Neue Funktionen von HaloCRM: 3. Quartal 2024

Wir freuen uns, Ihnen in diesem Quartal leistungsstarke neue Funktionen vorstellen zu können, die darauf ausgelegt sind, die Produktivität zu steigern, die Kundeninteraktion zu verbessern und die Datensicherheit zu optimieren. Von der Echtzeit-Unterstützung durch „Agent Co-Pilot“ über verbesserte E-Mail-Kampagnen und eine nahtlose SharePoint-Integration bis hin zu erweiterten Funktionen zur Datenmaskierung – jede dieser Verbesserungen wurde speziell entwickelt, um Ihr CRM-Erlebnis zu optimieren.

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Tauchen Sie ein und entdecken Sie, wie diese Updates Ihrem Team helfen können, intelligenter zu arbeiten und Kunden effektiver anzusprechen.

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1. Agent Co-Pilot

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Der Agent Co-Pilot unterstützt die Mitarbeiter in Echtzeit, gibt ihnen Vorschläge und führt sie durch die Prozesse zur Bearbeitung von Supportanfragen. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben steigert diese Funktion die Produktivität und sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können. Zudem werden Fehler reduziert, was neuen Teammitgliedern eine schnelle Einarbeitung ermöglicht und erfahrenen Mitarbeitern hilft, ihre Effizienz aufrechtzuerhalten. Mit der Co-Pilot-Funktion können Teams ihre Servicequalität verbessern und so die allgemeine Kundenzufriedenheit steigern.

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2. Verbesserte Halo-E-Mail-Kampagnen

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Ein leistungsstarkes neues Modul, das Ihr E-Mail-Marketing optimieren und Ihnen helfen soll, effektiver mit Ihren Kunden zu interagieren. Mit diesem neuen Modul können Sie E-Mail-Vorlagen ganz einfach für den Versand an gezielte Verteilerlisten in die Warteschlange stellen und so Ihre Reichweite und Wirkung maximieren.

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• Müheloses Kampagnenmanagement: Entwerfen und starten Sie Kampagnen mit nur wenigen Klicks und erreichen Sie Ihre Zielgruppe zielgenau.

• Aufschlussreiche Interaktionsanalyse: Mit einfach zu integrierenden Tracking-Tools können Sie nachvollziehen, wie Ihre Zielgruppe mit jeder E-Mail interagiert. Halo erfasst Öffnungsraten, und jeder in die E-Mail eingefügte Link verfolgt automatisch die Klickraten. Anhand der Klickaktivitäten lassen sich sogar Öffnungen ableiten, was einen umfassenderen Überblick ermöglicht.

• Nahtlose Abmeldeoptionen: Sorgen Sie mit Abmeldefunktionen dafür, dass Ihre Kampagnen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und kundenfreundlich sind. Nutzer können sich von bestimmten Kampagnen oder allen Marketingmitteilungen abmelden, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Kontrolle der Kunden stärkt.

• Automatisierte Nurture-Kampagnen: Zu den künftigen Erweiterungen gehören regelbasierte Kampagnen, die sich ideal für die Einrichtung kontinuierlicher, maßgeschneiderter Kundeninteraktionen eignen.

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Halo Mail Campaigns macht gezielte Kommunikation einfacher, aufschlussreicher und vollständig in Ihre bestehende Plattform integriert – und versetzt Ihr Team so in die Lage, mit Kunden auf eine ganz neue Art und Weise in Kontakt zu treten.

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3. Verbessertes Dokumentenmanagement

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Wir freuen uns, in diesem Quartal wichtige Neuerungen für unser Dokumentenmanagement-Modul in HaloCRM einzuführen, die dessen Funktionen auf Kunden, Standorte und Kontakte ausweiten. Dank dieser Erweiterung können Nutzer Dokumente nun in Ordnerstrukturen organisieren, von der Versionsverwaltung profitieren und sogar das Hochladen durch Kunden ermöglichen, wodurch der Zugriff auf Dokumente und die Zusammenarbeit optimiert werden. Eine neue Berechtigung, „Darf Dokumente hochladen“, gewährleistet einen kontrollierten Zugriff und ermöglicht es nur autorisierten Teammitgliedern, Dokumenten-Uploads direkt im Self-Service-Portal zu verwalten.

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Zudem verfügen Dokumente unter den Entitäten „Kunde“, „Standort“ und „Benutzer“ nun über die Einstellung „Dem Benutzer anzeigen“, wodurch Kunden im Bereich „Dokumente“ des Self-Service-Portals leichter auf relevante Dateien zugreifen können. Diese neue Einstellung umfasst eine automatische Migration, sodass bestehende Anhänge nahtlos und ohne Unterbrechung in das neue System übertragen werden.

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4. SharePoint-Integration

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Die neue SharePoint-Integration ermöglicht eine nahtlose Dokumentensynchronisierung von SharePoint zu HaloCRM. Sobald das Dokumentenmanagement-Modul aktiviert ist, können Benutzer eine Azure-Anwendung mit den erforderlichen Berechtigungen konfigurieren und ihre SharePoint-URL für die Integration eingeben. Diese Einrichtung ermöglicht es Ihnen, Websites, Listen und Ordner aus SharePoint direkt Ordnern in Halo zuzuordnen, wobei sowohl manuelle Synchronisierungen als auch Webhook-gesteuerte Aktualisierungen für eine kontinuierliche Abstimmung unterstützt werden. Dank flexibler Ordnerzuordnungen können Benutzer importierte Dokumente effizient organisieren und sie in Halo an Tickets oder Aktionen anhängen. Webhooks sorgen dafür, dass Dateien ständig mit SharePoint synchronisiert bleiben.

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5. Optimierte gleichzeitige Lizenzierung und verbesserte Agent-App-Sitzungen

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Wir haben neue Tools eingeführt, um die Sitzungsverwaltung zu vereinfachen und die Verwaltung der gleichzeitigen Lizenzen in HaloCRM zu optimieren. Mit der neuen Schaltfläche „Force Logout“ können Administratoren bei Bedarf die Sitzung eines anderen Agenten aus der Ferne beenden und so Lizenzen für gleichzeitige Nutzer in Echtzeit freigeben. Darüber hinaus sorgt die Einstellung „Agent Idle Timeout“, die in den erweiterten Einstellungen konfiguriert werden kann, dafür, dass Agenten nach einer festgelegten Inaktivitätszeit automatisch abgemeldet werden, was den Teams zusätzlich dabei hilft, aktive Sitzungen effizient zu verwalten.

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Um Administratoren einen besseren Überblick zu verschaffen, haben wir zudem die Informationen zur Lizenznutzung verbessert und die Möglichkeit eingeführt, die Obergrenze für die gleichzeitige Nutzung von Lizenzen nach Team oder Abteilung festzulegen, um sicherzustellen, dass jeder Bereich über einen angemessenen Lizenzzugang verfügt. Eine neue Funktion zur Protokollierung der Anzahl gleichzeitig aktiver Agenten liefert stündlich eine Momentaufnahme der aktiven Agentensitzungen, wodurch sich Spitzenauslastungen besser erkennen lassen und eine optimale Ressourcenzuweisung gewährleistet wird.

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6. Optimierte Unterzeichnung von Kundenverträgen

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In diesem Quartal haben wir eine leistungsstarke Funktion zur Unterzeichnung von Kundenverträgen eingeführt, die den Prozess der Einholung von Vertragsgenehmigungen direkt in HaloCRM vereinfacht. Durch das Hinzufügen von Variablen zur E-Mail-Vorlage für Verträge wird ein sicherer Link generiert, über den Kunden Verträge bequem einsehen und unterzeichnen können. Benutzer können außerdem Vertrags-PDFs individuell anpassen, indem sie Variablen wie $-CONTRACTAPPROVERNAME, $-CONTRACTAPPROVEREMAIL und $-CONTRACTSIGNATURE einfügen, um die Angaben zum Unterzeichner anzuzeigen.

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Zudem kann nun unter „Konfiguration > Verträge“ die Option „Sichere Vertragsunterzeichnung aktivieren“ aktiviert werden, wodurch die Unterzeichnungsberechtigungen ausschließlich auf den dafür vorgesehenen Ansprechpartner beschränkt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Vertragsgenehmigungen sicher und reibungslos ablaufen, was sowohl die Benutzerfreundlichkeit als auch die Datenintegrität verbessert.

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7. Schwärzung von Daten

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HaloCRM verfügt nun über eine neue Funktion zur automatischen Schwärzung von Kartendaten, die die Datensicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verbessert. Diese Einstellung befindet sich unter „Benutzer > Allgemeine Einstellungen“ in der Gruppe „Compliance“ und schwärzt automatisch Kartendaten in neuen Tickets und Aktionen. Dabei stehen drei Optionen zur Auswahl: „Deaktiviert“, „Schwärzen und die letzten 4 Ziffern anzeigen“ oder „Gesamte Kartennummer schwärzen“. Diese Funktion gewährleistet, dass sensible Kartendaten geschützt werden, ohne dass historische Daten davon betroffen sind.

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Mithilfe des Luhn-Prüfalgorithmus erkennt das System potenzielle Kartennummern (13 bis 19 Ziffern) und schließt dabei Telefonnummern und URLs aus, um eine präzise Schwärzung zu gewährleisten. Auch benutzerdefinierte und Systemfelder vom Typ „Zeichenkette“ werden überprüft, wodurch eine einheitliche Einhaltung der Vorschriften bei allen Benutzerinteraktionen sichergestellt wird.

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8. Verbesserte Chatbot- und Live-Chat-Funktionen

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Es wurden weitere Verbesserungen an den Chatbots und am Live-Chat vorgenommen, um die Interaktion mit den Nutzern und die Unterstützung durch die Mitarbeiter zu optimieren. Eine wichtige Neuerung ermöglicht es den Mitarbeitern, die jeweilige Webseite einzusehen, auf der sich ein Endnutzer gerade befindet, und liefert so wertvolle Hintergrundinformationen für eine effizientere und maßgeschneiderte Unterstützung. Darüber hinaus lässt sich die Zeitüberschreitungseinstellung für den Live-Chat nun auf mindestens 15 Sekunden festlegen, was die Flexibilität bei den Antwortzeiten erhöht und es ermöglicht, dynamischen Support-Anforderungen gerecht zu werden.

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Zu den weiteren Verbesserungen gehört eine globale Chat-Einstellung mit Schaltflächen zum Schließen und Minimieren in der Kopfzeile des Chatbots, die den Benutzern die Möglichkeit bietet, den Chat zu minimieren oder die Interaktion direkt zu beenden. Eine neue Einstellung zum Überschreiben des Chat-Profils in den Kundeneinstellungen ermöglicht die Anpassung von Self-Service-Portalen, die mit bestimmten Kunden verknüpft sind. Schließlich können Agenten nun bei der Erfassung von Tickets innerhalb des Chatbots ein Such- und Filterfeld für Felder mit Einzel- und Mehrfachauswahl nutzen, was die Ticketerstellung bei komplexen Anfragen vereinfacht.

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Weitere Informationen zu zukünftigen Entwicklungen finden Sie hier in unserer Roadmap!

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Sollten Sie Fragen zu bestimmten Funktionen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager oder kontaktieren Sie uns einfach – wir melden uns dann so schnell wie möglich bei Ihnen!

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