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Durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Kundenanmeldung und die Zusammenführung von Prozessen konnte SPINEN Zeit sparen und den manuellen Arbeitsaufwand reduzieren.
SPINEN wurde 1997 in Macon, Georgia, gegründet und bietet seit mehr als 25 Jahren IT-Lösungen an, die Unternehmen zum Erfolg verhelfen. Als Unternehmen, das sich nie mit dem Status quo zufrieden gab, suchte SPINEN stets nach den besten Lösungen, um seinen KMU-Kunden Dienstleistungen auf Unternehmensniveau anzubieten. Allzu oft wurden diese Bemühungen jedoch durch die Einschränkungen der verfügbaren Tools behindert, insbesondere durch die PSA-Software. Innovation wurde nicht durch einen Mangel an Kreativität im Team gebremst, sondern durch die mangelnde Flexibilität des vom Unternehmen verwendeten Tools. Die Lösung fanden sie in HaloPSA, das enorme Möglichkeiten zur Anpassung und Integration bietet, mit denen diese Ideen vollständig umgesetzt werden können.
Vor der Einführung von HaloPSA im Sommer 2023 hatte SPINEN mit einem hohen manuellem Arbeitsaufwand während des Triage-Prozesses zu kämpfen. Die veraltete Software schränkte die Möglichkeiten zur Optimierung der Abläufe ein, was zu unübersichtlichen und unvollständigen Informationen führte. Dies erschwerte es den Technikern, Tickets nach Priorität zu ordnen, was zu Verzögerungen und Unsicherheit darüber führte, welche Aufgaben sofortige Aufmerksamkeit erforderten. Diese Ineffizienzen zeigten sich besonders deutlich während des mehrstufigen Onboarding-Prozesses und unterstrichen die Notwendigkeit einer moderneren, skalierbaren Lösung. SPINEN suchte nach einem Tool, das Arbeitsabläufe automatisieren und die wachsenden Anforderungen des Unternehmens bewältigen konnte.
„Ganz ehrlich gesagt waren unsere Ideen durch die alte Software, die wir nutzten, eingeschränkt, sodass es Dinge gab, von denen wir nicht einmal wussten, dass es sie überhaupt gab.“
Nach der Prüfung verschiedener Optionen entschied sich SPINEN aufgrund der Reaktionsschnelligkeit, der leistungsstarken Funktionen und der nahtlosen Integrationen für HaloPSA.
Entscheidende Veränderungen bei SPINEN wurden durch die Nutzung der nativen und integrierten Automatisierungsfunktionen von Halo erreicht. Durch die einfache Integration mit einer privaten Instanz von OpenAI hat das Team eine KI-gesteuerte automatische Ausfüllung von Ticket-Zusammenfassungen implementiert, wodurch der manuelle Aufwand, der zuvor zur Festlegung der Ticket-Priorität erforderlich war, erheblich reduziert wurde. SPINEN hat die Abläufe weiter optimiert, indem es die umfassenden Runbooks von HaloPSA nutzte, um Automatisierungen je nach Kundentyp auszulösen – sei es bei der Betreuung von On-Premises-Kunden oder bei der Integration mit Entra zur Erledigung von Onboarding-Aufgaben.
SPINEN führte verbesserte Sicherheitsmaßnahmen und eine Automatisierung der Arbeitsabläufe ein, um sicherzustellen, dass Tickets mit sensiblen Daten unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards bearbeitet wurden. Durch die Verpflichtung zur Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) wurden diese Tickets sicher über CIPP verwaltet und nahtlos in das Ticketingsystem des Unternehmens integriert. Dieser Ansatz schützte nicht nur sensible Informationen, sondern optimierte auch die Arbeitsabläufe. Infolgedessen wurde HaloPSA zu einem unverzichtbaren Werkzeug, das die Arbeitsabläufe bei SPINEN transformierte und sowohl die Sicherheit als auch die Effizienz im gesamten Team steigerte.
„Mit HaloPSA konnten wir weitaus mehr erreichen, als uns mit unserem bisherigen System jemals möglich gewesen wäre. Das war eine unglaubliche Veränderung für unser Unternehmen.“
Seit der Inbetriebnahme von HaloPSA Ende 2023 verzeichnet SPINEN ein bemerkenswertes Wachstum in seinem Managed-Services-Geschäft. In nur einem Jahr, zwischen dem 3. Quartal 2023 und dem 3. Quartal 2024, sind die Umsätze von SPINEN im Bereich Managed Services um über 30 % gestiegen. Darüber hinaus konnten sie ihre Umsätze im Bereich Managed Services insgesamt um über 43 % steigern – eine direkte Folge der Effizienzsteigerungen und Möglichkeiten, die HaloPSA ermöglicht.
Zu den wichtigsten Ergebnissen dieser Umgestaltung gehören:
