Politique de responsabilité sociale d'entreprise de Halo Service Solutions Ltd

Introduction à la responsabilité sociale des entreprises (RSE)

La RSE désigne la manière dont les entreprises s'autorégulent afin de garantir que l'ensemble de leurs activités ait un impact positif sur la société dans son ensemble. Les politiques de RSE visent à garantir que les entreprises agissent de manière éthique, en tenant compte des droits de l'homme ainsi que des répercussions sociales, économiques et environnementales de leurs activités commerciales. Les entreprises doivent respecter, voire dépasser, toute législation applicable ; et en l'absence de législation dans un domaine particulier, elles doivent veiller à appliquer malgré tout les meilleures pratiques.

Halo Service Solutions s'engage à veiller à ce que toutes ses activités commerciales soient menées de la manière la plus éthique possible, en respectant la politique ci-dessous.

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Organisation et objectifs

Halo Service Solutions est l’une des entreprises de logiciels connaissant la plus forte croissance au Royaume-Uni ; elle est basée à Stowmarket, dans le Suffolk. Nous sommes présents dans plus de 40 pays et disposons de deux bureaux satellites en Australie et aux États-Unis. Notre objectif est de fournir les meilleurs logiciels d’assistance de leur catégorie aux équipes de service dans tous les secteurs à l’échelle mondiale. Nous sommes le partenaire expert de certaines des plus grandes organisations mondiales, pour lesquelles nous déployons nos logiciels prêts à l’emploi de manière à répondre à leurs besoins métier spécifiques. Halo Service Solutions propose désormais trois produits distincts, fondés sur les meilleures pratiques de chaque secteur et pris en charge par une équipe compétente, franche et réactive. Nos logiciels uniques et notre esprit d’initiative sont à la hauteur des géants mondiaux, ce qui nous permet de nouer et d’entretenir des relations qui nous satisfont pleinement, ainsi que nos clients.

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Causes et projets RSE

Afin de garantir l'efficacité des projets de Halo Service Solutions, l'organisation a choisi de concentrer ses efforts sur des actions et des causes spécifiques :

• Bien-être et égalité des chances
• Responsabilité environnementale
• Lutter contre les inégalités économiques
• Reprise après la COVID-19

Toutes les actions en matière de RSE doivent s'inscrire dans l'une des causes susmentionnées.

Halo Service Solutions peut collaborer avec toute société affiliée et/ou filiale de l'organisation (sous réserve de l'accord de l'équipe RSE) afin de mettre en œuvre ses activités de RSE. Elle peut également collaborer avec toute autre entreprise, fondation ou organisation non gouvernementale (ONG) éligible et approuvée par le comité RSE et la direction.

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Journées de collecte de fonds et de RSE

Halo Service Solutions s'engage dans des actions de RSE tant en interne qu'en externe. Dans ce cadre, l'équipe RSE organise tout au long de l'année plusieurs événements et collectes de fonds en lien avec les causes et projets susmentionnés. Ceux-ci s'articulent comme suit :

• Campagnes de collecte de fonds :
  • Halo Service Solutions s'est fixé pour objectif de collecter chaque année 10 000 £ au profit d'un projet ou d'une association caritative s'inscrivant dans le cadre de l'une des causes susmentionnées.
  • Cette campagne se compose de plusieurs événements de collecte de fonds organisés tout au long de l'année, en partenariat avec l'organisation ou le projet retenu.
• Journées RSE :
  • Les « journées RSE » correspondent à plusieurs journées de travail au cours de l'année civile consacrées à une cause caritative. Les causes caritatives choisies seront celles qui n'ont pas été retenues dans le cadre de la campagne de collecte de fonds.
  • Ces journées sont organisées en partenariat avec d'autres organisations (telles que des associations caritatives, des ONG ou des fondations) en lien avec la cause en question.
  • Les journées RSE sont ouvertes à tous les collaborateurs de Halo Service Solutions qui souhaitent y participer.

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Responsabilités générales

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Prendre soin de nos clients

La clé du succès de Halo Service Solution réside dans notre approche collaborative des relations clients, qui vise à garantir que tous nos clients gardent une impression positive et durable de notre entreprise. Pour ce faire, nous mettons en œuvre les mesures suivantes :

• Les clients de Halo Service Solutions se voient tous proposer un accord SLA spécifique lors de leur inscription aux services proposés par l'entreprise. Afin de garantir le respect de cet accord, des mécanismes de retour d'information ont été mis en place, tels que la possibilité de donner son avis en un clic sur tous les tickets, des enquêtes de satisfaction client (CSAT) et des réunions mensuelles avec les responsables de la réussite client. Veuillez utiliser la page « Contactez-nous » du site de Halo Service Solutions si vous souhaitez obtenir une copie de l'accord SLA ou parler à un représentant de notre service de réussite client.
• Halo Service Solutions a mis en place un certain nombre de dispositifs visant à garantir la sécurité, l'efficacité et la qualité de ses produits et services. Il s'agit notamment de mesures internes, telles que la restriction d'accès aux systèmes et infrastructures critiques, ainsi que de processus et de politiques standardisés auxquels tous les services et toutes les succursales à travers le monde doivent se conformer. Afin de garantir l'efficacité de ces mesures, nous faisons appel à des organismes tiers indépendants pour les soumettre à des tests. Par exemple, nos mesures de sécurité font l'objet chaque année d'une certification ISO 27001 et « Cyber Essentials ».
• Halo Service Solutions s'engage à communiquer de manière claire et concise avec sa clientèle. Cela implique notamment de proposer gratuitement des services d'accompagnement et d'assistance à tous ses clients, quelle que soit la taille de leur entreprise, ainsi que de mettre à leur disposition plusieurs canaux de communication leur permettant de demander de l'aide, de prendre connaissance de la politique de l'entreprise, de s'informer sur la disponibilité des services ou de donner leur avis sur les prestations fournies.

Normes applicables aux fournisseurs

Bien que toutes les activités en contact avec la clientèle de Halo Service Solutions soient gérées en interne, nous faisons appel à certains prestataires, comme par exemple notre fournisseur d'hébergement cloud. Lors de la sélection des prestataires, nous respectons les principes suivants :

• Tous les fournisseurs doivent se conformer à la loi de 2015 sur l'esclavage moderne.
• Tous les fournisseurs doivent exercer leurs activités dans le respect de la loi de 2010 sur la corruption (Bribery Act 2010).
• Tous les fournisseurs doivent avoir mis en place leur propre politique RSE ou fournir une justification valable expliquant pourquoi ils n'en ont pas.
• Dans la mesure du possible, on fait appel à des fournisseurs locaux afin de limiter les impacts environnementaux inutiles, comme c'est le cas, par exemple, pour les fournitures destinées à chaque bureau.

Halo Service Solutions veille également à ce que les relations avec les fournisseurs soient entretenues de manière efficace, à la satisfaction mutuelle des parties. Cela comprend notamment :

• Des mécanismes formels visant à garantir le paiement correct et dans les délais de tous les fournisseurs.
• Un engagement en faveur d'une communication claire avec les fournisseurs, notamment en les orientant vers les canaux de communication appropriés et les interlocuteurs désignés au sein de l'entreprise.

Causes

Bien-être et égalité des chances

Halo Service Solutions reconnaît l'importance de promouvoir le bien-être et de garantir l'égalité des chances pour tous ses collaborateurs. L'entreprise s'efforce également d'intégrer, dans ses actions de collecte de fonds et ses événements liés à la RSE, des initiatives visant à améliorer le bien-être général de la société, notamment en favorisant l'inclusion, la diversité et l'égalité. Les points suivants présentent certaines des principales politiques mises en place par l'organisation, ainsi que les mesures prises pour améliorer le bien-être tant au sein de l'entreprise qu'à l'extérieur :

• Halo Service Solutions est un employeur garantissant l'égalité des chances, conformément à la loi de 2010 sur les droits de l'homme, et l'ensemble de ses activités et procédures sont conformes à la loi de 2015 sur l'esclavage moderne.
• Halo Service Solutions dispose d'une politique rigoureuse en matière de santé et de sécurité visant à garantir le bien-être de ses collaborateurs, qu'ils se trouvent dans l'un de nos bureaux à travers le monde ou sur le site d'un de nos clients. Veuillez consulter la page « Contactez-nous » du site de Halo Service Solutions si vous souhaitez en obtenir une copie.
• Halo Service Solutions applique une politique rigoureuse en matière d'égalité des chances afin de garantir la diversité, l'inclusion et l'égalité. Si vous souhaitez en obtenir une copie, veuillez vous rendre sur la page « Contactez-nous » du site de Halo Service Solutions.
• Toutes les technologies utilisées chez Halo Service Solutions, y compris nos propres solutions développées en interne, font l'objet de tests réguliers afin de garantir leur accessibilité à l'ensemble des collaborateurs. Par exemple, tous les logiciels de Halo Service Solutions sont conformes aux directives WCAG et font l'objet de tests réguliers menés tant par les collaborateurs de Halo Service Solutions que par ses clients afin de s'en assurer. Tous les environnements de travail chez Halo Service Solutions ont également été conçus dans un souci d'accessibilité, et de manière à favoriser la productivité de l'ensemble des collaborateurs.
• La formation et le développement de l’ensemble du personnel constituent la clé du succès de Halo Service Solutions. C’est pourquoi chaque collaborateur bénéficie, dès son premier jour de travail, d’un programme de développement sur mesure et se voit attribuer un mentor parmi ses collègues afin de faciliter son intégration au sein de l’entreprise. Tous les employés bénéficient ensuite de sessions mensuelles de formation et de développement en tête-à-tête afin de s'assurer que leurs objectifs personnels sont atteints. Un programme destiné aux jeunes diplômés est également proposé à ceux qui rejoignent l'entreprise directement après l'université ; vous trouverez plus de détails à ce sujet sur notre page Carrières : https://haloservicesolutions.com/careers/.
• Tous les employés de Halo Service Solutions perçoivent un salaire minimum vital (grâce à des mécanismes formels garantissant un paiement rapide et correct), bénéficient de régimes de retraite et profitent d’une gamme d’avantages complémentaires. Ceux-ci comprennent des réductions gratuites, un parking, des téléphones et des voitures de fonction (lorsque cela est pertinent pour leur poste), des événements sociaux d’entreprise gratuits (notamment des collectes de fonds, des excursions d’une journée et des événements sportifs), et bien plus encore. L'équipe de direction a également mis en place plusieurs dispositifs pour permettre aux employés de donner facilement et anonymement leur avis sur les avantages sociaux s'ils le souhaitent.
• Halo Service Solutions dispose d'une procédure officielle pour traiter tout problème ou toute réclamation en matière de ressources humaines. Cela permet de garantir que tous les problèmes soient traités rapidement et efficacement, à la satisfaction de toutes les parties concernées. Vous trouverez de plus amples informations dans notre guide de l'employé. Veuillez vous rendre sur la page « Contactez-nous » du site de Halo Service Solutions si vous souhaitez en obtenir un exemplaire.

Afin de renforcer encore davantage la promotion du bien-être et de l'égalité des chances en dehors de l'organisation, Halo Service Solutions consacre une partie de son objectif annuel de collecte de fonds et/ou des journées caritatives de ses employés à cette cause.

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Responsabilité environnementale

Halo Service Solutions s'efforce d'adopter une attitude aussi respectueuse de l'environnement que possible et s'engage dans la lutte contre le changement climatique. Dans cet esprit, les mesures suivantes ont été mises en place au sein de l'organisation :

• Des mesures de réduction des déchets sont en place dans tous nos bureaux à travers le monde, telles que des poubelles de recyclage, des appareils électriques à faible consommation d’énergie (robinets à eau bouillante, sèche-mains et ampoules à faible consommation), ainsi qu’une politique interne visant à garantir la réduction des déchets. Cela inclut notamment une politique « Switch Off » qui, non seulement assure la sécurité de tous les ordinateurs portables et appareils des employés, mais réduit également la consommation d’énergie électrique inutile. Afin de contribuer à la réduction du gaspillage d’eau, des dispositifs ont été installés dans toutes les salles de bains (tels que des aérateurs sur les robinets) et une politique interne a été mise en place pour garantir un gaspillage d’eau minimal dans les cuisines du personnel (notamment en contrôlant l’utilisation des lave-vaisselle).
• Dans la mesure du possible, l'entreprise veille à ce que les matériaux utilisés dans les bureaux de Halo Service Solutions soient recyclables ou proviennent de matériaux recyclés. À défaut, elle s'approvisionne auprès de fournisseurs locaux lorsque cela est possible, afin de réduire au minimum les temps de transport et, par conséquent, les émissions de carbone.
• Les services d'Halo Service Solutions sont alimentés, dans la mesure du possible, par des sources d'énergie renouvelables.
• Les employés d'Halo Service Solutions sont encouragés à opter pour des modes de transport plus écologiques en adoptant l'une des mesures suivantes :
  • Si possible, rendez-vous au travail à pied, à vélo, en covoiturage ou en transports en commun.
  • Utiliser, dans la mesure du possible, des carburants plus écologiques dans leurs véhicules personnels.
  • Tous les véhicules d'entreprise (par exemple, les voitures de fonction) doivent être aussi économes en énergie que possible.

Afin de renforcer encore davantage l'engagement environnemental de Halo Service Solutions, l'entreprise consacre une partie de son objectif annuel de collecte de fonds et/ou des journées caritatives de ses employés à cette cause.

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Lutter contre les inégalités économiques

Halo Service Solutions est consciente de sa responsabilité économique, qu'il s'agisse de la création et de la croissance des entreprises, de l'emploi ou de l'éducation. Les politiques et pratiques suivantes ont été mises en œuvre afin de réduire les inégalités de répartition des revenus et des chances entre les différents groupes de la société.

• Halo Service Solutions propose des stages aux écoles et établissements d'enseignement supérieur situés à proximité de ses sièges sociaux. Ces stages permettent aux étudiants d'acquérir de nouvelles compétences, de nouer des contacts avec des professionnels, de participer à des sessions de formation et de s'impliquer dans d'autres événements organisés par l'entreprise à l'intention de ses salariés. L'objectif de ces stages est d'aider les étudiants à trouver leurs marques dans le monde professionnel, en leur permettant de se familiariser avec tout domaine de l'entreprise susceptible de susciter leur intérêt. Cela leur apporte également une expérience précieuse pour leurs futures candidatures à un emploi.
• Halo Service Solutions collabore également avec des universités locales afin de contribuer à l'adaptation du contenu des cours, dans le but d'améliorer l'employabilité des étudiants. Cela permet de garantir que les étudiants inscrits dans des filières en lien avec les activités de Halo Service Solutions (telles que les mathématiques ou l'informatique) sortent de l'université dotés des compétences nécessaires pour être employables et compétitifs sur le marché du travail.
• Halo Service Solutions propose également un programme mondial destiné aux jeunes diplômés, offrant à ces derniers, issus du monde entier, la possibilité de suivre une formation complète dans tous les domaines de l’entreprise sur une période d’un an. Cela permet aux jeunes diplômés de travailler dans un environnement favorable tout en déterminant le poste qu’ils souhaitent occuper au sein de l’entreprise. Ce programme est axé sur la formation : chaque candidat se voit proposer un programme de développement sur mesure dès son premier jour, ainsi qu’un mentor dédié dans chaque service qu’il découvre. Pour plus d'informations, consultez notre page Carrières : https://haloservicesolutions.com/careers/.
• Halo Service Solutions propose également des tarifs préférentiels pour ses services aux associations caritatives, aux établissements d'enseignement et aux organisations à but non lucratif. Halo Service Solutions travaille également en partenariat avec ces organisations afin d'identifier les domaines de leurs processus opérationnels où il serait possible de réaliser des économies de temps et d'argent, dans le but de réduire davantage les dépenses inutiles en ressources au sein de ces importantes organisations.

Afin de lutter davantage contre les inégalités économiques au sein de la société, Halo Service Solutions consacre également une partie de son objectif annuel de collecte de fonds et/ou des journées caritatives organisées par ses employés à cette cause.

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Reprise après la COVID-19

La pandémie mondiale de COVID-19 a profondément marqué la société, avec des conséquences de grande ampleur qui se font encore sentir aujourd’hui. Halo Service Solutions est consciente de sa responsabilité dans l’atténuation de cet impact sur ses clients et ses collaborateurs. À cette fin, l’entreprise a mis en place les mesures suivantes :

• Tous les consultants de Halo Service Solutions ont été formés pour aider les clients à intégrer la résilience dans les processus qu’ils modélisent au sein du logiciel Halo Service Solutions. Cela implique notamment de les accompagner dans la mise en place de procédures ne nécessitant pas une présence physique au bureau, par exemple en abandonnant les méthodes de travail sur support papier au profit de solutions en ligne accessibles depuis n’importe quel endroit.
• Halo Service Solutions a mis en place une nouvelle politique visant à garantir que ses clients bénéficient d'un soutien efficace en cas de nouvelle pandémie ou de crise similaire.
  • Pendant la pandémie de COVID-19, l'organisation a proposé des périodes d'essai gratuites prolongées à toute personne rencontrant des difficultés à s'adapter au télétravail, permettant ainsi la mise en place, sans frais, d'une solution très sophistiquée de gestion à distance des processus internes. Ce dispositif serait immédiatement réactivé si une crise de même nature venait à se produire.
  • Par ailleurs, pendant la pandémie de COVID-19, des mesures spéciales ont été proposées aux clients qui rencontraient des difficultés à s’acquitter de leurs frais de licence ou de services professionnels en raison des conséquences directes de la pandémie. Ces mesures comprenaient notamment des plans de paiement adaptés ou des périodes d’exonération, afin de garantir que le service essentiel fourni par le logiciel au sein de leur organisation reste toujours disponible. Ce dispositif serait immédiatement remis en place si une crise de même nature venait à se produire.
• Pendant la pandémie de COVID-19, Halo Service Solutions n'a mis aucun employé au chômage partiel, a augmenté ses effectifs de plus de 20 % et a obtenu une note de 5 étoiles sur Glassdoor. L'entreprise a ainsi contribué à l'économie en allégeant la pression sur les dispositifs de chômage partiel et en augmentant le taux d'emploi dans un environnement de travail noté 5 étoiles.

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Mesurer la réussite

Afin d'assurer la poursuite du succès des initiatives de responsabilité sociale d'entreprise (RSE) de Halo Service Solutions, une équipe RSE a été mise en place. Cette équipe est chargée des missions suivantes :

• Élaboration de la politique RSE.
• Recommander des projets et des initiatives en matière de RSE à l'ensemble de l'entreprise.
• Recommandation concernant les dépenses liées à la RSE et le suivi de ces dépenses.
• Procéder chaque année à un examen de la politique RSE et des causes retenues.
• Rendre compte à la direction générale de l'ensemble des activités liées à la RSE, y compris tout manquement aux règles.
• Déléguer des responsabilités à d'autres collaborateurs qui souhaitent s'impliquer dans les initiatives de RSE.

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Publication

Le contenu de la politique RSE sera publié sur tous les sites web de Halo Service Solution et transmis à toute partie intéressée, à la discrétion de l'équipe RSE et/ou de la direction.

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Questions

Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité, veuillez envoyer un e-mail à communications@haloitsm.com ; nous vous répondrons conformément à notre accord de niveau de service standard.

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Entrée en vigueur : 1er août 2022

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