Ancrer le changement culturel chez Videndum grâce à Halo

Videndum a remplacé ses systèmes fragmentés par la plateforme unifiée de Halo, ce qui a permis d'améliorer la conformité et de favoriser un changement de culture d'entreprise. Des ateliers de production aux bureaux internationaux, Halo a aidé Videndum à adopter des processus structurés.

Unifié
plateforme au sein des équipes internationales
Amélioré
conformité et préparation à l'audit
Changement de culture
vers un système de signalement proactif
Industrie
Fabrication
Région
Europe
Outil précédent
Jira

À propos de Videndum

Videndum conçoit, fabrique et fournit des produits hautement performants dans trois secteurs clés : le cinéma, la télévision et la photographie. Basée à Bury St Edmunds, dans le Suffolk, et disposant d'équipes en Italie, aux États-Unis, au Costa Rica et en Chine, l'entreprise allie une présence mondiale à une attention particulière portée à l'innovation, à l'efficacité opérationnelle et à la conformité.

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Initialement mis en place comme outil de centre de services pour le service informatique, Halo est depuis devenu une plateforme à l'échelle de l'entreprise, qui rassemble les différents services afin de rationaliser les processus, de favoriser le changement culturel et d'améliorer la visibilité.

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Le défi

Videndum utilisait jusqu’alors une version sur site de Jira Service Desk, mais la fin de vie du produit approchant, l’équipe avait besoin d’un nouveau système. Plutôt que d’opter pour une solution équivalente, elle souhaitait trouver une solution plus moderne, basée sur le cloud et intuitive.

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Parallèlement, d’autres secteurs de l’entreprise subissaient les conséquences d’outils disparates. Les rapports relatifs à la santé et à la sécurité, par exemple, étaient gérés via SharePoint, ce qui rendait difficile la collecte d’indicateurs pertinents ou le suivi des actions. Cela représentait un défi particulier pour une société cotée en bourse, où la précision des rapports sur les indicateurs clés de performance (KPI) est essentielle à la gouvernance interne et aux audits externes.

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Mais les obstacles n’étaient pas seulement techniques, ils étaient aussi culturels. Les processus structurés, tels que le contrôle des changements et la gestion des problèmes, étaient souvent perçus comme chronophages ou répressifs. Les équipes hésitaient à consigner les changements ou à signaler les problèmes, et certaines contournaient carrément ces processus. En conséquence, des enseignements essentiels passaient à la trappe et des opportunités d’amélioration étaient laissées de côté.

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La solution

Videndum a choisi Halo suite aux retours très positifs formulés tant par l'équipe informatique que par les utilisateurs finaux. Bien que le déploiement initial ait été axé sur le service informatique, la facilité d'utilisation de la plateforme a rapidement mis en évidence son potentiel pour l'ensemble de l'entreprise.

  • Le service informatique a été le premier à mettre en œuvre Halo, en déployant des processus structurés pour la gestion des incidents, des demandes de service, du contrôle des changements et des tickets de problème, avec une répartition claire des responsabilités et des obligations de rendre compte à tous les niveaux.
  • Le service Santé et Sécurité a tiré parti du succès du déploiement informatique pour remplacer SharePoint par un système facilitant l'enregistrement des incidents, des quasi-accidents et des constatations, s'appuyant sur des notifications automatisées et un système de rapports clair.
  • Les équipes de maintenance ont commencé à utiliser Halo pour soumettre et suivre les demandes de réparation sur l'ensemble des sites, apportant ainsi plus de transparence et de structure à des processus qui étaient auparavant informels.
  • Le service des ressources humaines a adopté cette plateforme pour gérer les nouvelles embauches, les départs et les mutations internes, regroupant ainsi ces tâches au sein du même système que celui utilisé par les autres services.

Le modèle de licences simultanées d'Halo a également contribué à faciliter son adoption à grande échelle, en permettant au personnel d'usine et aux utilisateurs occasionnels d'accéder à la plateforme sans frais superflus.

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Les résultats

Halo a aidé Videndum à passer de systèmes fragmentés et de processus hétérogènes à une plateforme unifiée, qui facilite les opérations quotidiennes, renforce la conformité et favorise une évolution de la culture d'entreprise.

  • Le nombre de signalements d'accidents évités de justesse a augmenté dans l'ensemble des usines, ce qui a permis à l'entreprise d'identifier les risques plus tôt et de prendre des mesures proactives.
  • Les utilisateurs des usines enregistrent désormais directement les incidents liés à la santé et à la sécurité, ce qui renforce leur implication et fournit à l'équipe chargée de la santé et de la sécurité des données plus précises sur lesquelles s'appuyer pour agir.
  • La gestion du changement et la gestion des problèmes font désormais partie intégrante de l'informatique ; les équipes ne les considèrent plus comme une formalité administrative, mais comme un moyen d'améliorer le service et d'éviter que les problèmes ne se reproduisent.
  • La préparation des audits est nettement simplifiée, toutes les données essentielles – des modifications aux tâches de conformité – étant regroupées dans un système unique permettant d'assurer leur traçabilité.
  • Grâce au modèle d'utilisation simultanée proposé par Halo, l'entreprise a évité des coûts de licence superflus, tout en garantissant un accès à grande échelle à l'ensemble des services.

Halo ne s'est pas contenté de prendre en charge de nouveaux processus ; il a contribué à transformer les méthodes de travail. Grâce à sa conception simple, les équipes, en particulier celles qui ne relèvent pas du service informatique, ont pu facilement commencer à enregistrer des incidents, à suivre des flux de travail et à adopter pour la première fois des processus structurés. Grâce à la prise en charge linguistique intégrée et à une expérience utilisateur homogène dans toutes les régions, cette évolution s'est imposée à l'échelle mondiale, du Royaume-Uni à l'Italie, en passant par les États-Unis, le Costa Rica et la Chine.

«Ce que nous avons réussi à mettre en place chez Halo, c’est véritablement une culture de l’amélioration continue, que ce soit grâce à un meilleur suivi des questions de santé et de sécurité ou en considérant le changement et les tickets d’incident comme des éléments positifs. »
- Ben Skinner, directeur des technologies de l'information et de la sécurité

Halo continue d'évoluer au rythme des besoins de Videndum, en s'étendant à de nouveaux domaines, en intégrant de nouvelles fonctionnalités et en accompagnant la transition de l'entreprise vers des modes de travail plus intelligents et plus connectés.

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