dificultaba la recopilación de métricas significativas o el seguimiento de las acciones. Esto suponía un reto especial para una empresa que cotiza en bolsa, en la que la elaboración de informes precisos sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI) es esencial para el gobierno corporativo interno y las auditorías externas.
Pero las barreras no eran solo técnicas, sino también culturales. Los procesos estructurados, como el control de cambios y la gestión de problemas, solían considerarse una pérdida de tiempo o una medida punitiva. Los equipos se mostraban reacios a registrar los cambios o a plantear problemas, y algunos evitaban por completo seguir dichos procesos. Como resultado, se pasaban por alto lecciones fundamentales y se dejaban escapar oportunidades de mejora.
Videndum eligió Halo tras recibir comentarios muy positivos tanto del equipo de TI como de los usuarios finales. Aunque la implantación inicial se centró en el departamento de TI, la facilidad de uso de la plataforma puso rápidamente de manifiesto su potencial en el conjunto de la empresa.
El modelo de licencias simultáneas de Halo también contribuyó a que su implantación fuera viable a gran escala, permitiendo que tanto el personal de fábrica como los usuarios ocasionales pudieran acceder a la plataforma sin costes innecesarios.
Halo ha ayudado a Videndum a pasar de unos sistemas fragmentados y unos procesos inconsistentes a una plataforma unificada, lo que ha permitido facilitar las operaciones diarias, mejorar el cumplimiento normativo y transformar la cultura del equipo.
Halo no solo facilitó la adopción de nuevos procesos, sino que contribuyó a cambiar la forma de trabajar de las personas. Su diseño sencillo permitió a los equipos, especialmente a los que no pertenecían al departamento de TI, empezar a registrar incidencias, seguir flujos de trabajo y participar en procesos estructurados por primera vez. Gracias a la compatibilidad lingüística integrada y a una experiencia coherente en todas las regiones, ese cambio se ha afianzado a nivel mundial, desde el Reino Unido hasta Italia, pasando por Estados Unidos, Costa Rica y China.
«Lo que hemos conseguido en Halo es fomentar de verdad una cultura de mejora, ya sea mediante una mejor gestión de los informes de salud y seguridad o aceptando el cambio y las incidencias como algo positivo».
Halo sigue evolucionando al ritmo de las necesidades de Videndum, ampliando su alcance a nuevas áreas, incorporando nuevas funciones y apoyando la transición de la empresa hacia formas de trabajo más inteligentes y conectadas.
