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FitzRoy ersetzte fragmentierte Systeme durch Halo, optimierte damit die IT, stärkte die Pflegeteams und sorgte für einen schnelleren und einheitlicheren Support im gesamten Unternehmen.
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FitzRoy ist eine nationale Wohltätigkeitsorganisation, die Erwachsene mit Lernbehinderungen, Autismus und komplexen psychischen Problemen unterstützt. Mit über 1.800 Mitarbeitern, die mehr als 800 Menschen in ganz England betreuen, bietet FitzRoy in einem streng regulierten Sektor unverzichtbare, personenzentrierte Betreuung. Hinter den Kulissen spielt das IT-Team eine entscheidende Rolle dabei, Menschen miteinander zu verbinden, Risiken zu managen und eine reaktionsschnelle Unterstützung in einer komplexen, verteilten Umgebung zu ermöglichen.
Vor der Einführung von HaloITSM nutzte FitzRoy TopDesk für den IT-Support sowie eine Vielzahl von Excel-Tabellen und SharePoint-Listen zur Erfassung von Anlagen und Benutzerdaten. Dem System fehlte es an der Flexibilität und den Funktionen, die eine moderne gemeinnützige Organisation benötigt, was eine effiziente Arbeit und die teamübergreifende Zusammenarbeit erschwerte.
„TopDesk bot nicht besonders viele Funktionen. Wir hatten separate Tabellenkalkulationen und SharePoint-Listen … alles war innerhalb des IT-Teams sehr uneinheitlich verteilt.“
Als gemeinnützige Organisation benötigte FitzRoy eine Lösung, die skalierbar, erschwinglich und einfach zu verwalten war – eine Lösung, die alles an einem Ort bündeln konnte, mit transparenter Preisgestaltung und ohne versteckte Kosten.
Nachdem ich mich über die Gruppe „Charity IT Leaders“ bei Kollegen um Rat gefragt hatte, tauchte eine Empfehlung immer wieder auf: Halo.
„Es gab viele andere Wohltätigkeitsorganisationen, die Halo nutzten … und wir waren begeistert. Es schien ein sehr umfassendes Produkt zu sein. Alle Module waren enthalten – man musste nicht erst einen Teil kaufen und dann für andere Kleinigkeiten extra bezahlen.“
Halo wurde zunächst im IT-Team eingeführt und ersetzte sofort die bisher verstreuten Tools durch eine einzige, zentralisierte Plattform. Tickets, Assets und Automatisierung wurden nun an einem Ort verwaltet, was dem Team die Struktur und Transparenz verschaffte, die ihm zuvor gefehlt hatten.
Dank klarer definierter SLAs und automatischer Weiterleitung konnten Probleme schneller und mit weniger Hin und Her gelöst werden. Die Nutzer erhielten schnelleren und einheitlicheren Support, und das Team konnte der Nachfrage immer einen Schritt voraus sein.
Dank der Flexibilität von Halo ließ sich das System problemlos auch auf andere Abteilungen ausweiten. Das PBS-Team für psychische Gesundheit begann, es zur Nachverfolgung der Kommunikation bei komplexen Fällen einzusetzen und damit den Informationsaustausch zwischen Betreuungskräften, Führungskräften und Dritten wie den NHS Trusts zu zentralisieren. Ein klarer Prüfpfad reduzierte Risiken und verbesserte die Kontinuität der Versorgung.
Die API von Halo und die Integration mit Microsoft Intune ermöglichten die Automatisierung wichtiger Aufgaben – von der Erstellung von Sicherheitstickets bis hin zur Optimierung von Compliance-Prüfungen und der Außerbetriebnahme von Geräten.
„Die Effizienz, die das dem Team bringt, ist großartig. Das Team hat nun die Zeit und die Kapazitäten, auf Tickets zu reagieren, und muss sich nicht mehr mit verschiedenen Verwaltungsaufgaben herumschlagen.“
FitzRoy arbeitet nun teamübergreifend schneller, selbstbewusster und einheitlicher. Die IT reagiert schneller, andere Abteilungen erhalten mehr Handlungsspielraum, und die Kernprozesse wurden optimiert.
„Halo hat mich wirklich sehr unterstützt – aus SaaS-Sicht ist es wirklich eines der besten Unternehmen, mit denen ich je zusammengearbeitet habe.“
Von der Kommunikation in kritischen Fällen bis hin zur systemweiten Automatisierung hat Halo FitzRoy dabei unterstützt, die Komplexität zu reduzieren und die Reaktionsfähigkeit zu verbessern, sodass die Teams an vorderster Front über die notwendigen Werkzeuge verfügen, um eine hervorragende Versorgung zu gewährleisten.
