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Sightsavers hat im Jahr 2021 Ivanti durch Halo ersetzt, um seine weltweite Mission und seine geschäftskritischen Abläufe zu unterstützen. Heute nutzen über 34 Teams eine einzige Plattform, um komplexe Arbeitsabläufe zu verwalten.
Sightsavers ist eine globale Entwicklungsorganisation, die sich für die Beseitigung vermeidbarer Blindheit und die Förderung der Chancengleichheit für Menschen mit Behinderungen einsetzt. Aufgrund ihrer Aktivitäten in verschiedenen Regionen und einer Vielzahl interner Teams benötigte die Organisation eine flexible Service-Management-Lösung, die komplexe Arbeitsabläufe unterstützt, die Zusammenarbeit fördert und den allgemeinen Anforderungen der Organisation gerecht wird.
Das bisherige System war zunehmend schwieriger zu verwalten. Die Konfiguration war aufwendig und zeitraubend und erforderte oft die Hinzuziehung externer Berater. Zusätzliche Funktionen waren mit hohen Kosten verbunden, was es erschwerte, das System an sich ändernde Anforderungen anzupassen.
„Wir hatten viele Pläne damit, aber es schien immer mit zusätzlichen Kosten verbunden zu sein.“
Zwar hatten einige Abteilungen, wie beispielsweise die Finanz- und die Personalabteilung, bereits begonnen, die Plattform zu nutzen, doch war eine weitere Ausweitung nicht möglich. Viele Teams waren nach wie vor auf manuelle Prozesse angewiesen, was die Transparenz und Einheitlichkeit im gesamten Unternehmen einschränkte.
Einer der komplexesten und geschäftskritischsten Arbeitsabläufe war die Buchung internationaler Reisen und die Risikobewertung. Die Mitarbeiter von Sightsavers reisen regelmäßig, um Projekte vor Ort zu unterstützen und Programme in Hochrisikogebieten zu beaufsichtigen. Der Genehmigungsprozess musste an die jeweiligen Risiken des Reiseziels angepasst werden, sodass Anfragen automatisch die entsprechenden Prüfungen durchliefen – von den Vorgesetzten bis hin zu den regionalen Sicherheitsteams.
Es gibt zudem Prozesse, wie beispielsweise die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, bei denen mehrere Teams Zugriff auf dieselben Informationen benötigen. Anstatt für jede Abteilung separate Tickets zu erstellen, benötigte das Unternehmen eine Möglichkeit, die Kommunikation zu optimieren und damit verbundene Anfragen effizienter zu verwalten. Es benötigte ein System, das die Beziehungen zwischen über- und untergeordneten Tickets klar und effizient verwalten konnte.
Sightsavers benötigte eine Plattform, die wichtige Prozesse sicher unterstützen, den Teams die Möglichkeit geben, Arbeitsabläufe intern anzupassen, und weit über das herkömmliche IT-Servicemanagement hinausgehen konnte.
Sightsavers begann im Jahr 2021 mit der Einführung von Halo, um eine Plattform zu schaffen, die sich an die bestehenden Arbeitsabläufe anpassen lässt, anstatt die Teams zu zwingen, Kompromisse bei Prozessen oder Funktionen einzugehen.
Eine der ersten Prioritäten war die Neugestaltung des Arbeitsablaufs für Reisebuchungen und Risikobewertungen. Mithilfe der benutzerdefinierten Tabellen, der dynamischen Feldsichtbarkeit und der rollenbasierten Zugriffskontrollen von Halo schufen sie ein System, das sich automatisch an das Risiko des Reiseziels anpasst. Länder mit höherem Risiko lösen zusätzliche Fragen, Genehmigungen und Sicherheitsüberprüfungen aus. Die Mitarbeiter können die Risiken der Reiseziele über ein verknüpftes Dashboard einsehen, und nur autorisierte Benutzer können auf sensible Datensätze zugreifen oder diese aktualisieren.
Über den Reisebereich hinaus nutzte Sightsavers Halo, um weitere teamübergreifende Arbeitsabläufe mit hohem Verwaltungsaufwand zu vereinfachen. Ein herausragendes Beispiel ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Dank der „Parent-Child“-Ticket-Funktion werden nun alle Anfragen an die Personalabteilung, die Finanzabteilung und die IT-Abteilung über ein einziges Formular verknüpft, wodurch ein ehemals fragmentierter und sich wiederholender Prozess optimiert wurde.
Ein internes IT-Team innerhalb des Unternehmens ist nun in der Lage, die Arbeitsabläufe und Prozesse vieler Teams, die die Lösung nutzen, eigenständig zu konfigurieren und zu optimieren. Keine externen Berater, kein Warten auf administrativen Support – sondern schnelle, flexible Anpassungen, wann und wo immer sie benötigt werden.
Halo ist zum Rückgrat der internen Abläufe bei Sightsavers geworden und unterstützt alle Bereiche – von der Koordination der Arbeit des Creative-Services-Teams bis hin zu Genehmigungen in den Bereichen Personal und Finanzen, einschließlich aller IT-Prozesse.
Der neue Reiseprozess ist nun weltweit im Einsatz und deckt 223 Länder ab, wobei eine dynamische Risikologik direkt in den Arbeitsablauf integriert ist. Alle Informationen werden sicher gespeichert und unter strengen Zugriffskontrollen verwaltet, sodass autorisierte Teams im Falle eines kritischen Vorfalls schnell auf die benötigten Daten zugreifen können, was die Sicherheit der Mitarbeiter und die Betriebskontinuität in Hochrisikoregionen gewährleistet.
Sicherheitsteams pflegen und aktualisieren die Länderrisikostufen nun selbst, wodurch die Abhängigkeit von der IT entfällt und die Bearbeitungszeit verkürzt wird. Die Mitarbeiter können die Risikostufen der Reiseziele im Voraus einsehen, was ihnen hilft, sicherere und fundiertere Entscheidungen zu treffen.
Auch in anderen Bereichen hat Halo den manuellen Arbeitsaufwand erheblich reduziert. Allein schon beim Onboarding:
Durch diese Umstellung wurde die Transparenz verbessert, der Hin- und Her-Aufwand reduziert und die Zuständigkeiten abteilungsübergreifend klarer geregelt.
Heute nutzen über 140 Mitarbeiter in 34 Teams Halo, um mehr als 280 Ticketarten, 250 Dienstleistungen und über 50 automatisierte Arbeitsabläufe zu verwalten. Dank der vollständigen Kontrolle über die Konfiguration baut Sightsavers die Reichweite und Wirkung der Plattform kontinuierlich aus – ganz ohne externe Beratung.
„Jeder, mit dem ich spreche, nutzt es gerne … Ein System, das den Nutzern Spaß macht, ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg des Systems.“
Was als notwendige Abkehr von einem restriktiven Instrument begann, hat sich zu einer Plattform entwickelt, die wichtige Abläufe ermöglicht, Mitarbeiter in Hochrisikogebieten unterstützt und die Menschen schützt, die hinter dieser Mission stehen.
