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Projektmanagement
Der Chester Zoo führte Halo ein, um ein strukturiertes Änderungsmanagement einzuführen, die Transparenz bei über 6.500 Anlagen zu verbessern und die Governance sowie die Compliance zu vereinheitlichen. Der Zeitaufwand für die Vorbereitung auf Audits wurde von mehreren Tagen auf etwa 30 Minuten reduziert.
Der Chester Zoo ist die meistbesuchte Sehenswürdigkeit Großbritanniens außerhalb Londons und eine weltweit anerkannte Naturschutzorganisation. Mit jährlich zwei Millionen Besuchern betreut er mehr als 30.000 Tiere aus 500 Arten – viele davon sind vom Aussterben bedroht. Angetrieben von seiner Mission, das Aussterben von Arten zu verhindern, ist der Zoo weltweit führend in den Bereichen Artenschutz, Nachhaltigkeit und Bildung und unterstützt mehr als 100 Projekte vor Ort in 20 Ländern. Er beschäftigt mehr als 1.000 Mitarbeiter und arbeitet eng mit Gemeinden und Schulen zusammen, um die Artenvielfalt in Großbritannien wiederherzustellen.
Der Chester Zoo betreibt einen komplexen Betrieb, und die dahinterstehenden Systeme spielen eine wichtige Rolle. Die Technologie unterstützt die Kommunikation, die Sicherheit und den täglichen Betrieb der Anlage und wirkt sich direkt auf die Sicherheit der Mitarbeiter, das Wohlergehen der Tiere und das Besuchererlebnis aus.
Die bisherige Helpdesk-Plattform reichte nicht mehr aus. In einer Umgebung wie dem Chester Zoo, in der die Systeme eng miteinander vernetzt sind, kann eine Änderung in einem Bereich Auswirkungen auf andere Bereiche haben. Die Änderungskontrolle erfolgte nach wie vor manuell, was eine angemessene Überwachung erschwerte.
Ein weiteres Thema war das Anlagenmanagement. Das Team benötigte einen klareren Überblick darüber, wie die Systeme im gesamten Zoo betreut wurden. Anlagen wie Videoüberwachungssysteme sind für die Sicherheit, das Wohlergehen von Mitarbeitern und Besuchern sowie den Tierschutz von entscheidender Bedeutung. Daher war es wichtig zu erkennen, in welchem Zusammenhang diese Systeme mit Verträgen, Supportvereinbarungen, Gewährleistungsfristen, Softwarelizenzen und Nutzern standen.
Gleichzeitig gab es einen zusätzlichen Druck in den Bereichen Governance, Risiko und Compliance. Der bisherige GRC-Anbieter des Zoos hatte die Kosten um 700 % erhöht, was das Team dazu veranlasste, nach nachhaltigeren Alternativen zu suchen.
Angesichts komplexer und sich wandelnder Anforderungen benötigte der Chester Zoo eine Plattform, die seine Systeme miteinander vernetzen und sich an die Veränderungen innerhalb der Organisation anpassen konnte.
„Der Zoo ist eine sehr komplexe Organisation. Er ist mit einer kleinen Stadt vergleichbar. Wenn man hier eine Kleinigkeit ändert, hat das Auswirkungen auf die gesamte Kette.“
Der Chester Zoo entschied sich für Halo, weil sich das Team die Zeit nahm, die Anforderungen des Zoos zu verstehen, eng mit der Organisation zusammenarbeitete, um die richtige Lösung zu entwickeln, und ein transparentes Preismodell anbot, das besser auf den gemeinnützigen Sektor zugeschnitten war.
Dank Halo konnte der Chester Zoo zudem einen wesentlich strukturierteren Ansatz für das Änderungsmanagement einführen. Ein Prozess, der zuvor mithilfe von Word-Dokumenten und Excel-Tabellen verwaltet wurde, wurde in Halo mithilfe von Workflows, Genehmigungsstufen und Begleitdokumenten neu aufgebaut. Änderungen durchlaufen nun einen festgelegten Prozess, wobei Genehmigungen und Risikoinformationen zusammen mit dem Antrag erfasst werden, sodass das Team einen klareren Überblick darüber erhält, was geändert wird und warum.
Halo verschaffte dem Team einen deutlich besseren Überblick über seinen gesamten Anlagenbestand. Anstatt isolierte Datensätze zu führen, konnten die Anlagen nun mit Verträgen, Supportvereinbarungen, Garantiefristen, Softwarelizenzen und Anwendern verknüpft werden. In einer Umgebung wie dem Chester Zoo, in der Systeme wie Videoüberwachung die Sicherheit und das Wohlergehen der Tiere gewährleisten, verschaffte dies dem Team ein klareres Bild davon, welche Geräte vorhanden waren und wie diese gewartet wurden. Techniker können nun vor Ort über die mobile App auf Anlageninformationen zugreifen, Barcodes scannen und direkt vom Gerät aus Supportanfragen erstellen.
Halo wurde auch für die Bereiche Governance, Risiko und Compliance eingeführt, nachdem sich herausgestellt hatte, dass es auch diese Anforderungen erfüllen konnte. Das bedeutete, dass das Compliance-Team nun dieselbe Plattform nutzen konnte, anstatt auf ein separates System zurückgreifen zu müssen, und gab dem Team die Gewissheit, dass Halo unternehmensweit weiter ausgebaut werden konnte.
„Das Wichtigste für mich bei Halo ist diese gesamte Kundenreise, der Kontakt zum Kunden, das Verständnis für unsere Anforderungen und Bedürfnisse sowie die Unterstützung bei der Entwicklung einer Lösung.“
Mit Halo als Grundlage erzielte das Team folgende Ergebnisse:
„Für uns ist das eine langfristige Angelegenheit. Der Zoo verändert sich ständig, daher ist es entscheidend, dass wir etwas haben, das sich unseren Veränderungen anpasst.“
Mit Blick auf die Zukunft betrachtet der Chester Zoo Halo als eine Plattform, auf der die Organisation im Zuge ihres Wandels weiter aufbauen kann.
