Nouvelles fonctionnalités de HaloCRM : 3e trimestre 2024

Ce trimestre, nous sommes ravis de vous présenter de nouvelles fonctionnalités puissantes conçues pour booster votre productivité, améliorer vos interactions avec les clients et optimiser la sécurité des données. Qu'il s'agisse des conseils en temps réel d'Agent Co-Pilot, des campagnes d'e-mails améliorées, de l'intégration transparente à SharePoint ou encore de la masquage avancé des données, chaque amélioration a été pensée pour enrichir votre expérience CRM.

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Découvrez comment ces mises à jour peuvent aider votre équipe à travailler plus efficacement et à mieux interagir avec vos clients.

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1. Agent Co-Pilot

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La fonctionnalité « Agent Co-Pilot » apporte une aide en temps réel aux agents, en leur proposant des suggestions et en les guidant tout au long des processus de résolution des tickets. En automatisant les tâches routinières, cette fonctionnalité améliore la productivité et permet aux agents de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée. Elle réduit également les erreurs, aidant ainsi les nouveaux membres de l'équipe à s'adapter rapidement et les agents expérimentés à maintenir leur efficacité. Grâce à la fonctionnalité Co-Pilot, les équipes peuvent optimiser la prestation de services et améliorer la satisfaction globale des clients.

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2. Amélioration des campagnes d'e-mailing Halo

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Un nouveau module performant conçu pour optimiser votre marketing par e-mail et vous aider à interagir plus efficacement avec vos clients. Grâce à ce nouveau module, vous pouvez facilement programmer l'envoi d'e-mails types vers des listes de diffusion ciblées, afin d'optimiser votre portée et votre impact.

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• Gestion simplifiée des campagnes : concevez et lancez des campagnes en quelques clics seulement, et touchez votre public avec précision.

• Suivi pertinent de l'engagement : grâce à des outils de suivi faciles à intégrer, comprenez comment votre audience interagit avec chaque e-mail. Halo enregistre les taux d'ouverture et tout lien ajouté à l'e-mail suit automatiquement les clics, allant même jusqu'à déduire les ouvertures à partir de l'activité de clic pour offrir une vue d'ensemble plus complète.

• Options de désabonnement intuitives : assurez la conformité de vos campagnes et offrez une expérience client optimale grâce à la fonctionnalité de désabonnement. Les utilisateurs peuvent se désabonner de campagnes spécifiques ou de l'ensemble des communications marketing, ce qui renforce la conformité et donne plus de contrôle aux clients.

• Campagnes de fidélisation automatisées : les améliorations à venir incluront des campagnes basées sur des règles, idéales pour mettre en place des interactions continues et personnalisées avec les clients.

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Halo Mail Campaigns simplifie la communication ciblée, la rend plus pertinente et l'intègre pleinement à votre plateforme existante, permettant ainsi à votre équipe d'établir un lien sans précédent avec vos clients.

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3. Gestion optimisée de la documentation

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Ce trimestre, nous sommes ravis de déployer des mises à jour importantes de notre module de gestion de la documentation dans HaloCRM, qui étendent ses fonctionnalités aux clients, aux sites et aux contacts. Grâce à cette amélioration, les utilisateurs peuvent désormais organiser leurs documents dans une arborescence de dossiers, bénéficier d’un système de gestion des versions et même autoriser les clients à télécharger des documents, ce qui simplifie l’accès aux documents et facilite la collaboration. Une nouvelle autorisation, « Peut télécharger des documents », garantit un accès contrôlé, en permettant uniquement aux membres autorisés de l’équipe de gérer les téléchargements de documents directement depuis le portail en libre-service.

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De plus, les documents associés aux entités « Client », « Site » et « Utilisateur » disposent désormais d’un paramètre « Afficher à l’utilisateur », ce qui permet aux clients d’accéder plus facilement aux fichiers pertinents dans leur espace « Documents » sur le portail en libre-service. Ce nouveau paramètre inclut une migration automatique ; ainsi, les pièces jointes existantes sont transférées de manière transparente vers le nouveau système, sans aucune interruption.

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4. Intégration à SharePoint

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La nouvelle intégration SharePoint permet une synchronisation transparente des documents entre SharePoint et HaloCRM. Une fois le module de gestion des documents activé, les utilisateurs peuvent configurer une application Azure avec les autorisations nécessaires et saisir l'URL de leur instance SharePoint pour l'intégration. Cette configuration vous permet de mapper des sites, des listes et des dossiers de SharePoint directement vers des dossiers dans Halo, prenant en charge à la fois les synchronisations manuelles et les mises à jour via webhooks pour une synchronisation continue. Grâce à des mappages de dossiers flexibles, les utilisateurs peuvent organiser efficacement les documents importés et les joindre à des tickets ou à des actions au sein de Halo. Les webhooks assurent une synchronisation constante des fichiers avec SharePoint.

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5. Optimisation des licences simultanées et amélioration des sessions d'application des agents

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Nous avons mis en place de nouveaux outils pour rationaliser la gestion des sessions et optimiser l'utilisation des licences simultanées dans HaloCRM. Un nouveau bouton « Déconnexion forcée » permet aux administrateurs de mettre fin à distance à la session d'un autre agent si nécessaire, libérant ainsi des licences simultanées en temps réel. De plus, le paramètre « Délai d'inactivité de l'agent », configurable dans les « Paramètres avancés », déconnecte automatiquement les agents après une période d'inactivité définie, ce qui aide encore davantage les équipes à gérer efficacement les sessions actives.

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Afin d'offrir aux administrateurs une meilleure visibilité, nous avons également amélioré les informations relatives à l'utilisation des licences et ajouté la possibilité de définir des limites de licences simultanées par équipe ou par service, garantissant ainsi à chaque service un accès approprié aux licences. Une nouvelle fonctionnalité d'enregistrement du nombre d'agents simultanés fournit un aperçu horaire des sessions d'agents actives, offrant ainsi une vision plus claire des pics d'utilisation et garantissant une allocation optimale des ressources.

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6. Simplification de la signature des contrats clients

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Ce trimestre, nous avons lancé une fonctionnalité performante de signature des contrats clients, qui simplifie le processus d’obtention des validations directement au sein de HaloCRM. En ajoutant des variables au modèle d’e-mail de contrat, un lien sécurisé est généré, permettant aux clients de consulter et de signer leurs contrats en toute simplicité. Les utilisateurs peuvent également personnaliser les fichiers PDF des contrats en y intégrant des variables telles que $-CONTRACTAPPROVERNAME, $-CONTRACTAPPROVEREMAIL et $-CONTRACTSIGNATURE afin d'afficher les informations relatives au signataire.

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De plus, l'option « Activer la signature sécurisée des contrats » peut désormais être activée dans Configuration > Contrats, ce qui limite les autorisations de signature au seul interlocuteur désigné. Cela garantit que les validations de contrats restent sécurisées et fluides, améliorant ainsi à la fois l'expérience utilisateur et l'intégrité des données.

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7. Masquage des données

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HaloCRM intègre désormais une nouvelle fonctionnalité de masquage automatique des informations de carte bancaire, qui renforce la sécurité des données et la conformité. Accessible dans Utilisateurs > Paramètres généraux, sous la rubrique Conformité, ce paramètre masque automatiquement les informations de carte bancaire dans les nouveaux tickets et les actions, avec trois options au choix : Désactivé, Masquer et afficher les 4 derniers chiffres, ou Masquer l'intégralité du numéro de carte. Cette fonctionnalité garantit la protection des informations sensibles relatives aux cartes bancaires sans affecter les données historiques.

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Grâce à l'algorithme de vérification de Luhn, le système détecte les numéros de carte potentiels (de 13 à 19 chiffres) tout en excluant les numéros de téléphone et les URL, afin d'assurer une masquage précis. Les champs personnalisés et système de type chaîne de caractères sont également analysés, garantissant ainsi une conformité constante dans toutes les interactions avec les utilisateurs.

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8. Amélioration des fonctionnalités du chatbot et du chat en direct

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De nouvelles améliorations ont été apportées aux chatbots et au chat en direct afin d’optimiser l’interaction avec les utilisateurs et l’assistance fournie par les agents. Une mise à jour majeure permet désormais aux agents de visualiser la page Web spécifique sur laquelle se trouve un utilisateur final, ce qui leur fournit un contexte précieux pour offrir une assistance plus efficace et personnalisée. De plus, le paramètre de délai d’expiration du chat en direct permet désormais de définir un délai minimum de 15 secondes, ce qui offre une plus grande flexibilité dans les temps de réponse afin de répondre aux besoins d’assistance en constante évolution.

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Parmi les autres améliorations, citons un paramètre de chat global doté de boutons « Fermer » et « Réduire » dans l’en-tête du chatbot, offrant ainsi aux utilisateurs la possibilité de réduire la fenêtre de chat ou de mettre fin directement à l’interaction. Un nouveau paramètre de remplacement du profil de chat, disponible dans les paramètres client, permet de personnaliser les portails en libre-service associés à des clients spécifiques. Enfin, les agents peuvent désormais utiliser un champ de recherche/filtrage pour les champs à sélection unique ou multiple lorsqu’ils créent des tickets au sein du chatbot, ce qui simplifie la création de tickets pour les demandes complexes.

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