Anwaltskanzleien agieren in einem Umfeld, in dem Präzision, Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit unverzichtbar sind. Technische Ausfälle beeinträchtigen die umsatzgenerierenden Tätigkeiten und die Mandantenbetreuung. Prozesse müssen nachprüfbar sein und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Sensible Mandanten- und Falldaten müssen in jeder Phase geschützt werden. Und da Anwälte und Juristen erhebliche Umsätze generieren, während Support-Teams dies alles erst möglich machen, verursacht jede Stunde, die durch Ineffizienz im Servicemanagement verloren geht, direkte wirtschaftliche Kosten. Halo bietet Anwaltskanzleien eine zentrale, sichere Servicemanagement-Plattform, die dafür sorgt, dass IT, Personalwesen, Facility Management und Finanzen reibungslos, zuverlässig und unter Einhaltung aller Vorschriften funktionieren, sodass sich jeder Honorarverdiener auf die Arbeit konzentrieren kann, die am wichtigsten ist.
Eine Plattform für alle Supportfunktionen
Von IT- und Unternehmensdienstleistungen bis hin zu Personalwesen, Facility Management, Finanzen und Risikomanagement – jede Supportfunktion in einer Anwaltskanzlei hat Anforderungen an das Servicemanagement. Halo vereint all diese Funktionen auf einer einzigen Plattform, wobei jede über einen eigenen Servicekatalog, eigene Workflows und eigene SLAs verfügt. Dadurch werden die Ineffizienzen durch isolierte Tools beseitigt und jedes Supportteam erhält die nötige Struktur, um einen einheitlichen und zuverlässigen Service zu bieten.
KI mit dem für die Rechtspraxis erforderlichen Ermessensspielraum
Halo bietet standardmäßig plattformübergreifende KI-Funktionen mit den von Anwaltskanzleien benötigten Kontrollmechanismen. Jede KI-Aktion wird protokolliert und ist nachprüfbar, wodurch Ihre Verpflichtungen zum Datenschutz und zur Wahrung der Mandantenvertraulichkeit unterstützt werden. Die KI-gestützte Triage verkürzt die Reaktionszeiten, die automatische Klassifizierung stellt sicher, dass jede Anfrage sofort an das richtige Team weitergeleitet wird, und KI-gestützte Wissensvorschläge helfen den Support-Teams, häufige Anfragen schneller zu bearbeiten.
Störungen minimieren
Jede Stunde, die ein Mitarbeiter mit der Lösung eines technischen Problems, dem Warten auf eine Antwort der Personalabteilung oder der Nachverfolgung einer Anfrage an die Gebäudeverwaltung verbringt, ist eine Stunde, die dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden kann. Halo minimiert diese Unterbrechungen durch schnelle Problemlösung, Self-Service für häufige Anfragen, KI-gestützte Wissensvorschläge, die den Mitarbeitern helfen, Antworten zu finden, ohne ein Ticket zu erstellen, sowie proaktives Problemmanagement, das wiederkehrende Probleme verhindert.
Schnelle Behebung von Vorfällen zum Schutz der abrechnungsfähigen Zeit
Wenn Praxisverwaltungssysteme, Dokumentenmanagement-Plattformen, E-Mail oder Videokonferenzen ausfallen, kommt die umsatzgenerierende Tätigkeit zum Erliegen und die Verpflichtungen gegenüber den Mandanten sind gefährdet. Das Halo-Modul „Incident Management“ bietet Business-Services- und Technologieteams einen strukturierten, schnellen Prozess zur Behebung von Problemen, die die umsatzgenerierenden Mitarbeiter betreffen, mit einer priorisierten Weiterleitung bei Vorfällen mit erheblichen Auswirkungen sowie Workflows für schwerwiegende Vorfälle, die Partner und die Geschäftsleitung auf dem Laufenden halten.
Änderungsmanagement bei Matter und im Kundensystem
Änderungen an Praxisverwaltungssystemen, Dokumentenmanagement-Plattformen und kundenorientierten Technologien erfordern eine sorgfältige Planung und gründliche Dokumentation. Das Halo-Modul „Change Management“ bietet einen strukturierten, CAB-konformen Prozess mit Risikobewertung, Analyse der geschäftlichen Auswirkungen, Änderungsplanung unter Berücksichtigung von Gerichtsterminen und Kundenfristen sowie lückenlosen Prüfpfaden, die sowohl den internen Governance-Anforderungen als auch den externen Vorgaben gerecht werden.
Asset-Management im Bereich Legal-Tech
Anwaltskanzleien verwalten eine Vielzahl von technischen Anlagen – von der Standard-Infrastruktur für Desktop- und Mobilgeräte bis hin zu spezialisierter Rechtstechnologie, Diktiersystemen und gerichtsbezogener Ausrüstung. Das Halo-Modul für Anlagenverwaltung und CMDB bietet den Business-Services-Teams ein zentrales, präzises Verzeichnis aller Anlagen über deren gesamten Lebenszyklus hinweg, einschließlich Standortverfolgung, Wartungshistorie und Verwaltung der Software-Lizenzkonformität.
Selbstbedienung für Honorarempfänger und Business-Services-Teams
Das Halo-Self-Service-Portal bietet allen Honorarempfängern und Mitarbeitern des Support-Teams eine schnelle und intuitive Möglichkeit, Anfragen zu stellen, Probleme zu melden und Antworten zu finden – und zwar von jedem Gerät aus, egal ob sie im Büro sind, an einem Kundentermin teilnehmen oder im Homeoffice arbeiten. KI-gestützte Wissensvorschläge helfen den Nutzern, häufige Fragen selbst zu klären, bevor sie ein Ticket erstellen.
Einarbeitung von Rechtsanwälten, Referendaren und Mitarbeitern im Bereich Business Services
Anwaltskanzleien stellen Mitarbeiter in sehr unterschiedlichen Funktionen ein, von frisch zugelassenen Rechtsanwälten und Rechtsreferendaren, für die eine Registrierung bei der SRA und die Einhaltung berufsrechtlicher Vorschriften erforderlich sind, bis hin zu Fachkräften im Bereich Unternehmensdienstleistungen und Support-Mitarbeitern. Halo automatisiert den Einarbeitungsprozess für jede Funktion und löst ab der Annahme des Stellenangebots die entsprechenden Aufgaben in den Bereichen Personalwesen, IT, Facility Management und Fachbereichsleitung aus – mit lückenlosen Prüfpfaden, die die Einhaltung der Compliance-Anforderungen gewährleisten.
HR-Self-Service für ein anspruchsvolles berufliches Umfeld
Anwälte und Juristen arbeiten viele Stunden und stehen unter erheblichem Druck, und Fragen zum Personalwesen können jederzeit aufkommen. Das Halo-Self-Service-Portal bietet jedem Mitarbeiter der Kanzlei eine zentrale, leicht zugängliche Plattform, über die er von jedem Gerät aus Personalanfragen stellen, auf Richtlinien zugreifen und administrative Angelegenheiten regeln kann.
Vertrauliches Personal- und Verhaltensfallmanagement
Die Bearbeitung von Personalangelegenheiten im Bereich der professionellen Dienstleistungen – von Leistungs- und Disziplinarangelegenheiten bis hin zu Streitigkeiten zwischen Partnern und behördlichen Untersuchungen – erfordert einen strukturierten, vertraulichen Prozess mit einem lückenlosen Nachverfolgungspfad. Halo bietet ein spezielles Rahmenwerk für das Management von Personal- und Verhaltensfällen mit eingeschränkter Sichtbarkeit und schrittweisen Arbeitsabläufen.
Verwaltung von Abgängern und Zugriffskontrolle auf Dateien
Wenn Anwälte eine Kanzlei verlassen, ist die umgehende Sperrung des Zugriffs auf Mandantenakten, Fallverwaltungssysteme und vertrauliche Kommunikation eine entscheidende Verpflichtung im Hinblick auf die Wahrung der Mandantengeheimnisse und die Einhaltung der SRA-Vorschriften. Die Halo-Workflows für ausscheidende Mitarbeiter lösen automatisch die richtigen Maßnahmen in den Bereichen IT, Personalwesen, Facility Management und Risikomanagement aus, sobald ein Ausscheiden bestätigt wird.
Gewährleistung eines professionellen Umfelds im Kundenkontakt
Die Räumlichkeiten einer Anwaltskanzlei spiegeln unmittelbar das professionelle Ansehen der Kanzlei wider, weshalb Besprechungsräume für Mandanten, Empfangsbereiche und Arbeitsumgebungen auf höchstem Niveau gepflegt werden müssen. Halo bietet Facility-Teams einen strukturierten Prozess zur Erfassung, Priorisierung und Behebung von Instandhaltungsproblemen in allen Bereichen der Kanzleiräumlichkeiten. Durch das Management von Dienstleistern und die Nachverfolgung von Service-Level-Vereinbarungen (SLA) wird sichergestellt, dass die kundenorientierten Bereiche stets den erwarteten Standards entsprechen.
Verwaltung von Besprechungsräumen und Kundensuiten
Anwaltskanzleien verwalten eine große Anzahl von Buchungen für Besprechungsräume und Mandantensuiten, oft kurzfristig und mit komplexen Anforderungen an Technik und Verpflegung. Die Funktionen von Halo zur Ressourcenbuchung bieten den Business-Services-Teams eine einfache und strukturierte Möglichkeit, Buchungen zu verwalten, einschließlich der damit verbundenen Anforderungsworkflows für die technische Einrichtung, die Verpflegung, den Sicherheitszugang und sonstige Supportanforderungen.
Auftragnehmer- und Lieferantenmanagement
Anwaltskanzleien beauftragen eine Vielzahl von Dienstleistern und Lieferanten mit der Instandhaltung ihrer Räumlichkeiten, wobei jeder einzelne aufgrund der Vertraulichkeitsverpflichtungen gegenüber den Mandanten einer angemessenen Aufsicht unterliegt. Halo erleichtert die Verwaltung der Zugangsrechte für Dienstleister, die Zuweisung von Aufträgen, die Überwachung des Fortschritts anhand von SLAs sowie die Dokumentation jedes einzelnen Dienstleistereinsatzes – mit Unterlagen und Prüfpfaden, die sowohl die internen Governance-Anforderungen als auch die Vertraulichkeitsanforderungen der Mandanten erfüllen.
Kundenbericht
Wie die American Bar Association mit HaloITSM ihre Sichtbarkeit gesteigert hat
Erfahren Sie, wie die American Bar Association dank HaloITSM Zeit bei der Bearbeitung von Tickets sparen, die Transparenz der Betriebsabläufe erhöhen und das Kundenerlebnis verbessern konnte.
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Bearbeitung von Tickets
Störungsmanagement
Eine strukturierte, an ITIL ausgerichtete Störungsbehebung, die jedes Problem sofort an das richtige Team weiterleitet und alle Beteiligten durchgehend auf dem Laufenden hält.
Asset-Management und CMDB
Ein einziges, präzises Verzeichnis aller Assets in Ihrem gesamten Unternehmen mit vollständiger Nachverfolgung des Lebenszyklus, Abbildung von Beziehungen und automatisierter Erfassung.
Self-Service-Portal
Ein markenspezifisches, intuitives Portal, das es jedem ermöglicht, jederzeit und von jedem Gerät aus die benötigte Hilfe zu erhalten.
Workflow-Automatisierung
Automatisieren Sie komplexe, mehrstufige Prozesse in allen Abteilungen, damit Ihre Teams weniger Zeit mit der Bearbeitung von Anfragen verbringen und mehr Zeit für die Erzielung von Ergebnissen haben.
SLA-Management
Legen Sie Service Level Agreements für alle Teams und alle Anfragetypen fest, überwachen Sie deren Einhaltung und setzen Sie diese durch – mit automatischer Eskalation, sobald die Zielvorgaben gefährdet sind.
Berichte und Dashboards
Echtzeit-Einblicke in alle Servicebereiche – von der Leistung einzelner Teams bis hin zu unternehmensweiten Trends – mit Drag-and-Drop-Dashboards und geplanten Berichten.
Veränderungsmanagement
Ein strukturierter, nachprüfbarer Änderungsprozess, der Ihr Unternehmen bei Systemaktualisierungen, Infrastrukturänderungen und geplanten Wartungsmaßnahmen schützt.
Wissensmanagement
Erfassen, organisieren und teilen Sie Wissen teamübergreifend, damit häufig gestellte Fragen schneller beantwortet werden und das Fachwissen im gesamten Unternehmen erhalten bleibt.
Triage und Weiterleitung
Selbstauflösung
Virtueller Agent
Intelligente Triage und Weiterleitung von Tickets
Die KI von Halo klassifiziert jede eingehende Anfrage automatisch, ermittelt deren Priorität und leitet sie ohne manuellen Eingriff an das richtige Team weiter. Für Anwaltskanzleien und andere Organisationen, die große Mengen an Anfragen bearbeiten, bedeutet die KI-Triage, dass die Bearbeitung bereits in dem Moment beginnt, in dem ein Ticket erstellt wird.
KI-gestütztes Wissen und Selbstlösung
Die KI von Halo stellt bei Bedarf relevante Wissensartikel bereit, schlägt Lösungen vor, noch bevor ein Ticket erstellt wird, und empfiehlt Lösungsansätze auf der Grundlage ähnlicher Fälle aus der Vergangenheit. Das Ergebnis sind schnellere Lösungen, weniger unnötige Tickets und eine durchweg höhere Servicequalität.
Virtuelle Agenten
Der virtuelle Agent von Halo bietet jedem Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen eine schnelle und intelligente erste Anlaufstelle, die rund um die Uhr verfügbar ist, ohne dass menschliches Eingreifen erforderlich ist. Endnutzer können über eine dialogorientierte Benutzeroberfläche, die sich natürlich und unmittelbar anfühlt, Anfragen stellen, Probleme melden, den Status bestehender Tickets überprüfen und Antworten auf häufig gestellte Fragen finden.
FAQ – Frage 1
FAQ – Antwort 1
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