Comment Evolve a réduit de 80 % ses coûts d'exploitation liés à sa plateforme grâce à Halo

À propos

Basée dans la région du Grand Manchester, Evolve est une entreprise technologique à forte croissance qui assure la connectivité réseau de certaines des plus grandes enseignes multi-sites du Royaume-Uni. L'entreprise gère la connectivité de plus de 10 000 sites répartis dans 10 pays, en se concentrant notamment sur les secteurs de la grande distribution, de la restauration rapide, de l'hôtellerie-restauration et des stations-service.

Le défi

Pour accompagner sa croissance rapide il y a cinq ans, Evolve avait besoin d'une plateforme d'entreprise. Mais après avoir collaboré avec plusieurs partenaires de mise en œuvre sur diverses plateformes et dans le cadre de nombreux projets, il est apparu clairement qu'Evolve avait besoin d'une plateforme davantage sur mesure, compte tenu de sa nature et de ses exigences spécifiques.

Le tournant décisif s'est produit avec le lancement d'un nouveau module de gestion des dossiers. Son adoption aurait impliqué qu'Evolve doive adapter ses processus au logiciel, plutôt que ce soit le système qui s'adapte au modèle opérationnel d'Evolve.

Pour une entreprise qui s'est développée rapidement en suivant une approche qui lui est propre, cela a donné lieu à une analyse du marché.

À ce stade, le coût quotidien de la plateforme était difficile à ignorer. Sa configuration exigeait un éventail de compétences spécialisées si vaste que la quasi-totalité de cette tâche était sous-traitée, et même les modifications les plus simples pouvaient prendre jusqu’à 12 semaines à mettre en œuvre.

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« Nous ne sommes pas un MSP comme les autres : notre mode de fonctionnement est tout à fait unique. Ce dont nous avions besoin, c'était d'une plateforme que nous pourrions adapter à notre activité, plutôt que d'une plateforme qui nous oblige à nous adapter à elle. » 

Ryan Stephenson-Brown, directeur des systèmes d'information chez Evolve

La solution

Les équipes de l'ensemble de l'entreprise se préparaient à une migration longue et difficile vers HaloPSA. Au lieu de cela, la phase initiale n'a duré que 8 semaines et environ 80 % de l'entreprise fonctionne désormais sur Halo, les dernières équipes effectuant leur migration en collaboration avec l'équipe de mise en œuvre de Halo.

Le changement le plus notable réside dans la facilité avec laquelle la plateforme s'adapte aux besoins de l'entreprise. Alors qu'auparavant, nous devions faire appel à des spécialistes externes et composer avec des délais pouvant aller jusqu'à 12 semaines, l'équipe d'Evolve est désormais capable d'apporter des modifications en temps réel, tant de manière autonome qu'en collaboration avec l'équipe de mise en œuvre de Halo.

Comme Halo fonctionne sous SQL, les experts internes de l'équipe extraient directement de la base de données les données dont ils ont besoin, et grâce à l'API de Halo, les rapports et les tableaux de bord qui prenaient autrefois plusieurs jours à créer sont désormais générés en quelques minutes.

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La consolidation a largement dépassé le simple cadre d'un changement de plateforme. Une quinzaine d'autres systèmes ont été intégrés à cette plateforme, parmi lesquels Zendesk, Smartsheet et Harvest.

Evolve gère même ses propres demandes de modification en interne sur Halo, en utilisant le portail destiné aux utilisateurs finaux et le pipeline de déploiement logiciel pour enregistrer et suivre son propre carnet de commandes de configuration.

Plus récemment, Evolve est devenu partenaire de Halo et a commencé à migrer ses propres clients vers HaloITSM. Depuis la mise en service des premiers clients, l'accueil favorable réservé à cette solution a donné lieu à des discussions avec d'autres clients quant à la possibilité pour eux de franchir le pas.

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« Il est tout à fait compréhensible que certaines de nos équipes aient appréhendé cette nouvelle migration. En l’espace de quelques semaines, les mentalités ont complètement changé : aujourd’hui, on me dit que nous aurions dû le faire il y a cinq ans. C’est l’une des meilleures décisions que nous ayons prises en tant qu’entreprise. » 

Ryan Stephenson-Brown, directeur des systèmes d'information chez Evolve

Les résultats

Douze mois après son lancement, cette initiative est déjà rentable.

• Réduction de 50 % des coûts de licence.
• Une réduction de 80 % des coûts de mise en œuvre et d'exploitation de la plateforme, la configuration étant désormais gérée en interne plutôt que par des spécialistes externes
• 15 systèmes regroupés au sein d'une seule et même plateforme, notamment Zendesk, Smartsheet et Harvest.
• Un gain de temps hebdomadaire, grâce à un résumé hebdomadaire généré par l'IA sur les clients, qui remplace l'examen manuel de milliers de tickets par mois.
• Des rapports et des tableaux de bord créés en quelques minutes plutôt qu'en plusieurs jours.
• Les intégrations client, qui nécessitaient auparavant une maintenance constante, fonctionnent désormais de manière fiable, assurant ainsi la synchronisation entre le PSA d'Evolve et les instances ITSM des clients.
• Les premiers clients ont migré vers HaloITSM ; Evolve est désormais partenaire de Halo et des discussions sont en cours avec le reste de sa clientèle.

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« Halo répond à tous nos besoins actuels, et le rythme de développement est remarquable : chaque nouvelle version apporte de nouvelles fonctionnalités que nous pouvons exploiter immédiatement. Cela nous donne une réelle confiance dans l'orientation prise par la plateforme. »

Ryan Stephenson-Brown, directeur des systèmes d'information chez Evolve

Alors que les dernières équipes sont en train de migrer, que de plus en plus de clients se tournent vers Halo et que l'équipe n'en est encore qu'aux prémices de l'IA de Halo, Evolve est convaincu que le jeu ne sera pas remis sur le marché.

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