Nouvelles fonctionnalités de HaloPSA : 2e trimestre 2024

Au cours du deuxième trimestre 2024, notre équipe a continué à améliorer HaloPSA en y intégrant toute une série de nouvelles fonctionnalités performantes, conçues pour répondre aux besoins en constante évolution de nos clients. Vos retours ont une nouvelle fois joué un rôle déterminant dans l'orientation de ces développements, ce qui témoigne de notre engagement à faire d'HaloPSA le meilleur outil pour votre entreprise.

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Au cours du deuxième trimestre, nous avons mis en place des intégrations clés, telles que StreamOne® Ion et Adobe Acrobat Sign, ainsi que des améliorations majeures concernant la création de devis, la gestion des documents, les fonctionnalités d’IA, et bien plus encore. Découvrez les nouveautés innovantes de notre mise à jour stable 2.152, conçue pour optimiser vos opérations commerciales.

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1. Intégration de la technologie StreamOne® Ion

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L'intégration StreamOne Ion permet d'importer et de mapper les clients manuellement ou à l'aide du bouton « Générer des mappages ». De plus, elle prend en charge l'importation des abonnements pour les clients mappés, garantissant ainsi une gestion simplifiée des clients et des abonnements directement au sein de HaloPSA, ce qui se traduit par de nouvelles améliorations en matière de facturation automatisée.

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2. Intégration d'Adobe Acrobat Sign

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La nouvelle intégration d'Adobe Acrobat Sign dans HaloPSA permet aux agents d'envoyer directement les devis au format PDF vers Adobe Acrobat Sign pour validation, puis de mettre automatiquement à jour le devis dans Halo une fois celui-ci validé, ajoutant ainsi un nouveau mécanisme de signature électronique des devis et des propositions depuis HaloPSA.

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3. Améliorations apportées aux devis

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Diverses modifications ont été apportées à la fonctionnalité « Devis » de HaloPSA dans le but d’améliorer la convivialité et la facilité d’accès, tout en enrichissant l’éventail des fonctionnalités disponibles. Ces modifications comprennent :

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• Les « groupes de produits » ont été rebaptisés « lots de produits » afin de mieux correspondre aux attentes des clients en matière de fonctionnalités.

• Les prix par ligne calculés ont été mis en place. Cela permet de déterminer le prix d'une ligne d'un devis à partir d'une formule, en comparant ses caractéristiques à celles d'autres produits dans Halo.
• Un bouton a été ajouté pour afficher ou masquer les lignes faisant partie d'un ensemble. Cela permet d'obtenir une vue plus concise, ce qui s'avère particulièrement utile pour les devis plus complexes. Ce bouton se trouve dans la section « Vue par ensemble » du devis.

• Des catégories de packs à trois niveaux ont désormais été ajoutées afin de faciliter l'administration et la gestion des packs.

• Un nouveau paramètre a été ajouté à la configuration des offres groupées afin de permettre de marquer plusieurs lignes comme facultatives tout en exigeant qu'au moins une ligne facultative soit sélectionnée, ce qui offre une plus grande souplesse dans la présentation des options dans les propositions, tout en garantissant qu'une sélection soit effectuée.

• Si un devis est associé à une opportunité, le workflow de cette dernière peut désormais s'afficher sur l'écran du devis. Cela permet d'améliorer la visibilité pour les équipes commerciales en leur offrant un accès immédiat à l'état d'avancement actuel de l'opportunité associée (le cas échéant).

• Lors de la sélection des offres groupées à ajouter aux devis, les produits qui composent l'offre groupée s'affichent dans la liste. Cela permet de voir clairement ce qui sera ajouté au devis, ce qui facilite le processus de sélection des offres groupées pour les équipes commerciales.

• De nouvelles autorisations ont été ajoutées à la section « Agents/Rôles » afin de définir les droits d'accès (consultation/modification) aux prix et coûts des produits, ce qui permet de garantir que votre catalogue de produits est géré par les agents compétents.

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4. Ajout d'un nouveau paramètre de calcul au prorata à la liste « Prêt à facturer »

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Nous avons ajouté une nouvelle option « Au prorata » pour les lignes de facture récurrentes comportant des quantités calculées. Lorsque cette option est sélectionnée, les modifications au prorata seront placées dans une nouvelle section « Au prorata » de la page « Prêt à facturer », ce qui vous permettra de mieux contrôler votre processus de facturation.

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5. Listes de diffusion

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Le nouveau module « Listes de diffusion » de HaloPSA simplifie les communications par e-mail en masse en permettant d’ajouter des utilisateurs à des listes en vue de l’envoi d’e-mails groupés. Les communications envoyées à ces listes sont suivies et peuvent être consultées dans l’onglet « Historique » de la liste de diffusion ou dans le fil d’activité de l’utilisateur, si celui-ci est configuré. Les utilisateurs peuvent être ajoutés aux listes via l’importation de feuilles de calcul ou en masse à partir de listes existantes à l’aide de cases à cocher. De plus, un nouveau paramètre d’autorisation contrôle l’accès des agents aux listes de diffusion.

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6. Gestion des documents

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Le nouveau module de gestion des documents de HaloPSA offre un espace dédié à l'organisation et à la gestion des documents. Vous pouvez y créer des dossiers, y télécharger et gérer les différentes versions des documents, ainsi que définir les droits d'accès des agents : accès interdit, lecture seule ou lecture-écriture.  

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Le module propose à la fois des vues sous forme de tableau et de catalogue et permet de créer, modifier et supprimer facilement des documents et des dossiers. Les documents peuvent être ajoutés par téléchargement ou par glisser-déposer, et toutes les versions d'un document sont accessibles pour consultation et téléchargement. Les agents disposant au minimum d'un accès en lecture peuvent joindre des documents aux tickets et aux actions, en utilisant les fonctionnalités de recherche et de filtrage pour une gestion efficace des documents.

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7. URL personnalisée à partir du menu de navigation

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Les profils de mise en page du menu de navigation de l'application Agent permettent désormais d'ajouter des boutons personnalisés avec des URL dédiées. Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, vous pouvez facilement créer des liens vers vos applications préférées, tout en continuant à utiliser HaloPSA comme application centrale au quotidien.

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8. Seuil budgétaire du projet

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HaloPSA introduit un déclencheur d’événement intitulé « Seuil budgétaire du ticket atteint ». La notification sera déclenchée pour les projets dont les budgets atteignent le « seuil en % » (configuré dans la notification) et pour une seule instance de ce type de budget dans la hiérarchie enfant-parent-grand-parent. Cette fonctionnalité s’inscrit dans le cadre d’une démarche plus large visant à améliorer la gestion de projet et à renforcer la visibilité pour les chefs de projet.

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9. Amélioration chez Ingram Micro

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L'intégration d'Ingram Micro Reseller à HaloPSA inclut désormais la création automatique de commandes lors de la génération de commandes client à partir de devis. Une nouvelle option permet d'activer les webhooks « Mise à jour du statut de la commande », ainsi que de mapper les statuts des commandes Ingram Micro Reseller aux statuts des bons de commande Halo, ce qui rationalise le processus d'approvisionnement au sein de HaloPSA. La configuration consiste à ajouter une signature de webhook et à définir l'URL Halo. Les requêtes API entrantes et sortantes sont également prises en charge.

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10. Création et mise à jour instantanées des tickets grâce aux webhooks

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Si vous utilisez Azure/Office 365, vous pouvez désormais activer les webhooks pour vos boîtes de réception. Cela permet de créer instantanément des tickets ou de déclencher des actions dès qu’un e-mail arrive dans la boîte de réception d’une boîte connectée à Halo, garantissant ainsi une prise en charge immédiate et la fin des retards. L’équipe Halo vous recommande de passer à la méthode « Webhooks » si vous ne l’utilisez pas déjà.

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Pour activer les webhooks, il faut sélectionner « Identifiants client » comme méthode d'authentification, puis « Webhooks » comme méthode, comme indiqué ci-dessous.

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*Disponible uniquement pour les boîtes aux lettres Azure/Office 365 pour le moment.

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IA

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11. Suggestions de l'IA

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Le concept de suggestions générées par l'IA dans HaloPSA a fait l'objet d'importantes améliorations. Si votre méthode « AI Ticket Matching & AI Insights » est configurée sur « Fonctionnalité intégrée », vous verrez apparaître une option permettant de configurer les « Suggestions générées par l'IA ». Celles-ci fonctionnent de manière similaire aux règles de tickets, avec une section « Critères » et une section « Résultat ». Les critères vous permettent d'examiner :

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• Score de correspondance minimum: ce paramètre permet d'exclure les correspondances les moins pertinentes des conditions suivantes. Par exemple, si vous souhaitez n'afficher ou n'appliquer la suggestion qu'en cas de correspondance très forte, augmentez cette valeur au-delà de 0,9.

• Nombre minimum de correspondances: assurez-vous qu'il y ait au moins X correspondances supérieures au score que vous avez défini. Par exemple, vous pouvez choisir de ne créer un problème que s'il y a au moins 5 correspondances significatives.

• Nombre requis de correspondances présentant la même valeur pour que cette suggestion s'applique – Si cette valeur est définie sur 3, au moins 3 des correspondances doivent présenter la même valeur pour que cette suggestion s'applique. Pour l'affectation des agents, dans ce scénario, s'il y a 5 tickets correspondants, l'agent ayant en charge le plus grand nombre de ces 5 tickets sera recommandé, mais uniquement s'il en a déjà plus de 3 en charge.

• Pourcentage requis de correspondances présentant la même valeur pour que cette correspondance s'applique – Ce paramètre fonctionne de la même manière que celui ci-dessus, mais exprime ce pourcentage par rapport au nombre total de correspondances, et non sous forme de nombre minimum.

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Voici quelques exemples de suggestions pouvant être ajoutées :

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• Définissez « Estimation » sur « Estimation des tickets correspondants » : cela vous permettra de définir l'estimation du ticket en fonction de l'estimation moyenne, maximale ou minimale des tickets correspondants.

• Définir l'agent attribué en fonction des tickets correspondants : cela vous permettra d'attribuer le ticket au même agent que celui des tickets correspondants, en fonction de l'équipe par défaut de cet agent, si plusieurs des tickets correspondants sont attribués au même agent.

• Définir la catégorie en fonction des tickets correspondants : cela vous permettra de définir la catégorie (1, 2, 3 ou 4) du ticket si les correspondances relèvent d'une catégorie fréquemment utilisée.

• Définir la priorité en fonction des tickets correspondants : cela vous permettra de définir la priorité du ticket si les tickets correspondants ont un niveau de priorité similaire.

• Définir la priorité selon la suggestion de l'IA : cela vous permettra de définir la priorité telle que l'IA l'interprète.

• Lancez un processus automatisé si l'IA suggère que le ticket correspond à un incident : cela vous permettra de déclencher une action automatisée si l'IA évalue le ticket comme un incident, ce qui vous permettra de le classer en tant que tel.

• Lancez un processus automatisé si l'IA estime que le ticket correspond à une demande : cela vous permettra de déclencher une action automatisée si l'IA évalue le ticket comme une demande, ce qui vous permettra de le classer en conséquence.

• Créer un ticket de problème pour les correspondances d'incidents : si les tickets correspondants sont des incidents qui ne sont pas liés à un problème, vous pouvez définir un seuil pour créer automatiquement un ticket de problème et y associer ces incidents.

• Lien vers un ticket de problème existant en fonction des correspondances avec le ticket de problème de l'incident – de la même manière que lors de la création d'un ticket de problème, si la majorité des correspondances sont déjà liées au même problème, le système déterminera que le ticket actuel doit également être lié à ce ticket de problème.

• Lancer une automatisation en cas de correspondances entre tickets : s’il existe des correspondances entre tickets dépassant un certain seuil de correspondance, lancer une automatisation d’action.

• Lancer une automatisation en cas de correspondances d'articles: s'il existe des correspondances d'articles dépassant un certain score de correspondance, lancer une automatisation d'action. Associer cette automatisation à une action permettant de rédiger une réponse à partir des suggestions d'articles issues de la fonctionnalité « Correspondance de connaissances IA » récemment ajoutée, afin de générer facilement une réponse basée sur les articles correspondants.

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Toutes les suggestions peuvent être appliquées automatiquement, ou vous pouvez proposer à votre équipe d'appliquer une ou toutes les suggestions d'un simple clic, ce qui permet de réduire les délais de tri et de libérer votre équipe pour qu'elle se consacre à l'essentiel : résoudre les problèmes !

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12. Recherche de connaissances et agent virtuel

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En nous appuyant sur nos précédentes fonctionnalités de recherche de connaissances, nous avons désormais intégré Azure AI Search afin d’améliorer l’expérience utilisateur. Cette amélioration offre aux utilisateurs finaux des capacités de recherche de connaissances encore plus puissantes, tout en s’intégrant de manière transparente à notre fonctionnalité d’agent virtuel existante. Lancé à l’origine pour améliorer les interactions avec les utilisateurs, l’agent virtuel bénéficie désormais de cette intégration, fournissant instantanément des réponses encore plus précises et adaptées au contexte.

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Cette mise à jour optimise encore davantage l'expérience utilisateur en permettant aux utilisateurs d'accéder aux informations et de créer des tickets de manière autonome, ce qui réduit considérablement le volume de tickets.

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Vous souhaitez en savoir plus ?

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