Les cabinets d’avocats évoluent dans un environnement où la précision, la confidentialité et la fiabilité sont des impératifs incontournables. Les défaillances technologiques perturbent l’activité génératrice de revenus et le service client. Les processus doivent être vérifiables et conformes aux exigences réglementaires. Les données sensibles relatives aux clients et aux dossiers doivent être protégées à chaque étape. Et comme les avocats et les professionnels du droit génèrent des revenus importants tandis que les équipes de soutien rendent tout cela possible, chaque heure perdue en raison d’une gestion des services inefficace a un coût commercial direct. Halo offre aux cabinets d’avocats une plateforme unique et sécurisée de gestion des services qui assure le bon fonctionnement, la fiabilité et la conformité des services informatiques, des ressources humaines, des installations et des finances, afin que chaque collaborateur puisse se concentrer sur le travail qui compte le plus.
Une plateforme unique pour toutes les fonctions de soutien
Des services informatiques et commerciaux aux ressources humaines, en passant par la gestion des locaux, les finances et la gestion des risques, chaque fonction de soutien au sein d’un cabinet d’avocats a des besoins en matière de gestion des services. Halo les rassemble toutes au sein d’une plateforme unique, chacune disposant de son propre catalogue de services, de ses workflows et de ses accords de niveau de service (SLA), ce qui élimine les inefficacités liées à l’utilisation d’outils disparates et offre à chaque équipe de soutien la structure nécessaire pour fournir un service cohérent et fiable.
Une IA dotée de la discrétion requise par la pratique juridique
Halo intègre d'office l'IA à l'ensemble de la plateforme, avec les contrôles de gouvernance dont les cabinets d'avocats ont besoin. Chaque action effectuée par l'IA est consignée et vérifiable, ce qui vous permet de respecter vos obligations en matière de protection des données et de confidentialité des clients. Le tri automatisé par l'IA réduit les délais de réponse, la classification automatique garantit que chaque demande est immédiatement transmise à l'équipe compétente, et les suggestions de connaissances assistées par l'IA aident les équipes d'assistance à résoudre plus rapidement les demandes courantes.
Réduire au minimum les perturbations
Chaque heure qu'un collaborateur passe à résoudre un problème technique, à attendre une réponse des RH ou à relancer une demande auprès du service des installations est une heure qui n'est pas facturée au client. Halo réduit au minimum ces perturbations grâce à une résolution rapide des incidents, à un service en libre-service pour les demandes courantes, à des suggestions de connaissances basées sur l'IA qui aident les utilisateurs à trouver des réponses sans avoir à créer de ticket, et à une gestion proactive des problèmes qui prévient les incidents récurrents.
Résolution rapide des incidents afin de préserver le temps facturable
Lorsque les systèmes de gestion de cabinet, les plateformes de gestion documentaire, la messagerie électronique ou la visioconférence tombent en panne, l’activité génératrice de revenus s’arrête et les engagements pris envers les clients sont remis en cause. Le module « Gestion des incidents » de Halo offre aux équipes des services généraux et informatiques un processus structuré et rapide pour résoudre les problèmes affectant les collaborateurs générateurs de revenus, avec un acheminement prioritaire des incidents à fort impact et des workflows dédiés aux incidents majeurs qui tiennent les associés et la direction informés.
Gestion du changement au niveau de Matter et du système client
Les modifications apportées aux systèmes de gestion de cabinet, aux plateformes de gestion documentaire et aux technologies destinées aux clients nécessitent une planification minutieuse et une documentation exhaustive. Le module « Gestion du changement » de Halo propose un processus structuré, conforme au modèle CAB, comprenant une évaluation des risques, une analyse d’impact sur l’activité, une planification des changements tenant compte des dates d’audience et des échéances des clients, ainsi que des pistes d’audit complètes qui répondent à la fois aux exigences de gouvernance interne et aux exigences externes.
Gestion des actifs dans le domaine des technologies juridiques
Les cabinets d'avocats gèrent toute une gamme d'actifs technologiques, allant des infrastructures standard (ordinateurs de bureau et appareils mobiles) aux technologies juridiques spécialisées, en passant par les systèmes de dictée et les équipements spécifiques aux tribunaux. Le module Halo Asset Management et CMDB offre aux équipes chargées des services généraux un registre unique et précis de chaque actif tout au long de son cycle de vie, avec suivi de localisation, historique de maintenance et gestion de la conformité des licences logicielles.
Libre-service pour les collaborateurs générateurs de revenus et les équipes des services aux entreprises
Le portail en libre-service Halo offre à chaque collaborateur facturable et à chaque membre de l'équipe d'assistance un moyen rapide et intuitif de soumettre des demandes, de signaler des problèmes et de trouver des réponses depuis n'importe quel appareil, qu'ils soient au bureau, en réunion avec un client ou en télétravail. Des suggestions de connaissances alimentées par l'IA aident les utilisateurs à résoudre eux-mêmes leurs questions courantes avant de créer un ticket.
Intégration des avocats, des stagiaires et du personnel des services administratifs
Les cabinets d'avocats accueillent des profils très variés, allant des avocats nouvellement diplômés et des avocats stagiaires, qui doivent s'inscrire auprès de la SRA et se conformer aux exigences professionnelles, aux professionnels des services aux entreprises et au personnel de soutien. Halo automatise le processus d'intégration pour chaque type de poste, en déclenchant les tâches appropriées au sein des services des ressources humaines, de l'informatique, des installations et de la hiérarchie dès l'acceptation de l'offre, avec des pistes d'audit complètes qui garantissent le respect des exigences de conformité.
Libre-service RH pour un environnement professionnel exigeant
Les avocats et les professionnels du droit travaillent de longues heures et sont soumis à une forte pression ; les demandes relatives aux ressources humaines peuvent survenir à tout moment. Le portail en libre-service Halo offre à chaque membre du cabinet un espace unique et accessible pour soumettre des demandes RH, consulter les politiques et gérer les questions administratives depuis n'importe quel appareil.
Gestion des dossiers sensibles en matière de ressources humaines et de conduite professionnelle
La gestion des dossiers RH dans le secteur des services professionnels, qu’il s’agisse de questions liées à la performance et aux mesures disciplinaires, de litiges entre associés ou d’enquêtes réglementaires, nécessite un processus structuré et confidentiel, assorti d’une piste d’audit exhaustive. Halo propose un cadre dédié à la gestion des dossiers RH et des questions de conduite, offrant une visibilité restreinte et des flux de travail étape par étape.
Gestion des utilisateurs sortants et contrôle d'accès aux fichiers
Lorsqu'un avocat quitte un cabinet, la suppression immédiate de son accès aux dossiers des clients, aux systèmes de gestion des dossiers et aux communications confidentielles constitue une obligation essentielle en matière de confidentialité des clients et de conformité aux règles de la SRA. Les workflows « Halo Leaver » déclenchent automatiquement les mesures appropriées au sein des services informatiques, des ressources humaines, des services généraux et de la gestion des risques dès qu'un départ est confirmé.
Maintenir un environnement professionnel dans les relations avec la clientèle
Les locaux d’un cabinet d’avocats reflètent directement son image professionnelle ; les espaces dédiés aux réunions avec les clients, les espaces d’accueil et les environnements de travail doivent donc être entretenus selon les normes les plus strictes. Halo offre aux équipes chargées des installations un processus structuré permettant de recenser, hiérarchiser et résoudre les problèmes d’entretien dans tous les espaces du cabinet. La gestion des prestataires et le suivi des accords de niveau de service (SLA) garantissent que les espaces en contact avec la clientèle répondent toujours aux normes attendues.
Gestion des salles de réunion et des espaces d'accueil des clients
Les cabinets d'avocats gèrent un volume important de réservations de salles de réunion et d'espaces dédiés aux clients, souvent à court terme et avec des exigences complexes en matière d'équipement technologique et de restauration. Les fonctionnalités de réservation de ressources de Halo offrent aux équipes chargées des services généraux un moyen simple et structuré de gérer ces réservations, avec des workflows associés pour la mise en place de l'équipement technologique, la restauration, les contrôles d'accès et tout autre besoin d'assistance.
Gestion des prestataires et des fournisseurs
Les cabinets d'avocats font appel à divers prestataires et fournisseurs pour l'entretien de leurs locaux, chacun nécessitant une supervision adaptée compte tenu des obligations de confidentialité envers les clients. Halo facilite la gestion des accès des prestataires, l'attribution des missions, le suivi de l'avancement par rapport aux accords de niveau de service (SLA) et la tenue d'un registre de chaque intervention de prestataire, grâce à une documentation et à des pistes d'audit qui répondent à la fois aux exigences de gouvernance interne et aux obligations de confidentialité envers les clients.
Témoignage client
Comment l'American Bar Association a amélioré sa visibilité grâce à HaloITSM
Découvrez comment HaloITSM a permis à l'American Bar Association de gagner du temps dans le traitement des tickets, d'améliorer la visibilité des opérations et d'optimiser l'expérience client.
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traitement des tickets dans les délais
Gestion des incidents
Un processus structuré de résolution des incidents, conforme aux normes ITIL, qui achemine immédiatement chaque problème vers l'équipe compétente et tient toutes les parties prenantes informées tout au long du processus.
Gestion des actifs et CMDB
Un registre unique et précis de tous les actifs de votre organisation, avec un suivi complet de leur cycle de vie, une cartographie des relations et une détection automatisée.
Portail en libre-service
Un portail intuitif et personnalisé qui permet à chacun d'obtenir facilement l'aide dont il a besoin, depuis n'importe quel appareil et à tout moment.
Automatisation des processus
Automatisez les processus complexes comportant plusieurs étapes dans tous les services afin que vos équipes consacrent moins de temps à la gestion des demandes et davantage à l'obtention de résultats.
Gestion des SLA
Définissez, suivez et faites respecter les accords de niveau de service pour toutes les équipes et tous les types de demandes, avec une remontée automatique des problèmes lorsque les objectifs sont menacés.
Rapports et tableaux de bord
Une visibilité en temps réel sur l'ensemble des fonctions de service, depuis les performances individuelles des équipes jusqu'aux tendances à l'échelle de l'organisation, grâce à des tableaux de bord de type « glisser-déposer » et à des rapports programmés.
Gestion du changement
Un processus de changement structuré et vérifiable qui protège votre organisation lors des mises à jour des systèmes, des modifications de l'infrastructure et des opérations de maintenance planifiées.
Gestion des connaissances
Recueillez, organisez et partagez les connaissances au sein de toutes les équipes afin d'apporter plus rapidement des réponses aux questions courantes et de préserver l'expertise dans l'ensemble de l'organisation.
Triage et acheminement
Résolution autonome
Agent virtuel
Triage et acheminement intelligents des tickets
L'IA d'Halo classe automatiquement chaque demande reçue, en détermine la priorité et la transmet à l'équipe compétente sans aucune intervention manuelle. Pour les cabinets d'avocats et les organisations traitant un volume élevé de demandes, ce tri automatisé par l'IA permet d'entamer la résolution dès la création du ticket.
Connaissances assistées par l'IA et résolution autonome
L'IA d'Halo propose des articles de connaissance pertinents au moment où l'utilisateur en a besoin, suggère des solutions avant même qu'un ticket ne soit créé et recommande des solutions basées sur des cas similaires traités par le passé. Il en résulte une résolution plus rapide des problèmes, une réduction du nombre de tickets inutiles et une qualité de service toujours supérieure.
Agents virtuels
L'agent virtuel Halo offre à chaque membre de votre organisation un premier point de contact rapide et intelligent, disponible 24 heures sur 24 sans nécessiter aucune intervention humaine. Les utilisateurs finaux peuvent soumettre des demandes, signaler des problèmes, vérifier l'état d'avancement des tickets existants et trouver des réponses aux questions courantes grâce à une interface conversationnelle naturelle et intuitive.
FAQ - Question n° 1
FAQ - Réponse n° 1
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