Organismes caritatifs et associations à but non lucratif
Les associations caritatives et les organisations à but non lucratif évoluent dans l’un des environnements les plus limités en termes de ressources, tous secteurs confondus. Tout argent consacré à l’administration est de l’argent qui n’est pas consacré aux personnes et aux causes que vous vous êtes engagés à servir. Halo offre aux organisations caritatives une plateforme unique et moderne de gestion des services qui regroupe l’informatique, les ressources humaines, les installations et les finances, automatise les processus qui mobilisent du temps et des ressources, et garantit la transparence et la gouvernance attendues par les bailleurs de fonds, les administrateurs et les autorités de régulation, le tout à un coût et avec un niveau de complexité adaptés à l’organisation.
Tirer le meilleur parti de chaque ressource
Dans le secteur caritatif, l'efficacité opérationnelle est un impératif moral. Chaque heure gagnée grâce à une meilleure gestion des services est une heure qui peut être consacrée à l'action de terrain. L'automatisation Halo, le triage basé sur l'IA et les outils en libre-service allègent la charge administrative de chaque équipe, aidant ainsi les organisations caritatives à faire davantage avec les ressources dont elles disposent.
La transparence pour tous
Les associations caritatives doivent rendre des comptes à leurs bailleurs de fonds, à leurs administrateurs et au grand public. Halo fournit des pistes d'audit complètes pour chaque demande de service, chaque validation et chaque action, ainsi que des rapports en temps réel qui offrent aux conseils d'administration, aux bailleurs de fonds et aux dirigeants la visibilité dont ils ont besoin pour démontrer une bonne gouvernance et une gestion responsable des fonds caritatifs.
Une plateforme unique pour toutes les équipes
De l'informatique aux ressources humaines, en passant par les finances, la collecte de fonds et la gestion des bénévoles, chaque équipe d'une organisation caritative a des besoins en matière de gestion des services. Halo regroupe toutes ces équipes au sein d'une plateforme unique, chacune disposant de son propre catalogue de services, de ses workflows et de ses accords de niveau de service (SLA), ce qui permet d'éliminer les coûts et la complexité liés à l'utilisation de multiples outils disparates avec un budget limité.
Une IA qui élargit vos capacités
Pour les associations caritatives qui fonctionnent avec des équipes réduites et font face à une forte demande, l’IA ne vise pas à remplacer les personnes. Elle a pour but d’aider votre équipe à en faire davantage. Le triage basé sur l’IA, les suggestions de connaissances et les outils d’automatisation réduisent la charge de travail manuel, accélèrent la résolution des problèmes et permettent à vos collaborateurs de se concentrer sur les tâches qu’eux seuls peuvent accomplir.
Des tarifs abordables et tout compris
Une seule licence couvre l'ensemble des fonctionnalités, modules et intégrations, sans frais cachés ni augmentation des tarifs à mesure que votre organisation se développe. Il n'y a pas de modules supplémentaires, aucune prestation de services professionnels n'est requise pour mettre à niveau la plateforme et aucun administrateur spécialisé n'est nécessaire. Pour les organisations où chaque centime compte, Halo offre un rapport qualité-prix exceptionnel.
Un soutien technique fiable pour les équipes de terrain
Lorsqu'un dysfonctionnement technique survient au sein d'une association caritative, cela peut avoir des répercussions directes sur la prestation de services essentiels destinés à des bénéficiaires vulnérables. Halo offre aux équipes techniques un processus structuré et rapide pour enregistrer, hiérarchiser et résoudre les problèmes techniques, grâce à un acheminement automatisé, des objectifs de niveau de service (SLA) et des procédures d'escalade claires, garantissant ainsi que les problèmes les plus critiques soient toujours traités en priorité.
La gestion de patrimoine avec un budget limité
Les organisations caritatives gèrent souvent des actifs technologiques plus anciens, plus variés et répartis sur un plus grand nombre de sites. Halo offre à votre équipe un registre unique et précis de chaque appareil et équipement, incluant de série le suivi du cycle de vie, la gestion des garanties, l'historique de maintenance et l'enregistrement des mises au rebut.
Un système en libre-service qui allège la charge de travail des petites équipes
De nombreuses associations caritatives fonctionnent avec des équipes réduites qui accompagnent un grand nombre d'employés et de bénévoles répartis sur plusieurs sites. Le portail en libre-service Halo offre à chaque collaborateur et bénévole un moyen simple et personnalisé de formuler des demandes, de signaler des problèmes et de trouver des réponses depuis n'importe quel appareil, ce qui permet de réduire le nombre de demandes adressées à votre équipe d'assistance.
Gestion de l'accès aux technologies par des bénévoles
La gestion des droits d'accès aux outils technologiques pour une équipe de bénévoles, dont les effectifs fluctuent et dont les membres peuvent n'intervenir que pendant de courtes périodes, pose des défis particuliers. Grâce à l'automatisation des processus d'intégration et de départ proposée par Halo, il est facile d'octroyer et de révoquer les droits d'accès appropriés au moment opportun, de manière cohérente et sécurisée.
Sécurité et conformité en matière de données sensibles
De nombreuses organisations caritatives traitent des données extrêmement sensibles concernant des bénéficiaires, des clients ou des usagers vulnérables. Les certifications de sécurité de Halo, notamment les certifications SOC 2 Type II, ISO 27001 et Cyber Essentials Plus, garantissent aux organisations caritatives et à leurs administrateurs que les données sont protégées selon les normes les plus strictes.
Intégration à grande échelle du personnel et des bénévoles
Les associations caritatives accueillent un large éventail de personnes, allant des salariés permanents et du personnel temporaire aux bénévoles à long terme et à court terme. Halo automatise l'ensemble du processus d'intégration pour chaque type de nouvelle recrue, en déclenchant les tâches appropriées au sein des services informatiques, des ressources humaines, des services généraux et de la hiérarchie dès que l'arrivée d'une nouvelle personne est confirmée.
Libre-service RH pour un personnel dispersé
Les équipes des associations caritatives sont souvent réparties sur plusieurs sites, dans divers lieux communautaires ou en télétravail. Le portail en libre-service Halo offre à chaque membre du personnel et à chaque bénévole de longue date un espace unique et accessible pour soumettre des demandes RH, consulter les politiques, vérifier sa fiche de paie et demander des congés, depuis n'importe quel appareil et où qu'il se trouve.
Gestion des dossiers RH sensibles
Qu'il s'agisse de questions liées à la protection des personnes, de dossiers disciplinaires, d'évaluations des compétences ou de gestion des absences, la gestion des dossiers RH dans le secteur associatif nécessite un processus structuré et confidentiel, assorti d'une piste d'audit exhaustive. Halo propose un cadre dédié à la gestion des dossiers RH, offrant une visibilité restreinte et des flux de travail étape par étape.
Gestion des départs et des accès
Dans un secteur où la protection et la sécurité des données revêtent une importance cruciale, il est essentiel de gérer de manière cohérente et rigoureuse les départs des collaborateurs. Les workflows Halo dédiés aux départs déclenchent automatiquement les actions appropriées au sein des services informatiques, des ressources humaines et des services généraux dès qu’un départ est confirmé, garantissant ainsi que les droits d’accès sont révoqués, que les équipements sont restitués et que toutes les obligations sont respectées.
Rapports sur le personnel et les bénévoles
Halo offre aux responsables des ressources humaines des organisations caritatives une visibilité en temps réel sur les effectifs, le nombre de bénévoles, les activités de recrutement, le volume de dossiers et les délais de réponse des services. Les rapports peuvent être segmentés par équipe, par programme ou par source de financement, et des rapports programmés peuvent être envoyés automatiquement aux dirigeants et aux administrateurs.
Entretenir les installations avec des budgets limités
Les associations caritatives opèrent souvent dans des locaux anciens, hétérogènes et aux contraintes nombreuses, et leurs budgets consacrés aux installations sont inévitablement limités. Halo offre aux équipes chargées des installations un processus structuré permettant de recenser, hiérarchiser et résoudre les problèmes d’entretien, tandis que la gestion des prestataires et le suivi des accords de niveau de service (SLA) garantissent un bon rapport qualité-prix à chaque étape.
Maintenance programmée et conformité réglementaire
Qu'il s'agisse de contrôles de sécurité incendie, d'entretien des chaudières, d'audits d'accessibilité ou de tests d'équipements, la maintenance planifiée dans le secteur associatif est soumise aux mêmes obligations légales que celles qui s'appliquent à tout autre employeur. Halo facilite la mise en œuvre de programmes de maintenance préventive planifiée grâce à des calendriers de tâches récurrentes, un suivi de la conformité et des rappels automatisés.
Gestion de la santé et de la sécurité
Les organisations caritatives, en particulier celles qui travaillent auprès de bénéficiaires vulnérables, sont soumises à d’importantes obligations en matière de santé et de sécurité. Halo offre un cadre structuré permettant de recenser, de suivre et de justifier chaque action liée à la conformité et à la sécurité sur l’ensemble des sites, grâce à des pistes d’audit qui apportent aux administrateurs, aux autorités de régulation et aux assureurs les garanties dont ils ont besoin.
Gestion des bénévoles et des espaces dédiés aux événements
De nombreuses associations caritatives organisent des événements, des activités communautaires et des programmes animés par des bénévoles qui nécessitent une coordination minutieuse des espaces physiques et des ressources. Les fonctionnalités de Halo en matière de réservation des ressources et de gestion des demandes offrent aux équipes un moyen simple de coordonner l'utilisation des espaces et de gérer la logistique des événements, parallèlement à l'exploitation quotidienne des installations.
Gestion des fournisseurs et des sous-traitants
Les associations caritatives qui font appel à des prestataires et à des fournisseurs pour des travaux d'entretien de leurs locaux doivent gérer leurs coûts avec rigueur et démontrer à leurs bailleurs de fonds et à leurs administrateurs qu'elles en ont pour leur argent. Halo facilite l'attribution des missions aux fournisseurs agréés, le suivi de leur avancement par rapport aux accords de niveau de service (SLA) convenus, l'enregistrement de la validation à la fin des travaux et le suivi des performances des prestataires au fil du temps.
Témoignage client
Soutenir les missions essentielles de Sightsavers à travers le monde
En 2021, Sightsavers a remplacé Ivanti par Halo afin de soutenir sa mission mondiale et ses opérations essentielles. Aujourd’hui, plus de 34 équipes utilisent une seule et même plateforme pour gérer des flux de travail complexes.
Voir le témoignage client
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pays faisant l'objet d'évaluations des risques
Gestion des incidents
Un processus structuré de résolution des incidents, conforme aux normes ITIL, qui achemine immédiatement chaque problème vers l'équipe compétente et tient toutes les parties prenantes informées tout au long du processus.
Gestion des actifs et CMDB
Un registre unique et précis de tous les actifs de votre organisation, avec un suivi complet de leur cycle de vie, une cartographie des relations et une détection automatisée.
Portail en libre-service
Un portail intuitif et personnalisé qui permet à chacun d'obtenir facilement l'aide dont il a besoin, depuis n'importe quel appareil et à tout moment.
Automatisation des processus
Automatisez les processus complexes comportant plusieurs étapes dans tous les services afin que vos équipes consacrent moins de temps à la gestion des demandes et davantage à l'obtention de résultats.
Gestion des SLA
Définissez, suivez et faites respecter les accords de niveau de service pour toutes les équipes et tous les types de demandes, avec une remontée automatique des problèmes lorsque les objectifs sont menacés.
Rapports et tableaux de bord
Une visibilité en temps réel sur l'ensemble des fonctions de service, depuis les performances individuelles des équipes jusqu'aux tendances à l'échelle de l'organisation, grâce à des tableaux de bord de type « glisser-déposer » et à des rapports programmés.
Gestion du changement
Un processus de changement structuré et vérifiable qui protège votre organisation lors des mises à jour des systèmes, des modifications de l'infrastructure et des opérations de maintenance planifiées.
Gestion des connaissances
Recueillez, organisez et partagez les connaissances au sein de toutes les équipes afin d'apporter plus rapidement des réponses aux questions courantes et de préserver l'expertise dans l'ensemble de l'organisation.
Triage et acheminement
Résolution autonome
Création de ressources
Triage et acheminement intelligents des tickets
L'IA d'Halo classe automatiquement chaque demande reçue, en détermine la priorité et la transmet à l'équipe compétente sans aucune intervention manuelle. Pour les associations caritatives et les organisations à but non lucratif qui gèrent un volume élevé de demandes, ce tri automatisé par l'IA permet d'entamer la résolution dès la création du ticket.
Connaissances assistées par l'IA et résolution autonome
L'IA d'Halo propose des articles de connaissance pertinents au moment où l'utilisateur en a besoin, suggère des solutions avant même qu'un ticket ne soit créé et recommande des solutions basées sur des cas similaires traités par le passé. Il en résulte une résolution plus rapide des problèmes, une réduction du nombre de tickets inutiles et une qualité de service toujours supérieure.
Une IA qui génère de nouvelles ressources
Dans le secteur associatif, le temps de chaque membre de l’équipe est précieux. Les fonctionnalités d’Halo AI sont conçues pour alléger la charge administrative des équipes réduites, en prenant en charge les tâches routinières afin que vos collaborateurs puissent se concentrer sur l’essentiel. Un tri intelligent achemine chaque demande sans intervention manuelle. Des suggestions basées sur l’IA aident les collaborateurs à résoudre eux-mêmes leurs problèmes avant de créer un ticket. Des flux de travail automatisés gèrent les processus répétitifs de bout en bout. Pour les organisations caritatives qui mènent un travail important avec des ressources limitées, l’IA est un levier essentiel à la réalisation de leur mission.
FAQ - Question n° 1
FAQ - Réponse n° 1
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