Wohltätigkeitsorganisationen und gemeinnützige Einrichtungen arbeiten in einem Umfeld, das zu den ressourcenärmsten aller Branchen zählt. Jedes Geld, das für die Verwaltung ausgegeben wird, ist Geld, das nicht für die Menschen und die Anliegen ausgegeben wird, für deren Unterstützung Sie da sind. Halo bietet gemeinnützigen Organisationen eine einzige, moderne Service-Management-Plattform, die IT, Personalwesen, Facility Management und Finanzen zusammenführt, zeit- und ressourcenintensive Prozesse automatisiert und die Transparenz und Kontrollmöglichkeiten bietet, die Geldgeber, Treuhänder und Aufsichtsbehörden erwarten – und das alles zu Kosten und mit einem Aufwand, die für die Organisation sinnvoll sind.
Jede Ressource optimal nutzen
Im gemeinnützigen Sektor ist operative Effizienz ein moralisches Gebot. Jede Stunde, die durch ein besseres Servicemanagement eingespart wird, kann für die Arbeit an vorderster Front genutzt werden. Halo-Automatisierung, KI-gestützte Triage und Self-Service-Tools entlasten jedes Team im Verwaltungsbereich und helfen gemeinnützigen Organisationen so, mit den vorhandenen Ressourcen mehr zu erreichen.
Transparenz für alle
Wohltätigkeitsorganisationen sind gegenüber ihren Geldgebern, ihren Treuhändern und der Öffentlichkeit rechenschaftspflichtig. Halo bietet lückenlose Nachverfolgbarkeit für jede Serviceanfrage, Genehmigung und Maßnahme sowie Echtzeit-Berichte, die Vorständen, Geldgebern und Führungskräften die nötige Transparenz verschaffen, um eine gute Unternehmensführung und einen verantwortungsvollen Umgang mit Spendengeldern nachzuweisen.
Eine Plattform für jedes Team
Von der IT über die Personalabteilung bis hin zur Finanzabteilung, zum Fundraising und zum Freiwilligenmanagement – jedes Team in einer gemeinnützigen Organisation hat Anforderungen an das Servicemanagement. Halo vereint all diese Bereiche auf einer einzigen Plattform, wobei jedes Team über einen eigenen Servicekatalog, eigene Arbeitsabläufe und eigene SLAs verfügt. Dadurch entfallen die Kosten und die Komplexität, die mit dem Betrieb mehrerer voneinander getrennter Tools bei begrenztem Budget verbunden sind.
KI, die Ihre Kapazitäten erweitert
Für gemeinnützige Organisationen, die mit kleinen Teams und hohem Bedarf arbeiten, geht es bei KI nicht darum, Menschen zu ersetzen. Es geht darum, Ihrem Team zu helfen, mehr zu leisten. KI-gestützte Triage, Wissensvorschläge und Automatisierungstools reduzieren den manuellen Aufwand, beschleunigen die Problemlösung und geben Ihren Mitarbeitern die Freiheit, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die nur sie erledigen können.
Erschwingliche Pauschalpreise
Eine einzige Lizenz deckt alle Funktionen, Module und Integrationen ab – ohne versteckte Kosten und ohne steigende Gebühren, wenn Ihr Unternehmen wächst. Es gibt keine zusätzlichen Module, es sind keine professionellen Dienstleistungen für die Aktualisierung der Plattform erforderlich und es werden keine spezialisierten Administratoren benötigt. Für Unternehmen, bei denen jeder Cent zählt, bietet Halo ein außergewöhnliches Preis-Leistungs-Verhältnis.
Zuverlässige technische Unterstützung für Teams an vorderster Front
Wenn bei einer gemeinnützigen Organisation technische Probleme auftreten, kann dies direkte Auswirkungen auf die Bereitstellung wichtiger Dienstleistungen für schutzbedürftige Begünstigte haben. Halo bietet IT-Teams einen strukturierten, schnellen Prozess zur Erfassung, Priorisierung und Behebung technischer Probleme. Dank automatisierter Weiterleitung, SLA-Zielen und klaren Eskalationswegen wird sichergestellt, dass die kritischsten Probleme stets zuerst behoben werden.
Vermögensverwaltung mit knappem Budget
Gemeinnützige Organisationen verwalten häufig technische Anlagen, die älter, vielfältiger und über mehrere Standorte verteilt sind. Halo bietet Ihrem Team ein einheitliches, präzises Verzeichnis aller Geräte und Ausrüstungsgegenstände, wobei die Nachverfolgung des Lebenszyklus, die Überwachung von Garantien, die Wartungshistorie und die Erfassung der Entsorgung standardmäßig enthalten sind.
Selbstbedienung, die kleine Teams entlastet
Viele gemeinnützige Organisationen arbeiten mit kleinen Teams, die eine große Anzahl von Mitarbeitern und Freiwilligen an verschiedenen Standorten betreuen. Das Halo-Self-Service-Portal bietet jedem Mitarbeiter und Freiwilligen eine einfache, an die Organisation angepasste Möglichkeit, Anfragen zu stellen, Probleme zu melden und Antworten zu finden – und zwar von jedem Gerät aus. Dadurch wird die Anzahl der Anfragen an Ihr Support-Team reduziert.
Verwaltung des Zugangs zu Technologie durch ehrenamtliche Helfer
Die Verwaltung des Technologiezugangs für ehrenamtliche Mitarbeiter, deren Anzahl schwankt und die unter Umständen nur für kurze Zeit tätig sind, stellt besondere Herausforderungen dar. Die Automatisierung der Onboarding- und Austrittsabläufe mit Halo macht es einfach, die richtigen Zugriffsrechte zum richtigen Zeitpunkt konsistent und sicher zu gewähren und zu widerrufen.
Sicherheit und Compliance bei sensiblen Daten
Viele gemeinnützige Organisationen verarbeiten hochsensible Daten über schutzbedürftige Begünstigte, Klienten oder Dienstleistungsnutzer. Die Sicherheitszertifizierungen von Halo, darunter SOC 2 Typ II, ISO 27001 und Cyber Essentials Plus, geben gemeinnützigen Organisationen und ihren Treuhändern die Gewissheit, dass die Daten nach den höchsten Standards geschützt sind.
Einarbeitung von Mitarbeitern und Freiwilligen in großem Umfang
Wohltätigkeitsorganisationen nehmen eine Vielzahl von Personen auf, von Festangestellten und Zeitarbeitskräften bis hin zu Langzeit- und Kurzzeit-Freiwilligen. Halo automatisiert den gesamten Onboarding-Prozess für jede Art von Neuzugang und löst ab dem Zeitpunkt der Bestätigung einer neuen Person die entsprechenden Aufgaben in den Bereichen IT, Personalwesen, Facility Management und Fachbereichsleitung aus.
HR-Self-Service für eine dezentralisierte Belegschaft
Teams von Wohltätigkeitsorganisationen sind oft auf mehrere Standorte, lokale Niederlassungen und Homeoffice-Arbeitsplätze verteilt. Das Halo-Selbstbedienungsportal bietet jedem Mitarbeiter und jedem langjährigen ehrenamtlichen Mitarbeiter eine zentrale, leicht zugängliche Plattform, über die sie von jedem Gerät und jedem Ort aus Personalanfragen stellen, auf Richtlinien zugreifen, Gehaltsabrechnungen einsehen und Urlaub beantragen können.
Umgang mit heiklen Personalangelegenheiten
Von Schutzbelangen und Disziplinarverfahren bis hin zu Leistungsbeurteilungen und Abwesenheitsmanagement – das Personalfallmanagement im gemeinnützigen Sektor erfordert einen strukturierten, vertraulichen Prozess mit einem lückenlosen Nachverfolgungspfad. Halo bietet ein spezielles Rahmenwerk für das Personalfallmanagement mit eingeschränkter Sichtbarkeit und schrittweisen Arbeitsabläufen.
Austritts- und Zugriffsverwaltung
In einer Branche, in der Schutzmaßnahmen und Datensicherheit von entscheidender Bedeutung sind, ist eine konsequente und gründliche Abwicklung von Austritten unerlässlich. Die Halo-Workflows für Austritte lösen automatisch die richtigen Maßnahmen in den Bereichen IT, Personalwesen und Facility Management aus, sobald ein Austritt bestätigt wird. So wird sichergestellt, dass Zugangsrechte entzogen, Vermögenswerte zurückgegeben und alle Verpflichtungen erfüllt werden.
Berichterstattung über Mitarbeiter und ehrenamtliche Helfer
Halo bietet Personalverantwortlichen in gemeinnützigen Organisationen einen Echtzeit-Überblick über die Mitarbeiterzahl, die Anzahl der ehrenamtlichen Helfer, die Rekrutierungsaktivitäten, das Fallvolumen und die Reaktionszeiten der Dienste. Die Berichte lassen sich nach Team, Programm oder Finanzierungsquelle aufschlüsseln, und geplante Berichte können automatisch an die Führungsspitze und den Vorstand übermittelt werden.
Instandhaltung von Einrichtungen bei begrenzten Budgets
Wohltätigkeitsorganisationen arbeiten oft in älteren, vielfältigeren und beengteren Räumlichkeiten, und die Budgets für die Gebäudeverwaltung sind zwangsläufig knapp bemessen. Halo bietet den Gebäudeverwaltungsteams einen strukturierten Prozess zur Erfassung, Priorisierung und Behebung von Instandhaltungsproblemen, wobei das Auftragnehmermanagement und die SLA-Nachverfolgung in jeder Phase ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis gewährleisten.
Geplante Wartungsarbeiten und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Von Brandschutzkontrollen und der Wartung von Heizkesseln bis hin zu Barrierefreiheitsprüfungen und Geräteprüfungen – für die planmäßige Instandhaltung im gemeinnützigen Sektor gelten dieselben gesetzlichen Verpflichtungen wie für jeden anderen Arbeitgeber. Halo unterstützt planmäßige vorbeugende Instandhaltungsprogramme mit Zeitplänen für wiederkehrende Aufgaben, der Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften und automatischen Erinnerungen.
Arbeitsschutzmanagement
Wohltätigkeitsorganisationen, insbesondere solche, die mit schutzbedürftigen Begünstigten arbeiten, unterliegen erheblichen Gesundheits- und Sicherheitsverpflichtungen. Halo bietet einen strukturierten Rahmen für die Erfassung, Nachverfolgung und Dokumentation aller Compliance- und Sicherheitsmaßnahmen an allen Standorten – mit Prüfpfaden, die Treuhändern, Aufsichtsbehörden und Versicherern die nötige Sicherheit geben.
Einsatzplanung für Freiwillige und Verwaltung von Veranstaltungsräumen
Viele gemeinnützige Organisationen veranstalten Events, Gemeinschaftsaktivitäten und von Freiwilligen durchgeführte Programme, die eine sorgfältige Koordination der Räumlichkeiten und Ressourcen erfordern. Die Funktionen von Halo zur Buchung von Ressourcen und zur Verwaltung von Anfragen bieten Teams eine einfache Möglichkeit, die Raumnutzung zu koordinieren und die Logistik von Veranstaltungen parallel zum täglichen Betrieb der Einrichtungen zu verwalten.
Lieferanten- und Auftragnehmermanagement
Wohltätigkeitsorganisationen, die Auftragnehmer und Lieferanten für Arbeiten an ihren Einrichtungen beauftragen, müssen ihre Kosten sorgfältig verwalten und gegenüber Geldgebern und Kuratoriumsmitgliedern ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis nachweisen. Mit Halo lassen sich Aufträge ganz einfach an zugelassene Lieferanten vergeben, deren Fortschritt anhand vereinbarter SLAs nachverfolgen, die Abnahme bei Fertigstellung dokumentieren und die Leistung der Auftragnehmer im Zeitverlauf überwachen.
Kundenbericht
Unterstützung der wichtigen Einsätze von Sightsavers weltweit
Sightsavers hat im Jahr 2021 Ivanti durch Halo ersetzt, um seine weltweite Mission und seine geschäftskritischen Abläufe zu unterstützen. Heute nutzen über 34 Teams eine einzige Plattform, um komplexe Arbeitsabläufe zu verwalten.
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Länder, die Gegenstand von Risikobewertungen sind
Störungsmanagement
Eine strukturierte, an ITIL ausgerichtete Störungsbehebung, die jedes Problem sofort an das richtige Team weiterleitet und alle Beteiligten durchgehend auf dem Laufenden hält.
Asset-Management und CMDB
Ein einziges, präzises Verzeichnis aller Assets in Ihrem gesamten Unternehmen mit vollständiger Nachverfolgung des Lebenszyklus, Abbildung von Beziehungen und automatisierter Erfassung.
Self-Service-Portal
Ein markenspezifisches, intuitives Portal, das es jedem ermöglicht, jederzeit und von jedem Gerät aus die benötigte Hilfe zu erhalten.
Workflow-Automatisierung
Automatisieren Sie komplexe, mehrstufige Prozesse in allen Abteilungen, damit Ihre Teams weniger Zeit mit der Bearbeitung von Anfragen verbringen und mehr Zeit für die Erzielung von Ergebnissen haben.
SLA-Management
Legen Sie Service Level Agreements für alle Teams und alle Anfragetypen fest, überwachen Sie deren Einhaltung und setzen Sie diese durch – mit automatischer Eskalation, sobald die Zielvorgaben gefährdet sind.
Berichte und Dashboards
Echtzeit-Einblicke in alle Servicebereiche – von der Leistung einzelner Teams bis hin zu unternehmensweiten Trends – mit Drag-and-Drop-Dashboards und geplanten Berichten.
Veränderungsmanagement
Ein strukturierter, nachprüfbarer Änderungsprozess, der Ihr Unternehmen bei Systemaktualisierungen, Infrastrukturänderungen und geplanten Wartungsmaßnahmen schützt.
Wissensmanagement
Erfassen, organisieren und teilen Sie Wissen teamübergreifend, damit häufig gestellte Fragen schneller beantwortet werden und das Fachwissen im gesamten Unternehmen erhalten bleibt.
Triage und Weiterleitung
Selbstauflösung
Erstellung von Ressourcen
Intelligente Triage und Weiterleitung von Tickets
Die KI von Halo klassifiziert jede eingehende Anfrage automatisch, ermittelt deren Priorität und leitet sie ohne manuellen Eingriff an das richtige Team weiter. Für Wohltätigkeits- und gemeinnützige Organisationen, die ein hohes Anfrageaufkommen bewältigen müssen, bedeutet die KI-Triage, dass die Bearbeitung bereits in dem Moment beginnt, in dem ein Ticket erstellt wird.
KI-gestütztes Wissen und Selbstlösung
Die KI von Halo stellt bei Bedarf relevante Wissensartikel bereit, schlägt Lösungen vor, noch bevor ein Ticket erstellt wird, und empfiehlt Lösungsansätze auf der Grundlage ähnlicher Fälle aus der Vergangenheit. Das Ergebnis sind schnellere Lösungen, weniger unnötige Tickets und eine durchweg höhere Servicequalität.
KI, die weitere Ressourcen generiert
Im gemeinnützigen Sektor ist die Zeit jedes Teammitglieds kostbar. Die Funktionen von Halo AI sind darauf ausgelegt, den Verwaltungsaufwand für kleine Teams zu reduzieren, indem sie Routineaufgaben übernehmen, sodass sich Ihre Mitarbeiter auf das Wesentliche konzentrieren können. Eine intelligente Triage leitet jede Anfrage ohne manuelle Sortierung weiter. KI-gestützte Wissensvorschläge helfen den Mitarbeitern, Probleme selbst zu lösen, bevor sie ein Ticket erstellen. Automatisierte Workflows übernehmen wiederkehrende Prozesse von Anfang bis Ende. Für gemeinnützige Organisationen, die wichtige Arbeit mit begrenzten Ressourcen leisten, ist KI ein entscheidender Faktor für den Erfolg ihrer Mission.
FAQ – Frage 1
FAQ – Antwort 1
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Workflows mit Halo
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