Wie Evolve mit Halo die laufenden Plattformkosten um 80 % senken konnte

Über

Evolve mit Sitz im Großraum Manchester ist ein wachstumsstarkes Technologieunternehmen, das die Netzwerkkonnektivität für einige der größten britischen Marken mit mehreren Standorten sicherstellt. Das Unternehmen verwaltet die Konnektivität an mehr als 10.000 Standorten in 10 Ländern, wobei der Schwerpunkt auf den Bereichen Einzelhandel, Schnellrestaurants, Gastgewerbe und Tankstellen liegt.

Die Herausforderung

Um sein rasantes Wachstum vor fünf Jahren zu unterstützen, benötigte Evolve eine Plattform auf Unternehmensniveau. Doch nachdem das Unternehmen mit mehreren Implementierungspartnern über verschiedene Plattformen und Projekte hinweg zusammengearbeitet hatte, wurde deutlich, dass Evolve aufgrund seiner Einzigartigkeit und seiner besonderen Anforderungen eine maßgeschneiderte Plattform benötigte.

Der Wendepunkt kam mit der Einführung eines neuen Moduls zur Fallbearbeitung. Dessen Einführung hätte bedeutet, dass Evolve seine Prozesse an die Software hätte anpassen müssen, anstatt dass sich das System an das Betriebsmodell von Evolve anpasst.

Für ein Unternehmen, das durch seinen ganz eigenen Ansatz rasant gewachsen ist, war dies Anlass, den Markt neu zu bewerten.

Zu diesem Zeitpunkt waren die laufenden Kosten der Plattform kaum noch zu übersehen. Die Konfiguration erforderte ein derart breites Spektrum an Fachkenntnissen, dass fast alle Arbeiten ausgelagert wurden, und selbst einfache Änderungen konnten bis zu 12 Wochen in Anspruch nehmen.

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„Wir sind kein typischer MSP – unsere Arbeitsweise ist ziemlich einzigartig. Was wir brauchten, war eine Plattform, die wir an unser Geschäft anpassen konnten, und nicht eine, bei der wir uns an sie anpassen mussten.“ 

Ryan Stephenson-Brown, CIO bei Evolve

Die Lösung

Teams im gesamten Unternehmen hatten sich auf eine lange und schwierige Umstellung auf HaloPSA eingestellt. Stattdessen dauerte die Anfangsphase nur acht Wochen, und mittlerweile laufen rund 80 % des Unternehmens auf Halo, wobei die letzten Teams gemeinsam mit dem Halo-Implementierungsteam die Umstellung vollziehen.

Die größte Veränderung besteht darin, wie flexibel sich die Plattform an die Anforderungen des Unternehmens anpassen lässt. Während früher die Zusammenarbeit mit externen Spezialisten und Vorlaufzeiten von bis zu 12 Wochen erforderlich waren, kann das eigene Team von Evolve nun Änderungen in Echtzeit vornehmen – sowohl eigenständig als auch gemeinsam mit dem Implementierungsteam von Halo.

Da Halo auf SQL basiert, kann das Team dank seines internen Fachwissens genau die benötigten Daten direkt aus der Datenbank abrufen, und dank der Halo-API lassen sich Berichte und Dashboards, deren Erstellung früher Tage dauerte, nun innerhalb von Minuten erstellen.

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Die Konsolidierung ging weit über einen einfachen Plattformwechsel hinaus. Rund 15 weitere Systeme wurden in die Plattform integriert, darunter Zendesk, Smartsheet und Harvest.

Evolve wickelt sogar seine eigenen internen Änderungsanforderungen auf Halo ab und nutzt dabei das Endbenutzerportal sowie die Software-Release-Pipeline, um seinen eigenen Konfigurationsrückstand zu erfassen und nachzuverfolgen.

Vor kurzem ist Evolve eine Partnerschaft mit Halo eingegangen und hat damit begonnen, seine eigenen Kunden auf HaloITSM umzustellen. Seit die ersten Kunden den Betrieb aufgenommen haben, hat die positive Resonanz dazu geführt, dass mit weiteren Kunden Gespräche über eine mögliche Umstellung geführt werden.

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„Verständlicherweise waren einige unserer Teams angesichts einer weiteren Migration zunächst nervös. Innerhalb weniger Wochen hatte sich diese Einstellung jedoch komplett gewandelt – das Feedback, das ich jetzt bekomme, lautet, dass wir das schon vor fünf Jahren hätten tun sollen. Es ist eine der besten Entscheidungen, die wir als Unternehmen getroffen haben.“ 

Ryan Stephenson-Brown, CIO bei Evolve

Die Ergebnisse

Nach zwölf Monaten macht sich der Umzug bereits bezahlt.

• 50 % Senkung der Lizenzkosten.
• 80 % geringere Kosten für die Implementierung und den laufenden Betrieb der Plattform, da die Konfiguration nun intern und nicht mehr durch externe Spezialisten erfolgt
• 15 Systeme wurden auf einer einzigen Plattform zusammengeführt, darunter Zendesk, Smartsheet und Harvest.
• Jede Woche werden Arbeitsstunden eingespart, da eine wöchentliche KI-Zusammenfassung der Kundendaten die manuelle Überprüfung von Tausenden von Tickets pro Monat ersetzt.
• Berichte und Dashboards, die in wenigen Minuten statt in Tagen erstellt werden.
• Kundenintegrationen, die früher ständige Wartung erforderten, laufen nun zuverlässig und sorgen dafür, dass die PSA-Instanz von Evolve und die ITSM-Instanzen der Kunden synchronisiert bleiben.
• Die ersten Kunden sind bereits auf HaloITSM umgestiegen, Evolve ist nun Halo-Partner, und mit dem übrigen Kundenstamm laufen derzeit Gespräche.

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„Halo bietet alles, was wir heute brauchen, und das Entwicklungstempo ist bemerkenswert – jede neue Version bringt neue Funktionen mit sich, die wir sofort nutzen können. Das gibt uns echtes Vertrauen in die Zukunft dieser Plattform.“

Ryan Stephenson-Brown, CIO bei Evolve

Da nun die letzten Teams wechseln, immer mehr Kunden zu Halo wechseln und das Team gerade erst an der Oberfläche der KI von Halo gekratzt hat, ist Evolve zuversichtlich, dass das Spiel nicht erneut auf den Markt kommen wird.

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