AHDB vereint Compliance und Servicebereitstellung mit HaloITSM
Mit HaloITSM hat AHDB acht Abteilungen auf einer einzigen Plattform zusammengeführt, wodurch Prozesse optimiert und die Einhaltung von Vorschriften gestärkt wurden.
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Nutzung der Wissensdatenbank
8 Abteilungen
Eine vernetzte Plattform
Vollständiger Prüfpfad
für die Compliance-Berichterstattung
Industrie
Öffentlicher Sektor
Region
Europa
Vorheriges Werkzeug
Über
AHDB ist eine unabhängige, evidenzbasierte, gesetzlich vorgeschriebene Abgabestelle, die von rund 100.000 Landwirten und anderen Unternehmen der Lebensmittelversorgungskette finanziert wird. Sie ist für die Sektoren Rind-, Lamm- und Schweinefleisch in England, Milchprodukte in Großbritannien sowie Getreide und Ölsaaten im Vereinigten Königreich zuständig.
Ihr Ziel ist es, den Erfolg der britischen Landwirtschaft zu fördern, zur Verbesserung der Unternehmensleistung beizutragen und den Beitragszahlern zu ermöglichen, wettbewerbsfähig zu sein und bewährte Verfahren auszutauschen. Um dies zu erreichen, führt die AHDB Datenanalysen sowie Forschungs- und Entwicklungsarbeiten durch, aus denen benutzerfreundliche Produkte, Instrumente und Dienstleistungen hervorgehen, die den Beitragszahlern helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Die AHDB vermittelt ihr Fachwissen über ein regionales Expertenteam. Diese wichtige Arbeit wird durch ihr Leitbild untermauert, britische Erzeugnisse von Weltklasse aufzuwerten – sowohl durch Marketingmaßnahmen für Fleisch und Milchprodukte im Vereinigten Königreich als auch durch die Erschließung von Exportmöglichkeiten für die Abgabepflichtigen weltweit.
Die Herausforderung
Das bisherige Tool der AHDB verwaltete Anfragen aus der IT-Abteilung und anderen Abteilungen, erwies sich jedoch als zu begrenzt im Funktionsumfang. Das System war für Nicht-IT-Teams wie die Abteilungen „Facilities“ und „Events“ zu starr und bot nicht die nötige Flexibilität, um strukturierte Prozesse wie das Änderungsmanagement, Anfragen nach dem Informationsfreiheitsgesetz und die Berichterstattung an Aufsichtsbehörden abzuwickeln.
Als es an der Zeit war, eine Neubewertung vorzunehmen, benötigte die AHDB eine Unternehmensplattform und nicht nur ein weiteres IT-Tool. Mehrere Abteilungen benötigten eine einheitliche Arbeitsweise, doch da die Beschaffungsvorschriften eine neue Marktanalyse erforderten und sich die Entwicklung verlangsamte, war das Vertrauen in das bisherige System bereits gesunken.
„Unser bisheriges Tool war für uns nicht flexibel genug … Nicht nur die IT-Abteilung braucht ein solches Tool, sondern mehrere Abteilungen.“
Jamie Blakeman, Leiter IT-Support und Infrastruktur
Die Lösung
Nach einer Marktanalyse entschied sich die AHDB aufgrund der Flexibilität und der Möglichkeit zur Skalierung über den IT-Bereich hinaus für Halo. Die Plattform wurde so konfiguriert, dass sie maßgeschneiderte Arbeitsabläufe abteilungsübergreifend unterstützt, und für die Umstellung wurde ausreichend Zeit eingeplant, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten.
Ein wichtiger Erfolg ist dem Datenschutzteam zu verdanken. Es bearbeitet nun Anfragen nach dem Informationsfreiheitsgesetz (FOI), Auskunftsersuchen betroffener Personen (SARs) und Datenschutz-Folgenabschätzungen über Halo. Die SLA-Timer sind auf die gesetzlichen Fristen eingestellt, sodass das Team sicher sein kann, dass keine Anfrage übersehen wird, und ein klarer Prüfpfad für die Compliance-Berichterstattung entsteht. Zuvor waren diese Prozesse fragmentiert und schwer zu überwachen. Jetzt sind sie zentralisiert, nachverfolgbar und transparent.
Sicherheitsvorfälle werden ebenfalls in Halo protokolliert und zur Überprüfung und Berichterstattung an das Sicherheitsteam weitergeleitet, wodurch ein klarer und nachvollziehbarer Arbeitsablauf für sensible Fälle entsteht. Die Beauftragten für Gesundheit und Sicherheit nutzen die Plattform, um Unfälle, Beinaheunfälle und Risikobewertungen zu erfassen und so die formelle Berichterstattung an die Aufsichtsbehörden zu unterstützen. Darüber hinaus hat AHDB erheblich in das Wissensmanagement investiert. Eine zentralisierte Wissensdatenbank bietet den Mitarbeitern eine zentrale Anlaufstelle, um Antworten zu finden und Anfragen zu stellen, falls sie dennoch Unterstützung benötigen.
„Ein einziges Self-Service-Portal für alle zu haben, sorgt für ein wirklich großartiges Nutzererlebnis. Aus Sicht des Endnutzers wird seine Anfrage einfach an einer einzigen Stelle eingereicht und gelangt automatisch an das richtige Team. Das funktioniert völlig reibungslos.“
Jamie Blakeman, Leiter IT-Support und Infrastruktur
Die Ergebnisse
Halo hat der AHDB eine einheitliche Plattform bereitgestellt, die sowohl IT- als auch Nicht-IT-Teams gleichermaßen zugutekommt, Prozesse vereinfacht und die Benutzererfahrung verbessert.
- Unternehmensweite Einführung – Halo wird mittlerweile von acht Abteilungen innerhalb der AHDB genutzt und reicht weit über den IT-Bereich hinaus bis hin zu den Bereichen Facility Management, Veranstaltungen, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, Datenschutz, Sicherheit und weiteren Bereichen. Die Anzahl der Lizenzen hat sich seit der Inbetriebnahme zudem mehr als verdreifacht, was sowohl die gestiegene Nachfrage als auch das Vertrauen der Organisation in die Plattform widerspiegelt.
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften – Alle Anträge nach dem Informationsfreiheitsgesetz (FOI) und alle Auskunftsersuchen (SAR) werden protokolliert und unter Berücksichtigung der gesetzlichen Fristen nachverfolgt, wobei vollständige Transparenz und ein nachverfolgbarer Prüfpfad gewährleistet sind. Dadurch wird sichergestellt, dass AHDB die strengen gesetzlichen Anforderungen erfüllt, und das Risiko von Fristversäumnissen oder Geldbußen wird verringert.
- Wissenszuwachs – Die Wissensdatenbank ist auf über 800 Artikel angewachsen, wobei die Nutzung seit 2021 um mehr als 350 % gestiegen ist. Durch die Förderung der Selbsthilfe hat das Unternehmen die Belastung der Serviceteams verringert und es den Mitarbeitern ermöglicht, Probleme schneller zu lösen.
- Umstellung auf Self-Service – Die Nutzung des Portals hat sich zwischen 2021 und 2024 mehr als verdoppelt, wobei nun alle Anfragen über ein einziges, zentrales Portal abgewickelt werden. Dadurch hat sich das E-Mail-Aufkommen verringert und die Benutzererfahrung insgesamt verbessert.
- Operative Effizienz – geplante Tickets, Veranstaltungsvorlagen und nahtlose teamübergreifende Übergaben haben den manuellen Aufwand reduziert und die Berichterstattung an Aufsichtsbehörden, darunter HSE und Defra, verbessert. Die Teams verbringen weniger Zeit damit, Informationen zusammenzutragen, und können sich stattdessen stärker auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren.
„Es ist einfach unglaublich, wie viele Funktionen und Neuerungen in jedem neuen Update für Halo enthalten sind … Ich liebe es einfach, mir die Details zu den Updates anzusehen und zu erfahren, was als Nächstes kommt.“
Jamie Blakeman, Leiter IT-Support und Infrastruktur
Mit Blick auf die Zukunft plant die AHDB, die Prozesse weiter zu vereinfachen, Halo auf weitere Bereiche der Organisation auszuweiten und Möglichkeiten für die Integration mit speziellen Projektmanagement- und DevOps-Tools zu prüfen.