Les organismes du secteur public sont confrontés à une combinaison unique d'exigences. Des volumes de services élevés, des exigences réglementaires complexes, des budgets limités, la multiplicité des services et l'attente constante de transparence et de responsabilité rendent la gestion des services plus difficile que dans presque tous les autres secteurs. Halo offre aux organismes du secteur public une plateforme unique et flexible qui regroupe toutes les fonctions de service, de l'informatique aux ressources humaines en passant par la gestion des installations et les finances, permettant ainsi une gestion des services cohérente, vérifiable et efficace à l'échelle de l'ensemble de l'organisation, sans la complexité ni le coût des plateformes d'entreprise traditionnelles.
Conçu pour répondre aux exigences réglementaires du secteur public
Halo bénéficie de la confiance d’organismes du secteur public, qu’il s’agisse des collectivités locales, de l’administration centrale, des services de santé ou des services d’urgence. Grâce à ses certifications SOC 2 Type II, ISO 27001 et Cyber Essentials Plus, à sa conformité totale au RGPD et à la résidence locale des données, Halo répond aux exigences de sécurité et de gouvernance des environnements du secteur public les plus réglementés, avec des pistes d’audit et des rapports permettant de démontrer cette conformité à tout moment.
Transparence et responsabilité intégrées
Les organismes du secteur public doivent rendre des comptes à leurs citoyens, à leurs autorités de régulation et à leurs instances dirigeantes. Halo fournit des pistes d'audit complètes pour chaque demande de service, chaque validation et chaque action, ainsi que des rapports en temps réel qui offrent aux dirigeants et aux comités la visibilité dont ils ont besoin. Chaque décision est documentée, chaque processus est suivi et chaque résultat est mesurable.
Une IA qui vous aide à en faire plus
Halo intègre d'office l'IA sur l'ensemble de la plateforme, sans frais supplémentaires. Un système de triage intelligent achemine immédiatement les demandes vers l'équipe compétente ; les suggestions de connaissances assistées par l'IA aident les collaborateurs à résoudre eux-mêmes leurs problèmes avant de créer un ticket ; enfin, les rapports prédictifs permettent aux responsables des services d'identifier les tendances de la demande avant qu'elles ne se transforment en problèmes. Pour les organismes du secteur public qui doivent gérer des volumes de services croissants avec des ressources stables, voire en baisse, l'IA est la solution qui leur permet de maintenir la qualité de leurs services.
Une seule plateforme pour tous les services
Halo propose une formule tout compris à un prix très avantageux, tout en garantissant aux organismes du secteur public de remplir de nombreuses fonctions différentes sous un même toit, chacun ayant ses propres besoins en matière de gestion des services. Halo rassemble l’informatique, les ressources humaines, les services généraux, les finances et toute autre fonction de service au sein d’une plateforme unique, chaque équipe gérant de manière indépendante ses propres flux de travail, son catalogue de services et ses accords de niveau de service (SLA). Les citoyens et les collaborateurs bénéficient ainsi d’un service cohérent et de haute qualité, quelle que soit l’équipe à laquelle ils s’adressent.
Une résolution fiable des incidents pour les services critiques
Les défaillances technologiques dans le secteur public ont des conséquences concrètes pour les citoyens et les collaborateurs qui dépendent de ces services. Le module de gestion des incidents de Halo, conforme à la norme ITIL, offre aux équipes informatiques un processus structuré permettant d'enregistrer, de hiérarchiser et de résoudre rapidement les incidents, grâce à un acheminement automatisé, des objectifs de SLA, des tableaux de bord en temps réel et des workflows dédiés aux incidents majeurs qui tiennent toutes les parties prenantes informées lorsque des services critiques sont affectés.
Une visibilité totale sur les actifs à l'échelle de l'organisation
La gestion des actifs technologiques au sein d'une organisation du secteur public nécessite un registre unique, précis et constamment mis à jour. Le module « Gestion des actifs et CMDB » de Halo assure le suivi de chaque actif tout au long de son cycle de vie, avec des fonctionnalités intégrées de détection automatique, de suivi de localisation, d'historique de maintenance et de cartographie des relations, incluses de série.
Une gestion du changement qui protège les services essentiels
Les changements apportés aux environnements technologiques du secteur public nécessitent une planification minutieuse, des processus d'approbation clairs et une documentation exhaustive. Le module « Gestion du changement » de Halo propose un processus de changement entièrement structuré et compatible avec le modèle CAB, comprenant une évaluation des risques, la planification des changements, une analyse d'impact et des pistes d'audit complètes, garantissant ainsi que chaque changement est correctement géré et que toutes les parties prenantes sont informées.
Service en libre-service pour le personnel de tous les sites
Que les collaborateurs travaillent dans un bureau municipal, un centre de santé, une agence pour l'emploi ou un site isolé, le portail en libre-service de Halo, adapté aux appareils mobiles, permet à chacun de soumettre facilement des demandes, de signaler des problèmes et de trouver des réponses depuis n'importe quel appareil. Ce portail intuitif, personnalisé aux couleurs de l'entreprise, favorise son adoption et allège la charge de travail des équipes du service d'assistance.
Rapports de conformité et pistes d'audit
Halo assure automatiquement la conservation de pistes d'audit complètes et inviolables pour chaque incident, modification, actif et demande de service, grâce à des outils de reporting permettant de mettre en évidence les éléments justificatifs à la demande. Que ce soit dans le cadre d'un audit officiel, d'une demande d'accès à l'information ou d'un examen interne, la documentation est toujours précise et accessible à tout moment.
Un processus d'intégration structuré pour chaque nouvelle recrue
Dans le secteur public, l'intégration d'un nouveau collaborateur implique plusieurs équipes et nécessite le respect de nombreuses exigences réglementaires, allant de la vérification des antécédents et des formations obligatoires à l'accès aux systèmes informatiques, en passant par les habilitations de sécurité et la mise en place de la paie. Halo automatise l'ensemble du processus d'intégration, en déclenchant les tâches appropriées au sein de toutes les équipes concernées dès la confirmation de l'embauche d'un nouveau collaborateur. Cela garantit ainsi que toutes les obligations sont respectées de manière cohérente et que chaque nouveau collègue est prêt à travailler dès son premier jour.
Un point de contact unique pour toutes les demandes RH
Le portail en libre-service d'Halo offre à chaque collaborateur un espace unique et personnalisé pour soumettre ses demandes RH, qu'il s'agisse de demandes de flexibilité de travail, de questions relatives aux congés, de questions sur les politiques d'entreprise ou de problèmes liés à la paie. Les demandes sont automatiquement acheminées vers le membre de l'équipe RH compétent en fonction du type de demande et du service concerné, tandis que les objectifs de niveau de service (SLA) garantissent que chaque demande est traitée dans les délais convenus.
Prise en charge des dossiers sensibles dans le respect de la confidentialité absolue
La gestion des réclamations, des mesures disciplinaires, des dossiers liés aux compétences et des absences dans le secteur public nécessite un processus structuré et confidentiel, assorti d’une piste d’audit complète. Halo propose un cadre dédié à la gestion des dossiers RH, caractérisé par une visibilité restreinte, des workflows étape par étape et une documentation exhaustive, garantissant ainsi que chaque dossier est traité de manière cohérente, conformément à la politique en vigueur et avec toute la délicatesse que la situation exige.
Gestion des départs et des accès
Dans le secteur public, où la sécurité des données et le contrôle d'accès revêtent une importance cruciale, un processus de départ mal géré engendre des risques considérables. Les workflows de départ de Halo déclenchent automatiquement les actions appropriées au sein des services informatiques, des ressources humaines, des services généraux et de la paie dès qu'un départ est confirmé, garantissant ainsi que l'accès au système est révoqué, que les biens sont restitués et que toutes les obligations sont respectées.
Rapports RH et analyse des effectifs
Halo offre aux responsables RH des organismes du secteur public une visibilité en temps réel sur les effectifs, les activités de recrutement, le volume d'intégrations, le traitement des dossiers, les tendances en matière d'absentéisme et les délais de réponse des services, le tout pouvant être filtré par service, site ou fonction. Des rapports programmés fournissent aux dirigeants les informations dont ils ont besoin pour la planification des effectifs, les comptes rendus au conseil d'administration et les déclarations réglementaires.
Maintenance réactive sur plusieurs sites
Les organismes du secteur public gèrent généralement un parc immobilier complexe et réparti sur plusieurs sites, allant des bureaux et centres de services aux installations ouvertes au public et aux locaux spécialisés. Halo offre aux équipes chargées des installations un processus structuré permettant de recenser, d’attribuer et de résoudre les interventions de maintenance sur l’ensemble des sites, grâce à des objectifs de niveau de service (SLA), à la gestion des prestataires et à des règles d’escalade garantissant que chaque problème soit résolu dans les délais convenus.
Gestion de l'espace et des ressources
La gestion des salles de réunion, des espaces partagés et des ressources matérielles au sein d'un parc immobilier du secteur public nécessite une bonne visibilité et une coordination efficace. Halo facilite la réservation des ressources et la gestion des espaces au sein d'une même plateforme intégrant les processus de maintenance et de conformité, offrant ainsi aux équipes chargées des installations une vue d'ensemble du parc immobilier et permettant aux collaborateurs de réserver facilement ce dont ils ont besoin.
Gestion des prestataires et des fournisseurs
Les équipes chargées des installations du secteur public s'appuient sur un vaste réseau de sous-traitants et de fournisseurs, qui opèrent souvent dans le cadre de contrats-cadres assortis d'exigences de performance spécifiques. Halo facilite l'attribution des missions aux sous-traitants agréés, le suivi de l'avancement des travaux, la gestion des accords de niveau de service (SLA) et l'enregistrement des validations de fin de travaux, les données relatives à la performance des sous-traitants étant automatiquement collectées pour faciliter les révisions de contrats et les décisions d'achat.
Témoignage client
L'UKEF donne les moyens d'agir à son personnel et aux exportateurs grâce à une plateforme unique
UK Export Finance a remplacé son modèle informatique externalisé par HaloITSM afin de gagner en contrôle, en visibilité et en cohérence. Les taux de réponse au CSAT ont été multipliés par six, et le taux de satisfaction reste supérieur à 99 %.
Voir le témoignage client
Commentaires
le taux de réponse est passé de 5 % à 30 %
Gestion des incidents
Un processus structuré de résolution des incidents, conforme aux normes ITIL, qui achemine immédiatement chaque problème vers l'équipe compétente et tient toutes les parties prenantes informées tout au long du processus.
Gestion des actifs et CMDB
Un registre unique et précis de tous les actifs de votre organisation, avec un suivi complet de leur cycle de vie, une cartographie des relations et une détection automatisée.
Portail en libre-service
Un portail intuitif et personnalisé qui permet à chacun d'obtenir facilement l'aide dont il a besoin, depuis n'importe quel appareil et à tout moment.
Automatisation des processus
Automatisez les processus complexes comportant plusieurs étapes dans tous les services afin que vos équipes consacrent moins de temps à la gestion des demandes et davantage à l'obtention de résultats.
Gestion des SLA
Définissez, suivez et faites respecter les accords de niveau de service pour toutes les équipes et tous les types de demandes, avec une remontée automatique des problèmes lorsque les objectifs sont menacés.
Rapports et tableaux de bord
Une visibilité en temps réel sur l'ensemble des fonctions de service, depuis les performances individuelles des équipes jusqu'aux tendances à l'échelle de l'organisation, grâce à des tableaux de bord de type « glisser-déposer » et à des rapports programmés.
Gestion du changement
Un processus de changement structuré et vérifiable qui protège votre organisation lors des mises à jour des systèmes, des modifications de l'infrastructure et des opérations de maintenance planifiées.
Gestion des connaissances
Recueillez, organisez et partagez les connaissances au sein de toutes les équipes afin d'apporter plus rapidement des réponses aux questions courantes et de préserver l'expertise dans l'ensemble de l'organisation.
Triage et acheminement
Résolution autonome
Prévisions
Triage et acheminement intelligents des tickets
L'IA d'Halo classe automatiquement chaque demande reçue, en détermine la priorité et la transmet à l'équipe compétente sans aucune intervention manuelle. Pour les organismes du secteur public qui gèrent un volume élevé de demandes, ce tri automatisé par l'IA permet d'entamer la résolution dès la création du ticket.
Connaissances assistées par l'IA et résolution autonome
L'IA d'Halo propose des articles de connaissance pertinents au moment où l'utilisateur en a besoin, suggère des solutions avant même qu'un ticket ne soit créé et recommande des solutions basées sur des cas similaires traités par le passé. Il en résulte une résolution plus rapide des problèmes, une réduction du nombre de tickets inutiles et une qualité de service toujours supérieure.
Prévision prédictive de la demande
Les équipes de service du secteur public sont confrontées à une demande croissante alors que leurs ressources sont limitées. Les rapports prédictifs de Halo, basés sur l’IA, analysent l’historique des tickets, les tendances saisonnières et l’évolution des services afin de prévoir la demande future, aidant ainsi les responsables de service à planifier à l’avance l’allocation des ressources plutôt que de devoir réagir à des pics d’activité. Pour les organismes du secteur public qui gèrent aussi bien les demandes saisonnières relatives aux prestations sociales que les cycles d’inspection annuels, l’IA prédictive transforme la gestion réactive des services en une planification proactive.
FAQ - Question n° 1
FAQ - Réponse n° 1
Gestion des services
conçu pour le secteur public
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