Bildungseinrichtungen sind komplexe, multifunktionale Organisationen, deren Anforderungen an das Servicemanagement weit über den technologischen Bereich hinausgehen. Die Teams betreuen Tausende von Studierenden und Mitarbeitern an mehreren Standorten. Die Personalabteilungen verwalten eine vielfältige und oft saisonabhängige Belegschaft. Die Facility-Management-Teams kümmern sich um einen großen, vielfältigen Immobilienbestand. Die Finanzabteilungen verwalten komplexe Finanzierungsströme und Beschaffungsanforderungen. Halo vereint all diese Servicefunktionen in einer einzigen, flexiblen Plattform, die sich schnell bereitstellen lässt, einfach zu konfigurieren ist und so konzipiert ist, dass sie für jedes Team in Ihrer Einrichtung geeignet ist.
Gleichberechtigte Unterstützung von Studierenden und Mitarbeitern
Halo unterstützt sowohl das Service-Management für Mitarbeiter als auch den Support für Studierende auf ein und derselben Plattform. Helpdesks für Studierende, HR-Service-Desks für Mitarbeiter, Berichtstools für die Immobilienverwaltung für Campus-Teams und Finanzportale für Budgetverantwortliche können alle auf derselben Plattform betrieben werden, wobei jedes System auf die spezifischen Bedürfnisse und die Sprache seiner Nutzer zugeschnitten ist.
Eine Plattform für alle Abteilungen
Von der IT über die Personalabteilung bis hin zu den Bereichen Facility Management, Finanzen, Immatrikulationsamt und Studentenservice – jedes Team Ihrer Einrichtung hat Anforderungen an das Servicemanagement. Halo vereint all diese Bereiche auf einer einzigen Plattform, wobei jeder Bereich über einen eigenen Servicekatalog, eigene Workflows und eigene SLAs verfügt. So erhält jede Abteilung die notwendigen Werkzeuge, um einen hervorragenden Service zu bieten, ohne die Kosten und die Komplexität, die mit dem Betrieb mehrerer voneinander getrennter Systeme verbunden sind.
KI, die Ihre Teams unterstützt
Halo bietet standardmäßig plattformübergreifende KI-Funktionen ohne zusätzliche Kosten. In Zeiten mit hohem Einschreibungsaufkommen bewältigt die KI-Triage den Anstieg an Anfragen neuer Studierender, ohne dass zusätzliches Personal benötigt wird. KI-gestützte Wissensvorschläge helfen Studierenden und Mitarbeitern, häufige Fragen selbst zu klären, bevor sie ein Ticket erstellen. Vorausschauende Nachfrageprognosen liefern Ihren Serviceverantwortlichen die notwendigen Einblicke, um Ressourcen bereits vor Beginn des akademischen Kalenders zu planen.
Auf den akademischen Kalender zugeschnitten
Bildungseinrichtungen folgen einem Rhythmus, der sich von dem anderer Branchen unterscheidet: Einschreibungsspitzen, Semesterbeginn, Prüfungszeiträume und Sommerpause sorgen für Schwankungen in der Nachfrage nach Dienstleistungen – mal gibt es Spitzen, mal Flauten. Halo ist darauf ausgelegt, sich Ihrem akademischen Kalender anzupassen – mit skalierbaren Arbeitsabläufen, KI-gestützten Nachfrageprognosen und automatisierten Prozessen, die Ihren Teams helfen, Spitzenzeiten vorzugreifen, anstatt nur darauf zu reagieren.
Sicherheit und Compliance, auf die Sie sich verlassen können
Bildungseinrichtungen verarbeiten sensible Daten von Studierenden, Mitarbeitern und Dritten und unterliegen der DSGVO, datenschutzrechtlichen Verpflichtungen sowie branchenspezifischen regulatorischen Anforderungen. Halo verfügt über die Zertifizierungen SOC 2 Typ II, ISO 27001 und Cyber Essentials Plus, ist vollständig DSGVO-konform und bietet lückenlose Prüfpfade für jede Serviceinteraktion.
Schnelle Behebung von Vorfällen an allen Standorten
Wenn es während einer Prüfungsphase oder einer Vorlesung zu Systemausfällen kommt, zählt jede Minute. Halo bietet Ihrem IT-Team einen strukturierten Prozess zur schnellen Erfassung, Einstufung und Behebung von Vorfällen – mit automatisierter Weiterleitung, SLA-Zielen und Workflows für schwerwiegende Vorfälle, die Studierende, Mitarbeiter und Führungskräfte auf dem Laufenden halten, wenn kritische Systeme betroffen sind.
Vermögensverwaltung eines komplexen Vermögensbestands
Bildungseinrichtungen verwalten Tausende von IT-Geräten, die über mehrere Gebäude, Campusse und Fernunterrichtsumgebungen verteilt sind. Halo bietet Ihrem Team ein zentrales, präzises Verzeichnis aller Geräte, wobei Standortverfolgung, Lebenszyklusmanagement, Wartungshistorie und Integrationen zur automatischen Erkennung standardmäßig enthalten sind.
Helpdesk und Selbstbedienungsangebote für Studierende
Studierende erwarten einen schnellen, digital ausgerichteten Support. Halo lässt sich als studentenorientierter Helpdesk mit einer markenspezifischen, für Mobilgeräte optimierten Benutzeroberfläche konfigurieren, über die sich Probleme ganz einfach melden, Softwarezugänge beantragen und Antworten von jedem Gerät aus finden lassen. KI-gestützte Wissensvorschläge helfen den Studierenden, Probleme selbst zu lösen, bevor ein Ticket erstellt wird.
Veränderungsmanagement zum Schutz von Lehre und Lernen
Änderungen an der Infrastruktur für Bildungstechnologie müssen sorgfältig unter Berücksichtigung des akademischen Kalenders geplant werden. Halo bietet einen strukturierten, CAB-konformen Änderungsprozess mit Risikobewertung, Auswirkungsanalyse, Änderungsplanung und lückenlosen Prüfpfaden, wodurch sichergestellt wird, dass kritische Systemänderungen sicher und zum richtigen Zeitpunkt erfolgen.
Compliance- und Sicherheitsberichterstattung
Halo führt lückenlose Prüfpfade für jede Systemzugriffsanfrage, jede Änderung und jeden Vorfall und verfügt über Berichtstools, die bei Bedarf Belege für interne Überprüfungen, behördliche Einreichungen sowie Inspektionen durch Ofsted oder vergleichbare Stellen bereitstellen.
Einführungsprogramm für wissenschaftliches und administratives Personal
Bildungseinrichtungen stellen in großem Umfang und nach komplexen Zeitplänen neue Mitarbeiter ein. Halo automatisiert den gesamten Onboarding-Prozess für jede Beschäftigungsart und löst ab dem Zeitpunkt der Bestätigung einer Neueinstellung die entsprechenden Aufgaben in den Bereichen IT, Facility Management, Lohnbuchhaltung und bei den zuständigen Vorgesetzten aus, sodass jeder Mitarbeiter vom ersten Tag an einsatzbereit ist.
Sensible Personalangelegenheiten souverän bewältigen
Von Disziplinarverfahren und Beschwerden bis hin zum Leistungs- und Abwesenheitsmanagement – das Fallmanagement im Personalwesen im Bildungswesen erfordert einen strukturierten, vertraulichen Prozess mit lückenloser Nachverfolgbarkeit. Halo bietet ein spezielles Rahmenwerk mit eingeschränkter Einsicht, schrittweisen Arbeitsabläufen und vollständiger Dokumentation.
HR-Self-Service für eine vielfältige Belegschaft
Eine Universität oder Schule beschäftigt Wissenschaftler, Verwaltungsmitarbeiter, Hausmeister, Forscher und Teilzeitkräfte, die jeweils unterschiedliche Beschäftigungsbedingungen haben. Halo bietet jedem Mitarbeiter eine zentrale, intuitiv zu bedienende Plattform, über die er Personalanfragen stellen, auf Richtlinien zugreifen, Urlaub beantragen und Fragen zur Gehaltsabrechnung klären kann, wobei die Anfragen automatisch an den zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung weitergeleitet werden.
Verwaltung von ausscheidenden Mitarbeitern und Zugangskontrolle
In einem Bildungsumfeld, in dem Datensicherheit und Schutzmaßnahmen von entscheidender Bedeutung sind, birgt ein schlecht verwalteter Austrittsprozess ein echtes Risiko. Halo leitet automatisch die richtigen Maßnahmen in den Bereichen IT, Personalwesen, Facility Management und Lohnbuchhaltung ein, sobald ein Austritt bestätigt wird, und stellt so sicher, dass Zugangsrechte widerrufen, Vermögenswerte zurückgegeben und alle Verpflichtungen erfüllt werden.
Einblicke in die Personalberichterstattung und -planung
Halo bietet Personalverantwortlichen in Bildungseinrichtungen einen Echtzeit-Überblick über Personalbestand, Rekrutierungsaktivitäten, Einarbeitungsvolumen, Fallzahlen, Abwesenheitstrends und Reaktionszeiten des Kundendienstes – alles nach Abteilung, Standort oder Beschäftigungsart filterbar.
Reaktive Instandhaltung in allen Gebäuden
Bildungseinrichtungen reichen von historischen Schulgebäuden bis hin zu modernen universitären Forschungseinrichtungen, und jede davon erfordert eine bedarfsgerechte Instandhaltung. Halo bietet Ihren Immobilien- und Facility-Management-Teams einen strukturierten Prozess zur Erfassung, Zuweisung und Bearbeitung von Instandhaltungsaufträgen in allen Gebäuden und auf dem gesamten Campus. Durch das Management von Auftragnehmern und die Nachverfolgung von SLAs wird sichergestellt, dass jedes Problem umgehend behoben wird.
Geplante vorbeugende Wartung
Von der jährlichen Wartung von Heizkesseln und der Prüfung von Brandmeldeanlagen bis hin zu Aufzugsinspektionen und PAT-Prüfungen – planmäßige Wartungsarbeiten sind gesetzlich vorgeschrieben. Halo unterstützt planmäßige vorbeugende Wartungsprogramme durch Zeitpläne für wiederkehrende Aufgaben, die Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften und automatische Erinnerungen.
Raum- und Platzreservierung
Die Verwaltung von Unterrichtsräumen, Besprechungsräumen, Sportanlagen und Veranstaltungsräumen auf einem gesamten Bildungsgelände stellt eine komplexe Koordinationsherausforderung dar. Halo unterstützt die Ressourcenbuchung und bietet Mitarbeitern und Studierenden die Möglichkeit, Räume selbstständig anzufragen und zu buchen, während die Facility-Teams einen Überblick über die Auslastung auf dem gesamten Gelände erhalten.
Kundenbericht
Wie die Canterbury Christ Church University mithilfe von Halo die Kundenzufriedenheit auf 98 % gesteigert hat
Dank Halo konnte die CCCU ihre Ticket-Workflows automatisieren und die Mitarbeiterzahl des IT-Service-Desk-Teams um 38 % reduzieren, sodass sich das Team nun auf komplexere Probleme konzentrieren kann.
Kundenbericht anzeigen
98%
Vorfall und 99 %ige Einhaltung der Anforderungen
Störungsmanagement
Eine strukturierte, an ITIL ausgerichtete Störungsbehebung, die jedes Problem sofort an das richtige Team weiterleitet und alle Beteiligten durchgehend auf dem Laufenden hält.
Asset-Management und CMDB
Ein einziges, präzises Verzeichnis aller Assets in Ihrem gesamten Unternehmen mit vollständiger Nachverfolgung des Lebenszyklus, Abbildung von Beziehungen und automatisierter Erfassung.
Self-Service-Portal
Ein markenspezifisches, intuitives Portal, das es jedem ermöglicht, jederzeit und von jedem Gerät aus die benötigte Hilfe zu erhalten.
Workflow-Automatisierung
Automatisieren Sie komplexe, mehrstufige Prozesse in allen Abteilungen, damit Ihre Teams weniger Zeit mit der Bearbeitung von Anfragen verbringen und mehr Zeit für die Erzielung von Ergebnissen haben.
SLA-Management
Legen Sie Service Level Agreements für alle Teams und alle Anfragetypen fest, überwachen Sie deren Einhaltung und setzen Sie diese durch – mit automatischer Eskalation, sobald die Zielvorgaben gefährdet sind.
Berichte und Dashboards
Echtzeit-Einblicke in alle Servicebereiche – von der Leistung einzelner Teams bis hin zu unternehmensweiten Trends – mit Drag-and-Drop-Dashboards und geplanten Berichten.
Veränderungsmanagement
Ein strukturierter, nachprüfbarer Änderungsprozess, der Ihr Unternehmen bei Systemaktualisierungen, Infrastrukturänderungen und geplanten Wartungsmaßnahmen schützt.
Wissensmanagement
Erfassen, organisieren und teilen Sie Wissen teamübergreifend, damit häufig gestellte Fragen schneller beantwortet werden und das Fachwissen im gesamten Unternehmen erhalten bleibt.
Triage und Weiterleitung
Selbstauflösung
Nachfragesteuerung
Intelligente Triage und Weiterleitung von Tickets
Die KI von Halo klassifiziert jede eingehende Anfrage automatisch, ermittelt deren Priorität und leitet sie ohne manuellen Eingriff an das richtige Team weiter. Für Bildungseinrichtungen, die ein hohes Anfrageaufkommen bewältigen müssen, bedeutet die KI-Triage, dass die Bearbeitung bereits in dem Moment beginnt, in dem ein Ticket erstellt wird.
KI-gestütztes Wissen und Selbstlösung
Die KI von Halo stellt bei Bedarf relevante Wissensartikel bereit, schlägt Lösungen vor, noch bevor ein Ticket erstellt wird, und empfiehlt Lösungsansätze auf der Grundlage ähnlicher Fälle aus der Vergangenheit. Das Ergebnis sind schnellere Lösungen, weniger unnötige Tickets und eine durchweg höhere Servicequalität.
Nachfragesteuerung während der Einschreibungsphase
Zu Beginn jedes akademischen Jahres kommt es zu einem vorhersehbaren, aber starken Anstieg der Serviceanfragen. Halo analysiert historische Einschreibungsdaten, um Nachfragespitzen vorherzusagen, und unterstützt so die Serviceverantwortlichen dabei, die Ressourcenzuweisung zu planen, SLA-Ziele anzupassen und Wissensdatenbanken vorab zu füllen, bevor der Ansturm einsetzt. Dank KI-gestütztem Nachfragemanagement sind Ihre Teams bereits vor dem Ansturm vorbereitet und müssen sich währenddessen nicht mehr hektisch organisieren.
FAQ – Frage 1
FAQ – Antwort 1
Automatisieren Sie Ihre
Institution mit Heiligenschein
Testen Sie HALO noch heute kostenlos – die einzige Plattform, die die Art und Weise verändert, wie die Welt funktioniert.