Halo Service Solutions Ltd – Leitlinien zur sozialen Verantwortung des Unternehmens

Einführung in die soziale Verantwortung von Unternehmen (CSR)

Unter CSR versteht man die Art und Weise, wie sich Unternehmen selbst regulieren, um sicherzustellen, dass sich alle ihre Aktivitäten positiv auf die Gesellschaft als Ganzes auswirken. CSR-Richtlinien zielen darauf ab, zu gewährleisten, dass Unternehmen ethisch handeln und dabei sowohl die Menschenrechte als auch die sozialen, wirtschaftlichen und ökologischen Auswirkungen ihrer Geschäftstätigkeit berücksichtigen. Unternehmen sollten alle einschlägigen gesetzlichen Vorschriften einhalten und danach streben, diese zu übertreffen; gibt es in einem bestimmten Bereich keine gesetzlichen Vorschriften, sollten sie dennoch sicherstellen, dass sie bewährte Praktiken anwenden.

Halo Service Solutions verpflichtet sich, durch die Einhaltung der nachstehenden Richtlinie sicherzustellen, dass alle geschäftlichen Aktivitäten so ethisch wie möglich durchgeführt werden.

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Organisation und Ziele

Halo Service Solutions ist eines der am schnellsten wachsenden Softwareunternehmen Großbritanniens mit Sitz in Stowmarket, Suffolk. Wir sind in über 40 Ländern tätig und unterhalten zwei Niederlassungen in Australien und den USA. Unser Ziel ist es, Serviceteams weltweit branchenübergreifend erstklassige Support-Software bereitzustellen. Wir sind kompetenter Partner einiger der weltweit führenden Unternehmen und setzen unsere sofort einsatzbereite Software so ein, dass sie deren spezifische Geschäftsanforderungen erfüllt. Halo Service Solutions bietet mittlerweile drei eigenständige Produkte an, die auf bewährten Branchenpraktiken basieren und von kompetenten, offen kommunizierenden und reaktionsschnellen Mitarbeitern betreut werden. Unsere einzigartige Software und unsere „Can-do“-Einstellung sind selbst für globale Giganten eine Bereicherung und ermöglichen es uns, Beziehungen aufzubauen und zu pflegen, die sowohl für uns als auch für unsere Kunden zu 100 % zufriedenstellend sind.

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CSR-Themen und -Projekte

Um die Wirksamkeit der Projekte von Halo Service Solutions sicherzustellen, hat sich die Organisation dazu entschlossen, den Schwerpunkt auf bestimmte Maßnahmen und Anliegen zu legen:

• Wohlbefinden und Chancengleichheit
• Umweltverantwortung
• Bekämpfung wirtschaftlicher Ungleichheit
• Erholung nach COVID-19

Alle CSR-Maßnahmen sollten unter einen der oben genannten Bereiche fallen.

Halo Service Solutions kann zur Umsetzung seiner CSR-Aktivitäten mit verbundenen Unternehmen und/oder Tochtergesellschaften der Organisation (sofern vom CSR-Team genehmigt) zusammenarbeiten. Das Unternehmen kann zudem mit anderen Unternehmen, Stiftungen oder Nichtregierungsorganisationen (NGOs) zusammenarbeiten, sofern diese die Voraussetzungen erfüllen und vom CSR-Ausschuss sowie der Geschäftsleitung genehmigt wurden.

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Spendenaktionen und CSR-Tage

Halo Service Solutions engagiert sich sowohl intern als auch extern für CSR-Aktivitäten. In diesem Zusammenhang organisiert das CSR-Team das ganze Jahr über verschiedene Veranstaltungen und Spendenaktionen, die sich auf die oben genannten Anliegen und Projekte beziehen. Diese sind wie folgt gegliedert:

• Spendenaktionen:
  • Halo Service Solutions hat sich zum Ziel gesetzt, jedes Jahr 10.000 £ für ein gemeinnütziges Projekt oder eine gemeinnützige Organisation zu sammeln, die unter dem Dach einer der oben genannten Initiativen tätig ist.
  • Diese Aktion umfasst mehrere Spendenveranstaltungen im Laufe des Jahres, die in Zusammenarbeit mit der ausgewählten Organisation oder dem ausgewählten Projekt stattfinden.
• CSR-Tage:
  • Im Rahmen der CSR-Tage werden im Kalenderjahr mehrere Arbeitstage für einen wohltätigen Zweck reserviert. Die ausgewählten wohltätigen Zwecke beziehen sich auf jene Themen, die bei der Spendenaktion nicht berücksichtigt wurden.
  • Diese Veranstaltungen werden in Zusammenarbeit mit anderen Organisationen (wie Wohltätigkeitsorganisationen, Nichtregierungsorganisationen oder Stiftungen) durchgeführt, die für das jeweilige Anliegen relevant sind.
  • Die CSR-Tage stehen allen Mitarbeitern von Halo Service Solutions offen, die sich engagieren möchten.

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Allgemeine Aufgaben

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Kundenbetreuung

Entscheidend für den Erfolg von Halo Service Solution ist unser partnerschaftlicher Ansatz in den Kundenbeziehungen und unser Bestreben, sicherzustellen, dass alle Kunden einen positiven und bleibenden Eindruck von unserem Unternehmen gewinnen. Um dies zu erreichen, ergreifen wir folgende Maßnahmen:

• Alle Kunden von Halo Service Solutions erhalten bei der Anmeldung zu den vom Unternehmen angebotenen Dienstleistungen eine spezifische SLA-Vereinbarung. Um die Einhaltung dieser Vereinbarung sicherzustellen, wurden Feedback-Mechanismen wie die Ein-Klick-Feedback-Funktion für alle Tickets, CSAT-Umfragen und monatliche Besprechungen mit den Customer Success Managern eingeführt. Bitte nutzen Sie die Seite „Kontakt“ von Halo Service Solutions, wenn Sie eine Kopie der SLA-Vereinbarung wünschen oder mit einem Mitarbeiter unserer Customer-Success-Abteilung sprechen möchten.
• Halo Service Solutions verfügt über eine Reihe von Mechanismen, um die Sicherheit, Wirksamkeit und Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten. Dazu gehören interne Maßnahmen wie die Beschränkung des Zugriffs auf kritische Systeme und Infrastrukturen sowie standardisierte Prozesse und Richtlinien, an die sich alle Abteilungen und weltweiten Niederlassungen halten müssen. Um die Wirksamkeit dieser Maßnahmen sicherzustellen, beauftragen wir unabhängige Dritte mit deren Überprüfung. So werden unsere Sicherheitsmaßnahmen beispielsweise jährlich nach ISO 27001 und „Cyber Essentials“ zertifiziert.
• Halo Service Solutions legt Wert auf eine klare und prägnante Kommunikation mit seinem Kundenstamm. Dazu gehören kostenlose Kundenerfolgs- und Supportleistungen für alle Kunden, unabhängig von ihrer Größe, sowie die Bereitstellung verschiedener Kommunikationskanäle, über die Kunden Hilfe anfordern, sich über die Unternehmensrichtlinien und die Verfügbarkeit von Dienstleistungen informieren oder Feedback zu den erbrachten Dienstleistungen geben können.

Lieferantenstandards

Während die kundenorientierten Abläufe bei Halo Service Solutions vollständig intern abgewickelt werden, werden einige Dienstleister hinzugezogen, beispielsweise unser Cloud-Hosting-Anbieter. Bei der Auswahl von Dienstleistern werden folgende Grundsätze beachtet:

• Alle Lieferanten müssen sich an das Gesetz gegen moderne Sklaverei von 2015 halten.
• Alle Lieferanten müssen ihre Geschäftstätigkeit im Einklang mit dem Bribery Act 2010 ausüben.
• Alle Lieferanten müssen über eine eigene CSR-Richtlinie verfügen oder einen triftigen Grund dafür angeben, warum keine solche Richtlinie vorliegt.
• Soweit möglich werden lokale Lieferanten beauftragt, um unnötige Umweltbelastungen zu vermeiden, beispielsweise bei der Belieferung der einzelnen Büros mit Verbrauchsmaterialien.

Halo Service Solutions sorgt außerdem dafür, dass die Beziehungen zu den Lieferanten effektiv und zur beiderseitigen Zufriedenheit gepflegt werden. Dazu gehören:

• Formelle Mechanismen zur Gewährleistung einer korrekten und fristgerechten Bezahlung aller Lieferanten.
• Die Verpflichtung zu einer klaren Kommunikation mit Lieferanten, einschließlich der Hinweismöglichkeiten auf die richtigen Kommunikationskanäle und die zuständigen Ansprechpartner im Unternehmen.

Ursachen

Wohlbefinden und Chancengleichheit

Halo Service Solutions ist sich der Bedeutung der Förderung des Wohlbefindens und der Gewährleistung von Chancengleichheit für alle Mitarbeiter bewusst. Das Unternehmen ist zudem bestrebt, Aktivitäten zur Förderung des allgemeinen gesellschaftlichen Wohlbefindens – darunter die Förderung von Inklusion, Vielfalt und Gleichberechtigung – in externe Spendenaktionen und CSR-Veranstaltungen einzubinden. Die folgenden Punkte umfassen einige der wichtigsten Richtlinien, die das Unternehmen eingeführt hat, sowie Maßnahmen, die zur Verbesserung des Wohlbefindens sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens ergriffen wurden:

• Halo Service Solutions ist ein Arbeitgeber, der sich gemäß dem Menschenrechtsgesetz von 2010 für Chancengleichheit einsetzt, und alle Geschäftsabläufe und Prozesse stehen im Einklang mit dem Gesetz gegen moderne Sklaverei von 2015.
• Halo Service Solutions verfügt über umfassende Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien, um das Wohlergehen der Mitarbeiter in allen unseren weltweiten Niederlassungen sowie bei Einsätzen vor Ort bei einem unserer Kunden zu gewährleisten. Wenn Sie eine Kopie dieser Richtlinien wünschen, nutzen Sie bitte die Seite „Kontakt“ auf der Website von Halo Service Solutions.
• Halo Service Solutions verfolgt eine konsequente Gleichstellungsstrategie, um Vielfalt, Inklusion und Gleichberechtigung zu gewährleisten. Wenn Sie eine Kopie dieser Richtlinie wünschen, nutzen Sie bitte die Seite „Kontakt“ von Halo Service Solutions.
• Alle bei Halo Service Solutions eingesetzten Technologien, einschließlich unserer selbst entwickelten Lösungen, werden regelmäßig getestet, um die Barrierefreiheit für alle Mitarbeiter zu gewährleisten. So entspricht beispielsweise die gesamte Software von Halo Service Solutions den WCAG-Richtlinien und wird regelmäßig sowohl von Mitarbeitern als auch von Kunden von Halo Service Solutions getestet, um dies sicherzustellen. Auch alle Arbeitsumgebungen bei Halo Service Solutions wurden unter Berücksichtigung der Barrierefreiheit gestaltet und so konzipiert, dass sie zur Produktivität aller Mitarbeiter beitragen.
• Entscheidend für den Erfolg von Halo Service Solutions ist die Aus- und Weiterbildung aller Mitarbeiter. Aus diesem Grund erhält jeder Mitarbeiter am ersten Arbeitstag ein maßgeschneidertes Entwicklungsprogramm und wird einem Mentor aus den eigenen Reihen zugewiesen, der ihn bei der Eingewöhnung in das Unternehmen unterstützt. Anschließend erhalten alle Mitarbeiter monatliche Einzelcoachings zur Weiterbildung und Entwicklung, um sicherzustellen, dass ihre persönlichen Ziele erreicht werden. Für diejenigen, die direkt nach dem Studium in das Unternehmen eintreten, wird zudem ein Traineeprogramm angeboten. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf unserer Karriereseite: https://haloservicesolutions.com/careers/.
• Alle Mitarbeiter von Halo Service Solutions erhalten einen existenzsichernden Lohn (wobei formelle Mechanismen vorhanden sind, um eine pünktliche und korrekte Auszahlung zu gewährleisten), verfügen über Altersvorsorgepläne und kommen in den Genuss einer Reihe von Zusatzleistungen. Dazu gehören kostenlose Vergünstigungen, Parkplätze, Firmenhandys und -fahrzeuge (sofern für ihre Tätigkeit relevant), kostenlose betriebliche Gemeinschaftsveranstaltungen (einschließlich Spendenaktionen, Tagesausflüge und Sportveranstaltungen) und vieles mehr. Das Managementteam hat zudem verschiedene Mechanismen eingerichtet, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter auf Wunsch einfach und anonym Feedback zu den Sozialleistungen geben können.
• Halo Service Solutions verfügt über ein formelles Verfahren zur Bearbeitung von Personalangelegenheiten und Beschwerden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Angelegenheiten schnell und effektiv zur Zufriedenheit aller Beteiligten geklärt werden können. Weitere Informationen finden Sie in unserem Mitarbeiterhandbuch. Wenn Sie ein Exemplar davon erhalten möchten, nutzen Sie bitte die Seite „Kontakt“ auf der Website von Halo Service Solutions.

Um das Wohlbefinden und die Chancengleichheit außerhalb des Unternehmens weiter zu fördern, widmet Halo Service Solutions einen Teil seines jährlichen Spendenziels und/oder der Wohltätigkeitstage seiner Mitarbeiter diesem Zweck.

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Umweltverantwortung

Halo Service Solutions ist bestrebt, so umweltbewusst wie möglich zu handeln, und engagiert sich im Kampf gegen den Klimawandel. In diesem Sinne wurden innerhalb des Unternehmens die folgenden Maßnahmen umgesetzt:

• In allen weltweiten Niederlassungen wurden Maßnahmen zur Abfallreduzierung umgesetzt, darunter Recyclingbehälter, energieeffiziente Elektrogeräte (Heißwasserhähne, energieeffiziente Händetrockner und Energiesparlampen) sowie weitere interne Richtlinien zur Gewährleistung der Abfallvermeidung. Dazu gehört auch eine „Switch-Off“-Richtlinie, die nicht nur die Sicherheit aller Laptops und Geräte der Mitarbeiter gewährleistet, sondern auch den unnötigen Stromverbrauch reduziert. Um die Verschwendung von Wasser zu verringern, wurden in allen Sanitärräumen entsprechende Vorrichtungen installiert (z. B. Strahlregler an den Wasserhähnen) und interne Richtlinien eingeführt, um die Wasserverschwendung in den Mitarbeiterküchen auf ein Minimum zu beschränken (z. B. durch eine kontrollierte Nutzung der Geschirrspülmaschinen).
• Soweit möglich sorgt das Unternehmen dafür, dass die in den Büros von Halo Service Solutions verwendeten Materialien recycelbar sind oder aus recycelten Materialien stammen. Ist dies nicht möglich, werden nach Möglichkeit lokale Lieferanten beauftragt, um die Transportzeiten und damit die CO₂-Emissionen so gering wie möglich zu halten.
• Die Versorgung durch Halo Service Solutions erfolgt, soweit möglich, aus erneuerbaren Energiequellen.
• Die Mitarbeiter von Halo Service Solutions werden dazu ermutigt, umweltfreundlichere Verkehrsmittel zu nutzen, indem sie eine der folgenden Maßnahmen ergreifen:
  • Gehen Sie zu Fuß, fahren Sie mit dem Fahrrad, nutzen Sie Fahrgemeinschaften oder öffentliche Verkehrsmittel, um zur Arbeit zu gelangen, sofern dies möglich ist.
  • Wenn möglich, sollten sie in ihren Privatfahrzeugen umweltfreundlichere Kraftstoffe verwenden.
  • Alle Firmenfahrzeuge (z. B. Dienstwagen) sollten so energieeffizient wie möglich sein.

Um das ökologische Engagement von Halo Service Solutions weiter zu stärken, widmet das Unternehmen einen Teil seines jährlichen Spendenziels und/oder der Wohltätigkeitstage seiner Mitarbeiter diesem Zweck.

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Bekämpfung wirtschaftlicher Ungleichheit

Halo Service Solutions ist sich seiner wirtschaftlichen Verantwortung bewusst – von der Gründung und dem Wachstum des Unternehmens bis hin zu Beschäftigung und Bildung. Die folgenden Richtlinien und Vorgehensweisen wurden eingeführt, um die ungleiche Verteilung von Einkommen und Chancen zwischen verschiedenen gesellschaftlichen Gruppen zu verringern.

• Halo Service Solutions bietet Schulen und Hochschulen in der Umgebung seiner Unternehmensstandorte Praktikumsplätze an. Dies gibt Schülern und Studenten die Möglichkeit, neue Fähigkeiten zu erlernen, Kontakte zu Fachleuten zu knüpfen, an Schulungen teilzunehmen und sich aktiv an anderen Veranstaltungen zu beteiligen, die das Unternehmen seinen Mitarbeitern anbietet. Das Ziel dieser Praktika ist es, Schülern und Studenten dabei zu helfen, sich in der Berufswelt zurechtzufinden, indem sie Einblicke in alle Bereiche des Unternehmens gewinnen, die ihr Interesse wecken. Dies verschafft ihnen zudem wertvolle Erfahrungen für zukünftige Bewerbungen.
• Halo Service Solutions arbeitet zudem mit lokalen Hochschulen zusammen, um die Lehrinhalte so anzupassen, dass die Beschäftigungsfähigkeit der Studierenden verbessert wird. Dadurch wird sichergestellt, dass Studierende in Studiengängen, die für die Tätigkeit von Halo Service Solutions relevant sind (wie Mathematik oder Informatik), die Hochschule mit den richtigen Kompetenzen verlassen, um auf dem Arbeitsmarkt beschäftigungsfähig und wettbewerbsfähig zu sein.
• Halo Service Solutions bietet außerdem ein globales Absolventenprogramm an, das Hochschulabsolventen aus aller Welt die Möglichkeit bietet, sich über einen Zeitraum von einem Jahr umfassend in allen Bereichen des Unternehmens weiterzubilden. So können die Absolventen in einem unterstützenden Umfeld arbeiten und gleichzeitig ihre gewünschte Position innerhalb des Unternehmens finden. Das Programm ist stark auf die Weiterbildung ausgerichtet: Jeder Bewerber erhält bereits am ersten Tag ein maßgeschneidertes Entwicklungsprogramm sowie einen eigenen Mentor in jeder Abteilung, in der er tätig ist. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Karriereseite: https://haloservicesolutions.com/careers/.
• Halo Service Solutions bietet Wohltätigkeitsorganisationen, Bildungseinrichtungen und gemeinnützigen Organisationen zudem einen Preisnachlass auf seine Dienstleistungen an. Darüber hinaus arbeitet Halo Service Solutions mit diesen Organisationen zusammen, um Bereiche in den Geschäftsprozessen zu identifizieren, in denen Zeit und Geld eingespart werden könnten, und so unnötige Ressourcenausgaben bei diesen wichtigen Organisationen weiter zu reduzieren.

Um die wirtschaftlichen Ungleichheiten in der Gesellschaft weiter zu bekämpfen, widmet Halo Service Solutions diesem Anliegen zudem einen Teil seines jährlichen Spendenziels und/oder der Wohltätigkeitstage seiner Mitarbeiter.

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Erholung nach COVID-19

Die weltweite COVID-19-Pandemie hat die Gesellschaft nachhaltig geprägt und weitreichende Folgen hinterlassen, die bis heute spürbar sind. Halo Service Solutions ist sich seiner Verantwortung bewusst, diese Auswirkungen auf seine Kunden und Mitarbeiter so gering wie möglich zu halten. Zu diesem Zweck hat das Unternehmen folgende Maßnahmen ergriffen:

• Alle Berater von Halo Service Solutions wurden geschult, um Kunden dabei zu unterstützen, Ausfallsicherheit in die Prozesse zu integrieren, die sie in der Halo Service Solutions-Software abbilden. Dazu gehört die Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsabläufen, die keine physische Anwesenheit im Büro erfordern, beispielsweise durch die Abkehr von papierbasierten Arbeitsmethoden und den Umstieg auf webbasierte Lösungen, auf die von jedem beliebigen Standort aus zugegriffen werden kann.
• Halo Service Solutions hat neue Richtlinien eingeführt, um sicherzustellen, dass Kunden im Falle einer weiteren Pandemie oder einer ähnlichen Krise wirksam unterstützt werden.
  • Während der COVID-19-Pandemie bot das Unternehmen allen, die Schwierigkeiten mit der Umstellung auf Homeoffice hatten, verlängerte kostenlose Testphasen an, sodass eine hochentwickelte Lösung zur Fernsteuerung interner Prozesse kostenlos implementiert werden konnte. Dieser Prozess würde sofort wieder in Gang gesetzt, sollte sich eine Krise ähnlicher Art ereignen.
  • Darüber hinaus wurden während der COVID-19-Pandemie Sondermaßnahmen für Kunden angeboten, die als direkte Folge der Pandemie Schwierigkeiten hatten, Lizenz- oder Dienstleistungsgebühren zu bezahlen. Dazu gehörten spezielle Zahlungspläne oder Zahlungsaufschübe, um sicherzustellen, dass die unverzichtbaren Dienste, die die Software innerhalb ihrer Organisation bereitstellt, stets verfügbar blieben. Dieser Prozess würde sofort wieder in Kraft treten, sollte sich eine Krise ähnlicher Art ereignen.
• Während der COVID-19-Pandemie hat Halo Service Solutions keine Mitarbeiter in Kurzarbeit geschickt, die Mitarbeiterzahl um über 20 % erhöht und eine 5-Sterne-Bewertung auf Glassdoor erhalten. Auf diese Weise leistete das Unternehmen einen Beitrag zur Wirtschaft, indem es den Druck auf die Kurzarbeitsregelungen verringerte und die Beschäftigungsquote in einem 5-Sterne-Arbeitsumfeld steigerte.

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Erfolgsmessung

Um den anhaltenden Erfolg der Maßnahmen von Halo Service Solutions im Bereich der sozialen Unternehmensverantwortung sicherzustellen, wurde ein CSR-Team gebildet. Dieses Team übernimmt folgende Aufgaben:

• Erstellung der CSR-Richtlinie.
• Empfehlung von CSR-Projekten und -Initiativen an die gesamte Unternehmensgruppe.
• Empfehlung zu den Ausgaben im Bereich der sozialen Unternehmensverantwortung (CSR) und zur Überwachung dieser Ausgaben.
• Die CSR-Richtlinie und die ausgewählten Projekte sind jährlich zu überprüfen.
• Berichte über alle CSR-Aktivitäten, einschließlich etwaiger Verstöße, an die Geschäftsleitung übermitteln.
• Übertragen Sie Verantwortung an andere Mitarbeiter, die sich an CSR-Initiativen beteiligen möchten.

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Veröffentlichung

Der Inhalt der CSR-Richtlinie wird auf allen Websites von Halo Service Solution veröffentlicht und nach Ermessen des CSR-Teams und/oder der Geschäftsleitung an alle interessierten Parteien übermittelt.

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Fragen

Sollten Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, senden Sie bitte eine E-Mail an communications@haloitsm.com. Wir werden Ihnen dann gemäß unserer Standard-Servicevereinbarung antworten.

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Gültig ab: 1. August 2022

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