Wie Envision Radiology den wöchentlichen Aufwand für Compliance-Aufgaben um bis zu 60 Stunden reduziert hat

Envision Radiology hat den Umstieg von fünf isolierten Supportabteilungen auf zwölf Teams auf einer einzigen Plattform vollzogen, die Inbetriebnahme ein Quartal früher als geplant durchgeführt und Compliance-Prüfungen automatisiert, die zuvor bis zu 60 Stunden pro Woche in Anspruch nahmen.

40–60
Stunden pro Woche für die automatisierte Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften
30%
Reduzierung des Arbeitsaufkommens im Helpdesk innerhalb von zwei Monaten
38%
Nutzungsrate des Portals, ein Anstieg von unter 10 %
Industrie
Gesundheitswesen
Region
Nordamerika
Vorheriges Werkzeug

Über

Envision Radiology feiert in diesem Jahr sein 25-jähriges Jubiläum. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Colorado Springs ist von einem einzigen Zentrum auf über 100 Standorte in Colorado, Texas und etwa zehn weiteren Bundesstaaten angewachsen. Es ist auf medizinische Bildgebung spezialisiert und arbeitet mit Gesundheitssystemen zusammen, um Röntgen-, MRT- und CT-Untersuchungen anzubieten.

Herausforderung

Das bisherige System von Envision war fragmentiert. Es wurde von fünf Abteilungen genutzt, wobei nur etwa die Hälfte davon aktiv damit arbeitete; jede Abteilung agierte isoliert, ohne die Möglichkeit, Informationen über ein Ticket hinweg auszutauschen. Diese mangelnde Transparenz verursachte echte betriebliche Kosten. Da die Personalabteilung keinen Überblick darüber hatte, was andere Teams im Bestand hatten, wurden Vermögenswerte nicht immer nachverfolgt, wenn Mitarbeiter und Ausrüstung zwischen den Teams wechselten.

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Die Art und Weise, wie die Tickets eingingen, erhöhte die Arbeitsbelastung zusätzlich. Das Hilfeportal wurde kaum genutzt – weniger als 10 % der Tickets wurden darüber eingereicht –, sodass die meisten per Telefon oder E-Mail eintrafen und manuell sortiert und weitergeleitet werden mussten. Dies führte zu Anrufen bei jedem Team und hielt einen manuellen Arbeitsaufwand aufrecht, den das System eigentlich beseitigen sollte. In einem Unternehmen für medizinische Bildgebung macht sich das schnell an der Rezeption bemerkbar: Ein Mitarbeiter, der sich nicht einloggen kann, oder ein Scanner, der die Patienten-ID nicht liest, lässt jemanden warten.

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Auch an anderer Stelle mussten Lücken durch manuellen Aufwand geschlossen werden. Um die Vorschriften einzuhalten, verbrachten die Mitarbeiter 40 bis 60 Stunden pro Woche damit, die Richtigkeit der Patientendaten, die den medizinischen Bildern zugeordnet waren, von Hand zu überprüfen. Angesichts dieser Isolation und des manuellen Aufwands lag es auf der Hand, das System zu ersetzen.

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Alles war in Silos unterteilt. Es gab fünf separate Abteilungen, und keine von ihnen hatte Einblick in die Arbeit der anderen.
Mike Moran, Analyst für technische Lösungen, Envision Radiology

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Lösung

Halo war innerhalb von zwei bis drei Wochen nach Vertragsunterzeichnung vor Ort, und die Kernumgebung war innerhalb einer Woche betriebsbereit. Anstatt sofort den Betrieb aufzunehmen, nahm sich Envision einen Monat Zeit, um das gesamte Unternehmen mit einzubeziehen: Dabei wurde die tatsächliche Nutzung des Systems dokumentiert und es fanden Informationsveranstaltungen statt, damit die Mitarbeiter wussten, wohin sie sich wenden mussten, bevor die Umstellung erfolgte. Die Inbetriebnahme erfolgte dann Ende des zweiten Quartals, noch vor dem ursprünglich für das dritte Quartal geplanten Termin, und wurde schrittweise eingeführt: zuerst die IT, dann die Personalabteilung und schließlich die übrigen Abteilungen Anfang des folgenden Jahres, sodass sich jedes Team erst einmal einarbeiten konnte, bevor das nächste hinzukam. Wo etwas nicht von Haus aus vorhanden war, wie beispielsweise Benachrichtigungen bei Bereitschaftsdiensten außerhalb der Arbeitszeiten, wurde dies im Rahmen der Arbeit vor Ort selbst implementiert, anstatt es Envision zu überlassen, eine Umgehungslösung zu finden.

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Das Portal hat die Art und Weise verändert, wie das gesamte Unternehmen um Hilfe bittet. Während das alte Portal weitgehend ungenutzt blieb, entscheiden sich die Mitarbeiter nun zuerst dafür, da die Formulare von vornherein die richtigen Details erfassen und jedes Ticket direkt an das Team weiterleiten, das es bearbeiten soll – ohne manuelle Vorab-Einstufung. Die Formulare sorgen zudem für die Einhaltung der Prioritäten: Wenn man etwas als „kritisch“ markiert, wird nach dem Grund gefragt, sodass echte Notfälle zuerst bearbeitet werden und nicht einfach derjenige, der zuerst gefragt hat. Am schnellsten zeigte sich der Effekt beim Helpdesk. Während die Mitarbeiter früher nicht von den Telefonen weggehen konnten, weil die Anrufe nie aufhörten, können sie nun die Warteschlange verlassen, um jemandem mit einem wirklich schwerwiegenden Problem ausreichend Zeit zu widmen – und für ein Unternehmen, bei dem dieses Problem beispielsweise eine verschlossene Rezeption mit einem wartenden Patienten sein könnte, gilt: Je schneller jemand die richtige Hilfe erhält, desto besser.

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Auch die Änderungskontrolle wurde auf die gleiche Weise umgestellt. Was einst eine Kette nicht nachverfolgter E-Mails war, wurde in Halo als dokumentierte IT- und unternehmensweite Prozesse integriert. Wenn also an einem Montagmorgen etwas nicht stimmt, können die Mitarbeiter an vorderster Front sehen, was sich am Vortag geändert hat, anstatt zu raten. Und die Compliance-Arbeit, die zuvor 40 bis 60 Stunden pro Woche in Anspruch genommen hatte, folgte diesem Beispiel. Dank einer bestehenden BAA und der HIPAA-Konformität der gesamten Plattform überprüft nun eine Integration zwischen Halo und dem Bildgebungssystem von Envision die jedem Bild beigefügten Patientendaten und markiert nur das, was einer manuellen Überprüfung bedarf – wodurch sich der bisherige manuelle Arbeitsaufwand auf die wenigen Fälle reduziert, die tatsächlich einer Überprüfung bedürfen.

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Anfang 2026 übernahm Envision ein Unternehmen, wodurch sich seine Größe fast verdoppelte, und Halo war die Plattform, auf der die beiden Unternehmen zusammengeführt wurden. Dank der Multi-Tenant-Unterstützung konnte das neue Unternehmen seine eigene Microsoft-Umgebung beibehalten, während es mit Halo arbeitete, sodass die Umstellung vor Ort kaum spürbar war, und Halo war das erste System, auf das Envision die Mitarbeiter umstellte.

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Ich habe die IT-Abteilung angerufen, um zu besprechen, welche Plattform wir beibehalten sollen. Da gab es gar keine Diskussion.
Mike Moran, Analyst für technische Lösungen, Envision Radiology
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Ergebnis

Seit der Umstellung auf Halo hat Envision Radiology seine Abläufe auf einer einzigen Plattform zusammengeführt und manuelle Arbeitsschritte eliminiert.

  • 40–60 Stunden pro Woche werden nun automatisch auf die Einhaltung von Vorschriften überprüft. Die manuelle Überprüfung der mit medizinischen Bildern verknüpften Patientendaten hatte bisher so lange gedauert. Dank der Integration von Halo in das Bildgebungssystem erfolgt dies nun automatisch, wobei nur die Fälle angezeigt werden, die eine manuelle Überprüfung erfordern.
  • Über 200 Mitarbeiter mit 124 Lizenzen. Dank namentlicher und gleichzeitiger Lizenzierung kann Envision den Zugriff auf gelegentlich tätige Mitarbeiter verteilen, anstatt für jeden Gelegenheitsnutzer eine Vollversion zu erwerben. Durch Endbenutzeraktionen können Mitarbeiter Anträge genehmigen, ohne überhaupt eine Mitarbeiterlizenz zu benötigen, wodurch die Lizenzkosten deutlich unter der Mitarbeiterzahl bleiben.
  • 30 % weniger Arbeitsaufwand für den Helpdesk. In den ersten beiden Monaten entlastete die automatische Weiterleitung den Helpdesk um rund 30 % und machte die Einstellung eines weiteren Vollzeitmitarbeiters überflüssig.
  • Die Nutzung des Portals stieg von unter 10 % auf 38 %. Da die Nutzer nun in erster Linie den Self-Service nutzen, sank der Anteil der telefonischen Anfragen auf etwa 11 %, wodurch der Helpdesk entlastet wurde und sich nun den Fällen widmen kann, die echte Aufmerksamkeit erfordern.
  • Von 5 Abteilungen auf 12. Envision hat sich von fünf isolierten Abteilungen zu zwölf entwickelt, die auf einer Plattform zusammenarbeiten und mittlerweile etwas mehr als 200 Mitarbeiter sowie rund 9.000 aktive Nutzer unterstützen.
  • Eine Unternehmensübernahme, die auf einer einzigen Plattform abgewickelt wurde. Als Envision ein Unternehmen übernahm, wodurch sich seine Größe fast verdoppelte, war Halo das erste System, auf das das neue Unternehmen umgestellt wurde, wodurch das Wachstum aufgefangen wurde, ohne dass es zu Störungen auf einer der beiden Seiten kam.

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Nach fast vier Jahren betreibt Envision sein gesamtes Unternehmen nun auf Halo, und die Nachfrage wächst weiter: Immer mehr Teams möchten mitmachen, und die Unternehmensleitung unterstützt weitere Investitionen für die kommenden Jahre.

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Das Wachstum und die Umsetzung der von Halo ergriffenen Maßnahmen haben meiner Unternehmensleitung das Vertrauen gegeben, auch in den kommenden Jahren weiterhin in Halo zu investieren.
Mike Moran, Analyst für technische Lösungen, Envision Radiology
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