Verankerung des Kulturwandels bei Videndum mit Halo

Videndum hat fragmentierte Systeme durch die einheitliche Plattform von Halo ersetzt – wodurch die Compliance verbessert und ein kultureller Wandel vorangetrieben wurde. Von der Fertigung bis hin zu den internationalen Niederlassungen hat Halo Videndum dabei unterstützt, strukturierte Prozesse einzuführen.

Vereinheitlicht
Plattform für globale Teams
Verbessert
Einhaltung von Vorschriften und Prüfungsbereitschaft
Kulturwandel
zur proaktiven Berichterstattung
Industrie
Fertigung
Region
Europa
Vorheriges Werkzeug
Jira

Über Videndum

Videndum entwickelt, produziert und vertreibt Hochleistungsprodukte für drei Kernbranchen: Kino, Rundfunk und Fotografie. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Bury St Edmunds, Suffolk, und Niederlassungen in Italien, den USA, Costa Rica und China verbindet globale Reichweite mit einem starken Fokus auf Innovation, betriebliche Effizienz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

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Ursprünglich als Service-Desk-Tool für die IT eingeführt, hat sich Halo inzwischen zu einer unternehmensweiten Plattform entwickelt, die verschiedene Abteilungen zusammenbringt, um Prozesse zu optimieren, einen kulturellen Wandel voranzutreiben und die Transparenz zu verbessern.

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Die Herausforderung

Videndum hatte bisher eine lokal installierte Version von Jira Service Desk genutzt, doch da das Ende des Supportzeitraums näher rückte, benötigte das Team ein neues System. Anstatt einfach nur auf ein gleichwertiges Produkt umzusteigen, wollte man eine modernere, cloudbasierte und intuitive Lösung finden.

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Gleichzeitig litten andere Bereiche des Unternehmens unter den Nachteilen isolierter Tools. So wurde beispielsweise die Berichterstattung zu Gesundheit und Sicherheit über SharePoint abgewickelt, was es erschwerte, aussagekräftige Kennzahlen zu erheben oder Maßnahmen nachzuverfolgen. Dies stellte für ein börsennotiertes Unternehmen eine besondere Herausforderung dar, da eine genaue KPI-Berichterstattung für die interne Unternehmensführung und externe Prüfungen unerlässlich ist.

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Doch die Hindernisse waren nicht nur technischer, sondern auch kultureller Natur. Strukturierte Prozesse wie Änderungskontrolle und Problemmanagement wurden oft als zeitaufwendig oder als Strafe empfunden. Die Teams zögerten, Änderungen zu protokollieren oder Probleme zu melden, und manche umgingen die Prozesse gänzlich. Infolgedessen gingen wichtige Erkenntnisse verloren, und Verbesserungsmöglichkeiten blieben ungenutzt.

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Die Lösung

Videndum entschied sich für Halo aufgrund der positiven Rückmeldungen sowohl seitens des IT-Teams als auch der Endnutzer. Obwohl sich die ursprüngliche Einführung auf den IT-Bereich konzentrierte, zeigte sich dank der Benutzerfreundlichkeit der Plattform schnell ihr Potenzial für das gesamte Unternehmen.

  • Die IT-Abteilung war die erste, die Halo implementierte, und führte strukturierte Arbeitsabläufe für Vorfälle, Serviceanfragen, Änderungskontrolle und Problemtickets ein, wobei durchgehend klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten festgelegt wurden.
  • Die Abteilung für Gesundheit und Sicherheit knüpfte an den Erfolg der IT-Einführung an und ersetzte SharePoint durch ein System, das die Erfassung von Vorfällen, Beinaheunfällen und Beobachtungen vereinfachte und durch automatisierte Benachrichtigungen sowie eine übersichtliche Berichterstattung unterstützt wurde.
  • Die Wartungsteams begannen, Halo zu nutzen, um Reparaturaufträge standortübergreifend einzureichen und zu verfolgen, wodurch bisher informelle Prozesse transparenter und strukturierter wurden.
  • Die Personalabteilung hat die Plattform eingeführt, um Neueinstellungen, Austritte und interne Versetzungen zu verwalten, und damit die entsprechenden Aufgaben in demselben System gebündelt, das auch von anderen Abteilungen genutzt wird.

Das Modell der gleichzeitigen Lizenzierung von Halo trug ebenfalls dazu bei, die Einführung in großem Maßstab praktikabel zu gestalten, da es Fabrikmitarbeitern und Gelegenheitsnutzern ermöglichte, ohne unnötige Kosten auf die Plattform zuzugreifen.

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Die Ergebnisse

Halo hat Videndum dabei unterstützt, von fragmentierten Systemen und uneinheitlichen Prozessen zu einer einheitlichen Plattform überzugehen, die den täglichen Betrieb unterstützt, die Compliance verbessert und einen Wandel in der Teamkultur bewirkt.

  • Die Meldung von Beinaheunfällen nahm in allen Werken zu, was dem Unternehmen half, Risiken früher zu erkennen und proaktive Maßnahmen zu ergreifen.
  • Die Mitarbeiter in den Werken melden nun Vorfälle im Bereich Gesundheit und Sicherheit direkt, was das Engagement fördert und dem Arbeitsschutzteam bessere Daten als Grundlage für Maßnahmen liefert.
  • Änderungs- und Problemmanagement sind mittlerweile fester Bestandteil der IT, und die Teams betrachten sie nicht mehr als bürokratischen Aufwand, sondern als Mittel zur Verbesserung des Service und zur Vermeidung wiederkehrender Probleme.
  • Die Vorbereitung auf Prüfungen wird erheblich vereinfacht, da alle wichtigen Daten – von Änderungen bis hin zu Compliance-Aufgaben – in einem einzigen, nachverfolgbaren System erfasst werden.
  • Dank des Concurrent-Modells von Halo konnte das Unternehmen unnötige Lizenzkosten vermeiden und gleichzeitig einen umfassenden Zugriff über alle Abteilungen hinweg ermöglichen.

Halo hat nicht nur neue Prozesse unterstützt, sondern auch dazu beigetragen, die Arbeitsweise der Mitarbeiter zu verändern. Dank seines übersichtlichen Designs fiel es Teams – insbesondere denen außerhalb der IT-Abteilung – leicht, zum ersten Mal Probleme zu erfassen, Arbeitsabläufe zu befolgen und strukturierte Prozesse anzuwenden. Dank der integrierten Sprachunterstützung und einer einheitlichen Benutzererfahrung in allen Regionen hat sich dieser Wandel weltweit durchgesetzt – von Großbritannien über Italien und die USA bis hin nach Costa Rica und China.

„Was wir bei Halo erreicht haben, ist, dass wir eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung etablieren konnten – sei es durch eine verbesserte Berichterstattung zu Gesundheit und Sicherheit oder indem wir Veränderungen und Problemmeldungen als etwas Positives betrachten.“
- Ben Skinner, Leiter IT und Sicherheit

Halo entwickelt sich kontinuierlich entsprechend den Anforderungen von Videndum weiter, erschließt neue Bereiche, integriert neue Funktionen und unterstützt den Wandel des Unternehmens hin zu intelligenteren und vernetzteren Arbeitsweisen.

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