Neue Funktionen von HaloPSA: 2. Quartal 2024

Im Laufe des zweiten Quartals 2024 hat unser Team HaloPSA weiter um eine Reihe leistungsstarker neuer Funktionen erweitert, die darauf ausgelegt sind, den sich wandelnden Anforderungen unserer Kunden gerecht zu werden. Ihr Feedback war erneut entscheidend für die Ausrichtung dieser Entwicklungen und spiegelt unser Engagement wider, HaloPSA zum besten Tool für Ihr Unternehmen zu machen.

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Im zweiten Quartal haben wir wichtige Integrationen wie StreamOne® Ion und Adobe Acrobat Sign eingeführt und darüber hinaus wesentliche Verbesserungen in den Bereichen Angebotserstellung, Dokumentenmanagement, KI-Funktionen und vielem mehr vorgenommen. Entdecken Sie die innovativen Neuerungen unseres Stable-Upgrades 2.152, die darauf ausgelegt sind, Ihre Geschäftsabläufe zu optimieren.

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1. StreamOne®-Ionenintegration

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Die StreamOne Ion-Integration ermöglicht den Import und die Zuordnung von Kunden entweder manuell oder über die Schaltfläche „Zuordnungen generieren“. Darüber hinaus unterstützt sie den Import von Abonnements für zugeordnete Kunden und gewährleistet so eine optimierte Kunden- und Abonnementverwaltung direkt in HaloPSA, was zu weiteren Verbesserungen bei der automatisierten Rechnungsstellung führt.

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2. Integration von Adobe Acrobat Sign

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Die neue Adobe Acrobat Sign-Integration in HaloPSA ermöglicht es den Mitarbeitern, PDF-Dateien mit Angeboten direkt zur Genehmigung an Adobe Acrobat Sign zu senden und das Angebot in Halo automatisch zu aktualisieren, sobald es genehmigt wurde. Damit steht nun eine neue Möglichkeit zur elektronischen Unterzeichnung von Angeboten und Vorschlägen aus HaloPSA zur Verfügung.

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3. Verbesserungen bei der Angebotserstellung

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Im Rahmen der Bemühungen, die Benutzerfreundlichkeit und den Zugriff zu verbessern und gleichzeitig den Funktionsumfang zu erweitern, wurden verschiedene Änderungen an der Angebotsfunktion in HaloPSA vorgenommen. Zu diesen Änderungen gehören:

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• Die Produktgruppen wurden in „Produktpakete“ umbenannt, um sie besser an die von den Kunden erwarteten Funktionen anzupassen.

• Es wurden berechnete Preise für Angebotspositionen eingeführt. Dadurch kann der Preis einer Position in einem Angebot anhand einer Formel ermittelt werden, wobei Attribute im Vergleich zu anderen Produkten in Halo berücksichtigt werden.
• Es wurde eine Umschaltfunktion hinzugefügt, mit der Zeilen, die Teil eines Pakets sind, ein- oder ausgeblendet werden können. Dies trägt zu einer übersichtlicheren Darstellung bei, was insbesondere bei komplexeren Angeboten von Vorteil ist. Die Umschaltfunktion ist in Form einer Schaltfläche auf der Seite „Angebot: Paketansicht“ zu finden.

• Es wurden nun dreistufige Bundle-Kategorien hinzugefügt, um die Verwaltung und das Management von Bundles zu erleichtern.

• In der Bundle-Konfiguration wurde eine neue Einstellung hinzugefügt, mit der mehrere Zeilen als optional markiert werden können, wobei jedoch mindestens eine optionale Zeile ausgewählt werden muss. Dies sorgt für mehr Flexibilität bei der Bereitstellung von Optionen in Angeboten, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass eine Auswahl getroffen wird.

• Wenn ein Angebot mit einer Verkaufschance verknüpft ist, kann der Workflow der Verkaufschance nun auf dem Angebotsbildschirm angezeigt werden. Dies trägt zur Verbesserung der Transparenz für die Vertriebsteams bei, da sie so sofort Einblick in den aktuellen Fortschritt der verknüpften Verkaufschance erhalten (sofern zutreffend).

• Bei der Auswahl von Produktpaketen, die einem Angebot hinzugefügt werden sollen, werden die Produkte, aus denen sich das Paket zusammensetzt, in der Liste angezeigt. Dadurch wird besser ersichtlich, was genau dem Angebot hinzugefügt wird, was den Vertriebsteams bei der Auswahl der Produktpakete hilft.

• Unter „Agenten/Rollen“ wurden neue Berechtigungen hinzugefügt, um den Lese- und Bearbeitungszugriff auf Produktpreise und -kosten festzulegen. So wird sichergestellt, dass Ihr Produktkatalog von den zuständigen Agenten gepflegt wird.

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4. Neue Pro-rata-Einstellung zum Hinzufügen zu „Bereit zur Rechnungsstellung“

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Wir haben eine neue Option „Pro-Rata“ für wiederkehrende Rechnungspositionen mit berechneten Mengen hinzugefügt. Wenn diese Option ausgewählt ist, werden Pro-Rata-Änderungen in einem neuen Abschnitt „Pro-Rata“ unter „Bereit zur Rechnungsstellung“ angezeigt, wodurch Sie mehr Kontrolle über Ihren Rechnungsstellungsprozess erhalten.

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5. Verteilerlisten

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Das neue Modul „Verteilerlisten“ in HaloPSA optimiert die Massen-E-Mail-Kommunikation, indem es Benutzern ermöglicht, zu Listen für den Massenversand hinzugefügt zu werden. Die Kommunikation mit diesen Listen wird nachverfolgt und kann auf der Registerkarte „Verlauf“ der Verteilerliste oder, sofern konfiguriert, im Aktivitätsfeed des Benutzers eingesehen werden. Benutzer können über den Import von Tabellenkalkulationsdateien oder mithilfe von Kontrollkästchen in großen Mengen aus bestehenden Listen zu den Listen hinzugefügt werden. Darüber hinaus regelt eine neue Berechtigungseinstellung den Zugriff der Bearbeiter auf die Verteilerlisten.

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6. Dokumentenmanagement

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Das neue Modul „Dokumentenverwaltung“ in HaloPSA bietet einen eigenen Bereich für die Organisation und Verwaltung von Dokumenten. Hier können Sie Ordner anlegen, Dokumente hochladen und deren Versionen verwalten sowie Zugriffsberechtigungen für Mitarbeiter festlegen – von „kein Zugriff“ über „nur Lesen“ bis hin zu „Lesen und Schreiben“.  

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Das Modul bietet sowohl Tabellen- als auch Katalogansichten und ermöglicht das einfache Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Dokumenten und Ordnern. Dokumente können durch Hochladen oder per Drag-and-Drop hinzugefügt werden, und alle Versionen eines Dokuments stehen zur Einsicht und zum Herunterladen zur Verfügung. Mitarbeiter mit mindestens Lesezugriff können Dokumente an Tickets und Aktionen anhängen und dabei Such- und Filterfunktionen für eine effiziente Dokumentenverwaltung nutzen.

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7. Benutzerdefinierte URL aus dem Navigationsmenü

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Die Layoutoffene Profile für das Navigationsmenü der Agent-Anwendung bieten nun die Möglichkeit, benutzerdefinierte Schaltflächen mit eigenen URLs einzubinden. Dank dieser neuen Funktion können Sie ganz einfach Links zu Ihren bevorzugten Anwendungen einrichten und gleichzeitig HaloPSA als Ihre zentrale, täglich genutzte Anwendung beibehalten.

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8. Schwellenwert für das Projektbudget

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HaloPSA führt einen Ereignisauslöser namens „Ticket-Budget-Schwellenwert erreicht“ ein. Die Benachrichtigung wird für Projekte ausgelöst, deren Budgets den „Schwellenwert in %“ (der in der Benachrichtigung konfiguriert wurde) erreichen, und zwar nur für eine Instanz dieses Budgettyps innerhalb der Hierarchie aus untergeordneten, übergeordneten und über-übergeordneten Elementen. Dies ist Teil umfassenderer Bemühungen, das Projektmanagement zu verbessern und die Transparenz für Projektmanager zu erhöhen.

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9. Verbesserungen bei Ingram Micro

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Die Integration von HaloPSA mit Ingram Micro Reseller umfasst nun die automatische Auftragserstellung beim Anlegen von Kundenaufträgen aus Angeboten. Es gibt eine neue Option zur Aktivierung von Webhooks für „Auftragsstatus aktualisiert“ sowie die Möglichkeit, die Auftragsstatus von Ingram Micro Reseller den Bestellstatus von Halo zuzuordnen – wodurch der Beschaffungsprozess innerhalb von HaloPSA optimiert wird. Die Konfiguration umfasst das Hinzufügen einer Webhook-Signatur und die Einstellung der Halo-URL. Eingehende und ausgehende API-Anfragen werden ebenfalls unterstützt.

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10. Sofortige Erstellung/Aktualisierung von Tickets mit Webhooks

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Wenn Sie Azure/Office 365 nutzen, können Sie nun Webhooks für Ihre Postfächer aktivieren. Dadurch werden Tickets bzw. Aktionen sofort erstellt, sobald eine E-Mail im Posteingang eines mit Halo verbundenen Postfachs eingeht, was eine umgehende Bearbeitung gewährleistet und Verzögerungen verhindert. Das Halo-Team empfiehlt, auf die „Webhooks“-Methode umzusteigen, falls Sie diese noch nicht nutzen.

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Um Webhooks zu aktivieren, müssen als Authentifizierungsmethode „Client Credentials“ und als Methode „Webhooks“ ausgewählt werden, wie unten dargestellt.

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*Derzeit nur für Azure-/Office 365-Postfächer verfügbar.

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KI

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11. KI-Vorschläge

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Das Konzept der KI-Vorschläge in HaloPSA wurde erheblich verbessert. Sofern Ihre Methode „KI-Ticketabgleich & KI-Einblicke“ auf „Integrierte Funktion“ eingestellt ist, wird Ihnen eine Option zur Konfiguration von „KI-Vorschlägen“ angezeigt. Diese funktionieren ähnlich wie Ticketregeln mit einem Abschnitt „Kriterien & Ergebnis“. Über die Kriterien können Sie Folgendes einsehen:

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• Mindestübereinstimmungswert – Dieser Wert kann verwendet werden, um schwächere Übereinstimmungen aus weiteren Bedingungen herauszufiltern. Wenn Sie beispielsweise den Vorschlag nur anzeigen bzw. ausführen möchten, wenn eine wirklich starke Übereinstimmung vorliegt, erhöhen Sie diesen Wert auf über 0,9.

• Mindestanzahl an Übereinstimmungen – Stellen Sie sicher, dass mindestens X Übereinstimmungen über der von Ihnen festgelegten Punktzahl liegen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise nur dann eine Aufgabe erstellen, wenn es 5 oder mehr starke Übereinstimmungen gibt.

• Erforderliche Anzahl von Übereinstimmungen mit demselben Wert, damit dieser Vorschlag berücksichtigt wird – Bei einer Einstellung von 3 müssen mindestens 3 der Übereinstimmungen denselben Wert aufweisen, damit dieser Vorschlag berücksichtigt wird. Bei der Zuweisung von Bearbeitern wird in diesem Szenario, wenn 5 passende Tickets vorliegen, der Bearbeiter mit den meisten dieser 5 Tickets empfohlen, jedoch nur, wenn er bereits mehr als 3 davon bearbeitet.

• Erforderlicher Prozentsatz der Übereinstimmungen, die denselben Wert aufweisen, damit diese Übereinstimmung gilt – Dies hat dieselbe Wirkung wie oben beschrieben, bezieht sich jedoch auf einen Prozentsatz der Gesamtzahl der Übereinstimmungen anstelle einer Mindestanzahl.

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Zu den Vorschlägen, die hinzugefügt werden können, gehören:

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• Stellen Sie „Schätzung“ auf „Schätzung der übereinstimmenden Tickets“ ein – so können Sie die Schätzung für das Ticket auf der Grundlage des Durchschnittswerts, des Höchstwerts oder des Mindestwerts der Schätzungen der übereinstimmenden Tickets festlegen.

• Weisen Sie den zugewiesenen Bearbeiter anhand der übereinstimmenden Tickets zu – auf diese Weise können Sie das Ticket demselben Bearbeiter zuweisen wie die übereinstimmenden Tickets, basierend auf dem Standardteam des Bearbeiters, falls mehrere der übereinstimmenden Tickets demselben Bearbeiter zugewiesen sind.

• Kategorie anhand der übereinstimmenden Tickets festlegen – damit können Sie die Kategorie (1, 2, 3 oder 4) des Tickets festlegen, wenn die Übereinstimmungen einer häufig verwendeten Kategorie zugeordnet sind.

• Priorität anhand übereinstimmender Tickets festlegen – Auf diese Weise können Sie die Priorität des Tickets festlegen, wenn die übereinstimmenden Tickets eine ähnliche Prioritätsstufe aufweisen.

• Stellen Sie die Priorität auf den von der KI vorgeschlagenen Wert ein – so können Sie die Priorität so festlegen, wie sie von der KI interpretiert wird.

• Führen Sie eine Automatisierung aus, wenn die KI das Ticket als Vorfall einstuft – auf diese Weise können Sie eine Aktionsautomatisierung auslösen, sobald die KI das Ticket als Vorfall bewertet, und es entsprechend einordnen.

• Führen Sie eine Automatisierung aus, wenn die KI das Ticket als Anfrage einstuft – auf diese Weise können Sie eine Aktionsautomatisierung auslösen, sobald die KI das Ticket als Anfrage bewertet, und es entsprechend zuordnen.

• Erstellen Sie ein Problem-Ticket für übereinstimmende Vorfälle – wenn es sich bei den übereinstimmenden Tickets um Vorfälle handelt, die nicht mit einem Problem verknüpft sind, können Sie einen Schwellenwert festlegen, um automatisch ein Problem-Ticket zu erstellen und die Vorfälle damit zu verknüpfen.

• Verlinkung zu einem bestehenden Problem-Ticket auf der Grundlage der Übereinstimmungen mit dem Problem-Ticket des Vorfalls – ähnlich wie beim Anlegen eines Problem-Tickets: Wenn die Mehrheit der Übereinstimmungen bereits mit demselben Problem verknüpft ist, wird erkannt, dass das aktuelle Ticket ebenfalls mit dem Problem-Ticket verknüpft werden sollte.

• Eine Automatisierung ausführen, wenn Ticket-Übereinstimmungen vorliegen – wenn Ticket-Übereinstimmungen mit einer Übereinstimmungsbewertung über einem bestimmten Schwellenwert vorliegen, eine Aktionsautomatisierung ausführen.

• Führen Sie eine Automatisierung aus, wenn Artikelübereinstimmungen vorliegen – sobald Artikelübereinstimmungen mit einer Übereinstimmungsbewertung über einem bestimmten Schwellenwert vorliegen, führen Sie eine Aktionsautomatisierung aus. Verknüpfen Sie diese mit einer Aktion, die eine Antwort unter Verwendung der Artikelvorschläge aus der kürzlich hinzugefügten KI-Wissensabgleichsfunktion verfassen kann, um auf einfache Weise eine Antwort auf der Grundlage der übereinstimmenden Artikel zu generieren.

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Alle Vorschläge können automatisch umgesetzt werden, oder Sie können Ihrem Team Vorschläge unterbreiten, damit es einen oder alle Vorschläge mit einem einzigen Klick umsetzen kann. Dies führt zu kürzeren Triage-Zeiten und gibt Ihrem Team mehr Zeit für das Wesentliche – die Lösung von Problemen!

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12. Wissenssuche und virtueller Agent

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Aufbauend auf unseren bisherigen Funktionen zur Wissenssuche haben wir nun Azure AI Search integriert, um die Benutzererfahrung zu verbessern. Diese Erweiterung bietet Endbenutzern noch leistungsfähigere Funktionen zur Wissenssuche und unterstützt nahtlos unsere bestehende „Virtual Agent“-Funktion. Der „Virtual Agent“, der ursprünglich zur Verbesserung der Benutzerinteraktionen eingeführt wurde, profitiert nun von dieser Integration und liefert sofort noch genauere und kontextbezogene Antworten.

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Dieses Upgrade optimiert die Benutzererfahrung weiter, indem es den Benutzern ermöglicht, selbstständig auf Informationen zuzugreifen und Tickets zu erstellen, wodurch das Ticketvolumen deutlich reduziert wird.

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Möchten Sie mehr erfahren?

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Für weitere Informationen und um alle neuen Funktionen anzuzeigen, klicken Sie auf das Fragezeichen oben rechts auf Ihrem Bildschirm und wählen Sie dann „Versionsdetails anzeigen“ aus:

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Weitere Informationen zu zukünftigen Entwicklungen finden Sie hier in unserer Roadmap !

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Wenn Sie mit einem unserer Mitarbeiter über bestimmte Funktionen sprechen möchten oder weitere konkrete Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager oder kontaktieren Sie uns einfach – wir melden uns dann so schnell wie möglich bei Ihnen!  

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