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Le zoo de Chester a mis en place la solution Halo afin de mettre en place une gestion structurée du changement, d'améliorer la visibilité sur plus de 6 500 actifs et d'harmoniser la gouvernance et la conformité. Le temps nécessaire à la préparation des audits est passé de plusieurs jours à environ 30 minutes.
Le zoo de Chester est l'attraction la plus visitée du Royaume-Uni en dehors de Londres et une association caritative de protection de la nature de renommée mondiale. Accueillant deux millions de visiteurs chaque année, il prend soin de plus de 30 000 animaux répartis en 500 espèces, dont beaucoup sont menacées d'extinction. Animé par sa mission de lutte contre l'extinction, le zoo est un leader mondial en matière de conservation, de développement durable et d'éducation, et soutient plus de 100 projets sur le terrain dans 20 pays. Il emploie plus de 1 000 personnes et travaille en étroite collaboration avec les communautés locales et les écoles pour restaurer la biodiversité au Royaume-Uni.
Le zoo de Chester gère une activité complexe, et les systèmes qui la sous-tendent jouent un rôle essentiel. La technologie facilite la communication, la sécurité et le fonctionnement quotidien du site, ce qui a un impact direct sur la sécurité du personnel, le bien-être des animaux et l'expérience des visiteurs.
Son ancienne plateforme d'assistance ne répondait plus à ses besoins. Dans un environnement tel que celui du zoo de Chester, où les systèmes sont étroitement liés, un changement dans un domaine peut avoir des répercussions ailleurs. La gestion des changements s'effectuait encore de manière manuelle, ce qui rendait difficile d'assurer une surveillance adéquate.
La gestion des actifs constituait un autre enjeu. L'équipe avait besoin d'un moyen plus clair de comprendre comment les systèmes étaient pris en charge dans l'ensemble du zoo. Les actifs tels que la vidéosurveillance sont essentiels à la sécurité, au bien-être du personnel et des visiteurs, ainsi qu'à celui des animaux ; il était donc important de voir comment ces systèmes étaient liés aux contrats, aux accords de support, aux périodes de garantie, aux licences logicielles et aux utilisateurs.
Parallèlement, des contraintes distinctes se faisaient sentir en matière de gouvernance, de gestion des risques et de conformité. Le fournisseur actuel du zoo dans ce domaine avait augmenté ses tarifs de 700 %, ce qui a incité l'équipe à rechercher des solutions plus durables.
Face à des besoins complexes et en constante évolution, le zoo de Chester avait besoin d'une plateforme capable de relier ses différents systèmes et de s'adapter aux changements au sein de l'organisation.
« Le zoo est une structure très complexe. On peut le comparer à une petite ville. Il suffit de changer une seule chose ici pour que cela ait des répercussions en aval. »
Le zoo de Chester a choisi Halo car l'équipe a pris le temps de cerner ses besoins, a travaillé en étroite collaboration avec l'organisation pour mettre au point la solution la plus adaptée et a proposé un modèle tarifaire inclusif, mieux adapté au secteur associatif.
Halo a également permis au zoo de Chester de mettre en place une approche beaucoup plus structurée de la gestion des changements. Un processus qui était auparavant géré à l’aide de documents Word et de feuilles de calcul Excel a été repensé au sein d’Halo à l’aide de workflows, d’étapes de validation et de documents justificatifs. Les changements suivent désormais un processus défini, les validations et les informations relatives aux risques étant enregistrées parallèlement à la demande, ce qui offre à l’équipe une vision plus claire des modifications apportées et de leurs raisons.
Halo a permis à l’équipe de bénéficier d’une bien meilleure visibilité sur l’ensemble de son parc d’équipements. Au lieu de gérer des registres isolés, les équipements peuvent désormais être associés à des contrats, des contrats de maintenance, des périodes de garantie, des licences logicielles et des utilisateurs. Dans un environnement tel que le zoo de Chester, où des systèmes comme la vidéosurveillance contribuent à la sécurité et au bien-être des animaux, cela a permis à l’équipe d’avoir une vision plus claire des équipements en place et de la manière dont ils sont pris en charge. Les techniciens peuvent désormais accéder aux informations relatives aux équipements sur place via l’application mobile, scanner les codes-barres et créer des tickets directement à partir de l’équipement concerné.
Halo a également été adopté pour la gouvernance, la gestion des risques et la conformité, une fois qu'il est apparu clairement qu'il pouvait répondre à ces exigences également. Cela a permis à l'équipe chargée de la conformité de commencer à utiliser la même plateforme, plutôt que de s'appuyer sur un système distinct, et lui a donné l'assurance que Halo pouvait être déployé à plus grande échelle au sein de l'organisation.
« Ce qui compte le plus pour moi chez Halo, c’est tout ce parcours client, ce contact avec le client, la prise en compte de nos exigences, la compréhension de nos besoins et l’aide apportée pour trouver une solution. »
Grâce à la mise en place de Halo, l'équipe a réussi à :
« C’est un projet à long terme pour nous. Le zoo évolue sans cesse, il est donc essentiel de disposer d’une solution capable de s’adapter à nos besoins. »
À l'avenir, le zoo de Chester considère Halo comme une plateforme sur laquelle il pourra continuer à s'appuyer à mesure que l'organisation évolue.
